エグゼクティブ・アシスタントは、経営者の左腕として、会社で重要な役割を果たします！
成功するエグゼクティブ・アシスタントは、会社が正しい方向に向かうように、アシスタントしている経営者がすべてを把握し、それ以上のことをするようになります。
この記事では、
- Executive Assistantの仕事内容
- Executive Assistantの平均給与
- Executive Assistantになるには
- Executive Assistantのコツ
- Executive Assistantスキル
Edgement Assistant仕事内容
Executive Assistantとは何を行うのでしょうか？ エグゼクティブアシスタントは、パーソナルアシスタントと呼ばれることもあり、高官やCEO、企業のオーナーなど1人以上のエグゼクティブを補佐するため、企業において重要な役割を担っています。
エグゼクティブアシスタントは、管理アシスタントに似ていますが、管理アシスタントは事務的な仕事に集中する傾向があるのに対し、エグゼクティブアシスタントは、通常より高度なタスクで、企業の幹部を支援する責任を負っています。
これらのタスクは、次のような範囲に及ぶことがあります。
- 役員のスケジュール管理
- 役員不在時の電話や会議での代理
- 文書の準備と確認
- 機密情報の取り扱い
- レポートやプレゼンテーションの作成
- データの分析
- オフィス管理作業
- スタッフへの注意喚起など。 管理アシスタントを含む
WWWW.T.T. からエグゼクティブアシスタントの仕事の説明の例を次に示します。Monster.com:
- Produces information by transcribing, formatting, inputting, editing, retrieving, copying, and transmitting text, data, and graphics. エグゼクティブの時間を節約するために、通信文を読み、調査し、ルーティングし、手紙や文書を起草し、情報を収集・分析し、テレコミュニケーションを開始します。
- ミーティング、会議、電話会議、出張を計画しスケジュール管理することによりエグゼクティブの予定を管理し、エグゼクティブ不在時に会議に出席してエグゼクティブを代表する。
- 顧客と直接会って挨拶をしたり、問い合わせに答えたりする。
- 顧客の信頼を維持し、情報の機密性を保持することで業務を保護する。
- 情報収集・分析による報告書の作成。
- データベースのバックアップによる情報の保護。
（*SNRは信号の量に対するノイズの量で単位はdB[デシベル]で表されます）
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（*SNRが信号の量に対するノイズの量で単位はdB[デシベル]で表されます） **SNRを使用した業務処理では、システム管理者はシステム管理者権限を保持します。 - 教育ワークショップへの参加、専門誌の閲覧、個人的なネットワークの構築、専門学会への参加により、専門的・技術的知識を維持します。
- 必要に応じて関連成果を達成し、チームの努力に貢献します。
エグゼクティブアシスタントの給与
www.onetonline.org、2016年のエグゼクティブアシスタントの給与中央値は時給26.86ドル、年間55,860ドルでした。
これは他の職種と同じように経験年数と居住地に基づいて異なる場合がありますので、覚えておいてください。
エグゼクティブアシスタントになるには
アシスタントになるには、ビジネス、または事務サポートやオフィスマネジメントなどの関連分野の学位を取得することを検討してください。
最低でも、エグゼクティブアシスタントは通常4年の学位を持っていますが、一部のエグゼクティブアシスタントは事務アシスタントから仕事をしたり、2年間のプログラムから証明書または学位を取得したりしています。
しかし、大企業で働く場合、1つはポジションのために考慮されるようにエグゼクティブアシスタントとしての経験の複数の年を必要とするかもしれません。
さらに、幹部のアシスタントは、彼らが仕事を計画している分野で知識を必要とするかもしれません。 彼らは法的環境でエグゼクティブ-アシスタントであることを計画している場合たとえば、彼らは法的な用語やprocedures.Thisに精通している必要があります2272>
エグゼクティブアシスタントのためのヒント
Looking for Executive Assistant organization tips? これらのヒントは、あなたの組織.
- Organize Your Emails
幹部補佐として、あなた自身の受信トレイだけでなく、あなたの幹部のものを管理する必要があります。 これは、非常に多くの電子メールが流れて圧倒されることがあります。
あなたはおそらく、受信箱をゼロにすることはほぼ不可能であることを受け入れていますが、この課題を克服し、受信箱を簡素化する他のオプションがあります！
優先度マトリックスは、受信箱を簡素化することができるツールです。 返信が必要なもの-これらのメールには最大限の注意を払うことが重要です。 この象限がほぼ空の状態でオフィスを出てはいけません。
E メール テンプレートは次のようになります。
Priority Matrix は、Outlook メールから上記の象限にメールを簡単にドラッグ アンド ドロップできる象限ベースのプロジェクト管理ソリューションです。
- 期限を設定し、いつそのメールに返信するか、メールに記載されているタスクを完了するかを知ることができます。
- 役員やチームメンバーが関与している場合、または彼らに引き継いでもらいたい場合は、そのメールを委任します。 たとえば、次の 1 時間以内に返信する必要がある電子メールの横に「火」を付ける、または、最初に注意を払う必要がある電子メールに基づいて電子メールに番号を付けることができます。
これは優先度マトリックスでどのように見えるかに注意してください。 これをクリックすると、電子メールの内容が [ノート] に一覧表示されます。
Priority Matrix で役員秘書の業務を管理する方法を紹介するビデオです
ビデオに示されているテンプレートをインポートは、こちらです。
Learn how:
- Priority Matrix Email Integration helps
- INTEGRATE WINDOWS AND MAC PRIORITY MATRIX INBOX WITH YOUR EMAIL
- Make tomorrow’s To Do List before leaving the office
Do not waste any time! オフィスを出る前に、すべてが頭の中に新鮮なうちに、明日集中しなければならない仕事のToDoリストを作成しましょう。 このために5～10分余分にかけると、朝、オフィスに入ったときに、自分の立ち位置がよくわかるので、必ず報われます。
これにより、何が最優先で、何に最初に集中する必要があるかがわかるので、時間を無駄にすることがなくなります。
- 達成すべきことを視覚化する
オフィスに入ったら、終わりを意識して1日をスタートさせる。
5分かけて、今日達成すべき成果について考える。
この時点で、前夜のToDoリストを修正し、そこにある各タスクが正しい場所にあることを確認します。
- ツールを使う
組織的に活動するには、オンラインプラットフォームやプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、自分だけでなくチーム内もループ化することを考えてください。
エグゼクティブ アシスタントのための素晴らしいプロジェクト管理ソリューションは、ヒント 1 で挙げたのと同じツールである Priority Matrix で、Eメールをサポートします。 また、詳細なレポートを読むことで、チームが計画通りに進んでいるか、あるいは進んでいないことを確認し、すぐに手を打つことができます。
ここで、役員と共にPriority Matrixを使用する方法を紹介します：
- 役員はプラットフォームを通じてあなたに直接タスクを委任できます（あなたが「オーナー」となる）ので、あなたが何をすべきかが常にわかります！
- 役員から電子メールを受け取ったとき、それを優先度マトリックスの電子メール テンプレートにドラッグ アンド ドロップすると、それを見失うことはなく、より効率的にメールを管理できるようになります。
- 毎日終了したすべてのレポートを作成し、何が達成されたかを役員に正確に理解してもらいます。
- 当社の優先順位テンプレートを使用して、または独自のテンプレートを作成して、時間をよりよく管理します。 役員を喜ばせ、スーパーパフォーマーになりましょう！
- 役員のニーズを予測する。 一日中会議があるようなら、彼の好きなレストランで食事を用意して待っていましょう。
すべてが 1 つの場所にあるため、全体的な組織も強化できます。 優先度マトリックスでアラートを設定し、1 時間前にリマインドしてあげましょう。
明日または翌週に何か重要なことがあるかどうかを確認したいですか? 優先度マトリックスのマスターリストを開くと、すべての予定が俯瞰でき、注目したい期間で絞り込むことができます。 また、電話番号や住所などの連絡先や、前回の体験がよかったかどうかを記入する欄も設けておきましょう。
このように、あなたのエグゼクティブがロサンゼルス地域で宿泊場所を探している場合、あなたは彼/彼女が過去に滞在したホテルをプルアップし、いくつかの電話をかけることができます！
あなたは、Excelスプレッドシート、Microsoft Access、または優先順位マトリクスでこの情報の追跡を行うことができます。 また、「憧れの先輩」と呼ばれることもあります。
- 問題解決能力：計画、戦略、スケジュールが変更された場合、迅速に対応し、弾力性を持って、これらの変更が発生したときに最善の選択肢を見つけることがあなたの仕事です
- 独立した。 自分の仕事をやり遂げるための独立性を持ち、役員や監督するチームメンバーが軌道に乗るようにすること。
- Detail Oriented: あなたの心は、必要なときにステップインできるように、ずっと先の未来を考えていなければなりません。 エグゼクティブアシスタントは、優先順位付けソフトウェア、プレゼンテーションソフトウェア、グラフィックソフトウェア、Microsoft Officeなどに関する知識を持っている必要があります。 エグゼクティブアシスタントは、多くの場合、人々を管理するので、1つは、ステップアップし、軌跡上のチームを取得することができなければなりません