Není neobvyklé, že majitelé firem mají projekty, na které jednoduše nemají kapacitu nebo odborné znalosti, aby je zvládli sami. Může se jednat o zavedení produktu, marketingovou kampaň nebo integraci nové technologie. Vzhledem k omezenému rozsahu a délce těchto projektů nemusí mít smysl najímat nové zaměstnance na plný úvazek.

Platit nezávislého dodavatele však není totéž jako platit běžného zaměstnance. Na rozdíl od zaměstnanců jsou nezávislí dodavatelé samostatně výdělečně činní, sami si určují výši mzdy a mohou vyjednávat o možnostech výplaty a rozvrhu. Daňové dopady nezávislých dodavatelů se také liší od zaměstnanců.

V tomto článku se podíváme na nejschůdnější způsoby, jak platit dodavatele a zároveň dodržovat daňové předpisy. Každý ze způsobů výplaty, o nichž pojednává tento článek, má jedinečnou kombinaci silných a slabých stránek a rozhodování o tom, který je pro vás nejlepší, začíná vyhodnocením vašich podmínek.

Něco je třeba zvážit před výběrem způsobu výplaty dodavatelů

Rozhodování o tom, jak nejlépe vyplácet své dodavatele, závisí na řadě faktorů. Mezi nejdůležitější patří daně, počet dodavatelů, které plánujete najmout, jak často a kolik jim platíte a kde sídlí.

Jak řešit daně?

Na rozdíl od zaměstnanců platí nezávislí dodavatelé své vlastní daně. Dodavatel poskytne najímající společnosti formulář W-9 (podobný formuláři W-4, který vyplňují zaměstnanci) a na konci roku najímající společnost vygeneruje a zašle dodavateli formulář 1099-NEC (dříve známý jako formulář 1099-MISC), který vyplní v rámci svých daní.

Přestože je tento proces jednoduchý, je důležité, aby údaje na formuláři W-9 byly přesné a aby byl dodavatel správně zařazen. Chyby, jako je uvedení nesprávného identifikačního čísla daňového poplatníka, mohou vést k zálohové srážce, která vyžaduje, aby najímající společnost odložila daň z příjmu ze mzdy vyplacené tomuto dodavateli. Nesprávná klasifikace může být také nákladná, proto si před jakýmkoli rozhodnutím o najímání pracovníků nezapomeňte zkontrolovat pokyny IRS.

Kolik dodavatelů plánujete najmout?

Čím více dodavatelů najímáte, tím je mzdová agenda náročnější na pracovní sílu. Je důležité s tím počítat dopředu, protože budete muset vytvářet daňové formuláře, sledovat hodiny a/nebo projekty a vystavovat platby jednotlivým osobám. Nezapomeňte, že dodavatelé mohou vyjednávat o způsobu výplaty, takže teoreticky by si každý dodavatel mohl vyjednat jinou formu výplaty. To se může rychle stát administrativní noční můrou, takže je důležité mít jasnou představu o tom, kolik lidí budete najímat, ještě předtím, než začnete vyjednávat o podmínkách a způsobech plateb.

Jak často (a kolik) budete svým dodavatelům platit?

Různé formy plateb mají různou strukturu nákladů, takže je důležité pochopit výši plateb a to, jak často budete svým dodavatelům platit. Řekněme například, že potřebujete provést jednorázovou platbu dodavateli ve výši 50 000 USD. Může mít smysl provést bankovní převod s poplatkem za převod ve výši 30 USD. Pokud však budete dodavateli platit 2 000 dolarů týdně po dobu 25 týdnů, bude vám pokaždé účtováno 30 dolarů. To vás bude stát 750 dolarů na poplatcích za převod v průběhu trvání smlouvy.

Kde se váš dodavatel nachází?

V některých případech můžete potřebovat najmout nezávislého dodavatele, který pracuje v zahraničí. V tomto scénáři vstupují do hry směnné kurzy měn. V závislosti na způsobu výplaty těchto zaměstnanců se mohou poplatky prodražit, nemluvě o dalších obavách o bezpečnost.

S ohledem na tyto úvahy se podívejme na šest nejlepších způsobů výplaty nezávislých dodavatelů.

Šest nejlepších způsobů výplaty dodavatelů

Šek

Šek je osvědčený a jednoduchý, relativně levný a není třeba se registrovat do aplikace nebo služby převodu peněz. I přes jejich jednoduchost však existují některé nevýhody.

Šek je pomalý. Jakmile je šek vystaven, musí být zaslán příjemci, ten jej pak musí vložit na svůj bankovní účet a může trvat až 2-5 dalších pracovních dnů, než je šek proplacen a prostředky jsou k dispozici na účtu dodavatele.

Peníze navíc nejsou zaručeny. To často vede dodavatele k obezřetnosti při přijímání šeků od nové společnosti, kterou neznají. Nevyplacený šek jim může způsobit poplatky od jejich banky a také zpoždění platby.

Jedním z více přehlížených nedostatků šeků je bezpečnost. Příjemce sice nemusí sdělovat žádné své bankovní údaje, ale informace o bankovním účtu vystavující strany jsou vytištěny přímo na šeku.

Při zvážení všech okolností zůstávají šeky levnou a spolehlivou formou platby, ale vzhledem k jejich nedostatečnému zabezpečení a pomalé době zpracování jsou nejlépe vyhrazeny pro jednorázové situace, kdy není nutné provádět opakované platby.

ACH převody

ACH převody jsou nejběžnější formou platby mezi zaměstnavateli a zaměstnanci (tj. přímé platby). Dodavatelé sice nejsou zaměstnanci, ale lze u nich stejným způsobem nastavit jednorázové nebo opakující se převody ACH. To je výhodné zejména v případě, že používáte software, který dokáže automatizovat opakované platby.

Převody ACH jsou navíc bezpapírové, a tudíž relativně bezpečné. Dodavatel bude muset sdílet informace o svém bankovním účtu s najímající společností, ale většina lidí je s tím spokojena, protože každý, kdo obdržel přímý vklad, již tímto procesem prošel.

Kreditní karty

Platby kreditní kartou jsou dalším rychlým a snadným způsobem, jak platit dodavatelům. Půvab kreditních karet pramení především z jejich bezpečnosti. Kreditní karty nabízejí vrstvu ochrany tím, že uchovávají informace o vašem bankovním účtu v soukromí a oddělené od vašich každodenních transakcí.

Díky tomu, že platíte pomocí úvěrové linky, máte navíc možnost rozporovat a řešit chybné transakce, aniž byste ohrozili své skutečné peníze. A pokud jde o chybné nebo podvodné poplatky, společnosti vydávající kreditní karty jsou obvykle ochotnější rychle řešit spory a často hradí celou částku poplatku až do vyřešení problému. Mnohé společnosti jdou ještě o krok dál a nabízejí svým zákazníkům nulovou odpovědnost za podvody.

Aby však bylo možné platit dodavateli kreditní kartou, musí mít dodavatel obchodní účet u své banky nebo jinou obchodní službu, jako je například Square, takže to není vždy možné.

Převody

Převody jsou jednou z nejlepších možností, pokud je nejdůležitější rychlost. Pokud potřebujete provést platbu rychle, je bankovní převod jedním z nejrychlejších způsobů, jak dát prostředky k dispozici.

Zatímco mezinárodní převody mohou trvat několik dní, vnitrostátní převody se obvykle zpracují do 24 hodin. Tato rychlost je však spojena s určitou cenou. U tuzemských i mezinárodních bankovních převodů se obvykle účtují poplatky na straně odesílatele i příjemce. Poplatky za vnitrostátní převody činí v průměru 15 až 20 USD pro příjemce a 20 až 30 USD pro odesílatele. Mezinárodní převody stojí ještě více.

Nejdůležitější věcí, kterou je třeba zvážit před zahájením bankovního převodu, je, jak dobře znáte příjemce a jak mu důvěřujete. Jakmile jsou prostředky převedeny na účet příjemce, je mnohem obtížnější je zvrátit. To platí zejména pro mezinárodní bankovní převody.

Krátce řečeno, bankovní převody by měly být vyhrazeny pro časově citlivé platby. U malých nebo běžných plateb jsou kvůli relativně vysokým nákladům a rizikům spojeným s převody méně atraktivní než ostatní možnosti, které jsme si dosud přiblížili.

Online platební systémy

Další skvělou možností pro podnikatele jsou online platební systémy. Jednoznačně vede Paypal, přední světový online platební systém. Je dostupný ve více než 200 zemích a má více než 300 milionů aktivních uživatelů.

Paypal je chválen pro svou bezpečnost, protože odděluje váš osobní bankovní účet od prováděné transakce. Paypal je propojen s vaším bankovním účtem, takže mezi nimi můžete převádět finanční prostředky. Chcete-li zaplatit jinému uživateli Paypal, jednoduše převedete prostředky ze svého bankovního účtu na účet Paypal a poté provedete transakci. Příjemce obdrží prostředky na svůj účet Paypal a poté je může převést na svůj bankovní účet.

Pro použití Paypal v komerčním prostředí však bude váš dodavatel potřebovat obchodní účet Paypal, takže volba Paypal je výhodná pouze v případě, že jej dodavatel již má zřízený. Pokud však účet má, společnost Paypal na konci roku automaticky vytvoří formulář 1099-K, což vám ušetří starosti s odesíláním formuláře 1099-NEC.

Je třeba poznamenat, že pokud plánujete provádět časté nebo velké mezinárodní platby dodavatelů, mohou být cenově výhodnějšími možnostmi jiné systémy, například Xoom (vlastněný společností Paypal) a Transferwise. Tyto platformy se zabývají směnou měn a mohly by se ukázat jako levnější než používání služby Paypal. Podrobnější informace o těchto službách naleznete v našem srovnání Transferwise vs. Xoom.

Účetní software

Ačkoli se nejedná nutně o platební metodu, stojí za to zdůraznit, že používání účetního/mzdového softwaru je obzvláště užitečné, pokud najímáte více dodavatelů. Účetní software jako Quickbooks a Intacct jsou výkonné nástroje, které se integrují s dalšími systémy a automatizují sledování, fakturaci, přípravu daní a platby. Tyto platformy snižují administrativní náklady tím, že je vše umístěno na jednom místě a automatizují úkoly, které by se jinak prováděly ručně.