Plánovač akcí je jako dirigent, který umí hrát na všechny nástroje. Při organizaci své akce definuje rozpočet, kontext a cíle, připravuje specifikace, vybírá dodavatele služeb, předvídá nejmenší detaily…

Plánovač akcí je zodpovědný za návrh komunikačních operací pro svou společnost nebo klienta. Tyto akce mohou mít mnoho podob, například slavnostní akce, seminář, veletrh, uvedení nového výrobku na trh, sportovní akce atd.

Pro to musí Event Planner vyjít vstříc potřebám a požadavkům klienta, umět předvídat jeho očekávání a navrhnout originální nápady na zábavu, které ho přesvědčí. Event planning řídí vše od A až do Z pro danou událost. Využívá dodavatele, vyhledává ideální místo, kontaktuje dodavatele a techniky. Organizátor akce bude ve skutečnosti spolupracovat s více profesemi: techniky, dodavateli jídla, nájemci, manažery atd.

Co je plánování akce

Plánování akce zahrnuje odhady a rozpočty akce. Následně koncipuje průběh večírku, animace, plánování … Nic neponechává náhodě. Kontrola každého detailu však nechrání před nepředvídatelnými událostmi. V takovém případě musí být organizátor mimořádně pohotový a umět se přizpůsobit mnoha situacím. Musí být první na místě na akci i na posledním večírku. Jakmile den uplyne, nemá čas na odpočinek. Při plánování akcí je pak nutné provést debriefing a analýzu dosažených výsledků ve vztahu k cílům, zhodnotit účinky tisku a zeptat se na spokojenost zákazníka. Práce zahrnuje také časté cestování a nepravidelný rozvrh (víkendy, svátky a noc).

Vlastnosti plánovače akcí

Plánovač akcí musí být všestranný: musí skutečně denně animovat, doprovázet, radit… Musí také prokázat všestrannost a trpělivost, mít určitou flexibilitu mysli. Vyžaduje se však od něj mnoho dalších vlastností:

• Kreativita & originalita: Je to povolání, kde záleží na nápadu. Plánovač akcí musí ve svých návrzích Event Planningu projevit kreativitu a originalitu, aby udržel pozornost klienta a udělal během akce dojem.
• Reaktivita & samostatnost: Chladnokrevnost pro zvládnutí posledních detailů, odolnost vůči stresu a fair play, to vše jsou základní vlastnosti dobrého plánovače akcí.
• Vztahové a redakční schopnosti: Musí umět vyměňovat, skládat a „pracovat“ s lidmi ve svém profesním prostředí, ale nejen s nimi! Dobré vztahy jsou nezbytné. Nezbytné jsou také dobré písemné dovednosti, protože je zodpovědný za komunikaci kolem plánování akcí.
• Rigorózní & smysl pro detail: Nulová chybovost! Na ztvárnění akce závisí image společnosti. Musíme být přísní a nedopustit žádný detail. Kromě toho musíte mít smysl pro priority a umět optimalizovat svůj čas a činnosti.

Úloha plánovače akcí

Její hlavní úlohou je organizovat akce v oblasti B2B nebo B2C umožňující firmám obchodovat, vyhledávat partnery a vytvářet vazby se svými zaměstnanci. Je třeba řídit organizaci, propagovat událost, spravovat pozvánky, koktejly, jídlo, ubytování, řídit rezervace zasedacích místností, organizovat konference. Takový eventový projektový manažer se může podílet i na interních komunikačních projektech společnosti organizováním interních prodejních soutěží, motivačních výletů, firemních večerů… Skutečný dirigent schopný přizpůsobit se veškeré veřejnosti, interní i externí vůči společnosti. !

Organizátor akce má také za úkol řídit realizaci akce, a to od hledání nápadů na místa, aktivity, animace …, díky nimž akce dospěje k úspěchu, až po organizační plánování zásahů a poskytovatelů v den D, to vše podle předem stanoveného rozpočtu.

Funkce event managementu

Jeho prvním cílem je najít originální a/nebo atypické nápady, které budou reprezentovat cíl akce. Zcela jinak bude vypadat obchodní setkání, večer za odměnu nebo výroční firemní sjezd.

Po definování obecné myšlenky nebo tématu je úkolem manažera projektu akce najít všechny přizpůsobené poskytovatele služeb, kteří budou schopni splnit definované specifikace.

Schopný organizátor akce musí také prokázat obrovskou pohotovost a pozoruhodnou přizpůsobivost. Kdybychom se mohli vrátit k profesi organizátora akcí, mohli bychom tuto disciplínu přejmenovat na „management neočekávaného“. Protože nepředvídaných událostí je celá řada.

V den konání akce došlo u dodavatele občerstvení objednaného pro tuto příležitost k výpadku proudu: všechny produkty uložené na náklady již nejsou použitelné. Pořadatel musí zajistit náhradní řešení, a to rychle, protože 300 hostů na prahu se zdá být již hladových.

Práce proto vyžaduje také obrovský klid spojený s neúprosným zvládáním stresu. Svépomoc je vítána i v případě, že je třeba splnit gargantuovská očekávání zákazníka, který má poněkud směšný rozpočet. V takovém případě je vaším nejlepším přítelem systém D.

Jaké jsou kariérní příležitosti v práci plánovače akcí

Plánování akcí je poměrně široký obor, takže tuto profesi můžete vykonávat v rámci různých struktur, které otevírají různé možnosti práce plánovače akcí. Organizátor akcí může nastoupit například do agentury eventů nebo komunikace, komunikačního pólu v rámci velké společnosti (vzácněji) nebo integrovat eventový servis místního úřadu.

Udělat kariéru v oblasti eventů vyžaduje důležité odhodlání. Organizátor eventů nemá pevný rozvrh. Po dobu organizace věnuje veškerý svůj čas úspěchu akce. Akce, která je často objednána ve velmi krátkém čase, vyžaduje od manažera akcí nepřetržité zapojení. Zapomeňte na večery a víkendy, kdy si můžete vychutnat skleničku s kamarádkami nebo trávit čas sledováním televizních filmů.

Událost nečeká. Musí být připravena a dodána včas a bezvadně. V den D musí být organizátor samozřejmě na místě, aby zajistil hladký průběh. Jakmile akce skončí, myslí si, že si konečně může vydechnout. Ale mýlí se, nyní je třeba analyzovat výsledky ve vztahu k cílům, vyhodnotit spokojenost zákazníka a konzultovat vzniklé vedlejší efekty.

Organizátor akcí je tedy práce či profese plánovače akcí, která vyžaduje značné množství dovedností a zapojení. Těžko stanovit průměrný plat pro tento typ živnosti, protože bude záviset na typu a velikosti společnosti, ve které je vykonávána. Onisep však hodnotí průměrný plat začátečníka v této oblasti na více než 2200 USD hrubého.

Závěr

Po přečtení tohoto článku byste se měli zaměřit na následující dovednosti a úkoly:

1. Zorganizujte akce, které splní očekávání vašich zákazníků;
2. Stanovte si cíle, které jsou konkrétní, měřitelné a realistické;
3. Zorganizujte akce, na které se bude vzpomínat;
4. Efektivně plánujte své akce;
5. Profesionálně vyberte místo konání vaší akce;
6. Nastavte marketingovou kampaň, která bude sloužit vaší akci;
7. Zkontrolujte všechny parametry včetně těch, které upravuje platná legislativa;
8. Vyhodnoťte dopad vaší akce a motivujte svůj tým;
9. Vyhodnoťte dopad vaší akce.