Od přijetí zákona o rodinné a zdravotní dovolené („FMLA“) před více než 25 lety se americké pracoviště výrazně změnilo. Všudypřítomné používání technologií, jako je e-mail, aplikace pro rychlé zasílání zpráv, notebooky a mobilní telefony, způsobilo, že práce z domova se stala běžnější a hranice mezi domácím a pracovním životem se setřela. V některých odvětvích nebo pracovních kulturách manažeři očekávají, že zaměstnanci budou k dispozici po většinu denní doby, a to i v případě, že čerpají schválené volno. Potřeba zaměstnanců reagovat na dotazy zaměstnavatele mimo kancelář je ještě pravděpodobnější, pokud zaměstnanci disponují cennými institucionálními znalostmi o podnikání společnosti nebo klientech, které zaměstnavatel potřebuje.

Ačkoli dostupnost zaměstnanců může být jen součástí moderního pracoviště, kontaktování zaměstnance na dovolené chráněné FMLA může zaměstnavatele vystavit tvrzení o zásahu do FMLA. Zaměstnanci na dovolené FMLA však nejsou zcela odříznuti od veškerého kontaktu. Jak konstatoval jeden soud, „občasné telefonáty týkající se práce během dovolené jsou profesionální zdvořilostí, která neruší ani nezasahuje do výkonu práv zaměstnance v rámci FMLA“. Kdy tedy oslovení zaměstnance na dovolené FMLA dosahuje úrovně zásahu?“

Background on FMLA Interference Claims

FMLA obecně poskytuje zaměstnancům až 12 týdnů neplaceného volna, mimo jiné k péči o vlastní vážný zdravotní stav nebo vážný zdravotní stav rodinného příslušníka a k péči o novorozené nebo adoptované dítě do jednoho roku od narození nebo umístění k adopci. Poskytuje také až 12 týdnů neplaceného volna pro zaměstnance na řešení jakýchkoli kvalifikovaných mimořádných událostí vyplývajících z vojenské služby a až 26 týdnů neplaceného volna na péči o člena kryté služby s vážným zraněním nebo nemocí.

Aby bylo zajištěno, že zaměstnanci mohou účinně uplatňovat svá práva podle FMLA, FMLA stanoví, že „je nezákonné, aby jakýkoli zaměstnavatel zasahoval do výkonu nebo pokusu o výkon“ práv zaměstnance podle FMLA, omezoval je nebo jim bránil. K prokázání nároku na zásah do práv FMLA musí zaměstnanec prokázat, že (1) má nárok na dovolenou FMLA, (2) jeho zaměstnavatel do této výhody zasáhl a (3) tento zásah způsobil škodu. FMLA nedefinuje, jaké typy jednání představují zásah. Jediným příkladem zásahu v předpisech je „odrazování zaměstnance od čerpání takové dovolené“. Jak uvedl jeden soud, „hranice mezi kontakty představujícími zásah a kontakty, které zásah nepředstavují, je nezřetelná“.

Kdy kontakty překračují hranici zásahu do FMLA

Je sice zřejmé, že požadavek, aby zaměstnanec vykonával práci na dovolené FMLA, zasahuje do chráněných práv zaměstnance na dovolenou, není však jasné, kdy jsou přípustné méně zatěžující požadavky, např. požadavky na informace. Soudy obecně shledaly, že kontakty „de minimis“ související s prací, jako je telefonát zaměstnanci na dovolené FMLA za účelem vyžádání kontaktních informací o klientech, informování zaměstnance o novinkách na pracovišti, vyžádání klíčů a hesel k vybavení a zařízení zaměstnavatele nebo projednání administrativních informací, nepředstavují zásah do dovolené FMLA. Pokud je účel těchto kontaktů „omezen na rozsah předání institucionálních znalostí novým zaměstnancům nebo uzavření dokončených úkolů, zaměstnavatelé takovými telefonáty neporušují FMLA“.

Překročení hranice od kontaktů „de minimis“ k požadavku, aby zaměstnanec na dovolené FMLA „pracoval“, je častěji záležitostí doby, kterou zaměstnanec potřebuje k tomu, aby reagoval na požadavek zaměstnavatele. Obecně platí, že čím více času potřebuje zaměstnanec k tomu, aby reagoval na žádost zaměstnavatele, tím je pravděpodobnější, že takový kontakt dosáhne úrovně zásahu FMLA. Pokud žádost zaměstnavatele pouze vyžaduje, aby zaměstnanec získal přístup k informacím, které jsou snadno dostupné, a tyto informace jsou důležité pro činnost zaměstnavatele, soudy obecně považují takový kontakt za de minimis. Soud například shledal, že zaměstnavatel nezasáhl do dovolené FMLA zaměstnankyně, když ji krátce kontaktoval její dočasný zástupce a šéf, aby získal základní informace týkající se jejích povinností, jako je umístění určitých dokumentů. V jiné situaci zaměstnankyně nemohla uplatnit nárok na zásah do FMLA v souvislosti s kontakty jejích spolupracovníků a nadřízených během její dovolené, pokud tyto kontakty spočívaly v tom, že ji informovali o svátečním večírku, požádali ji o poskytnutí kontaktů na klienty a informací o účtech a požadovali informace o jejím zdravotním stavu a datu plánovaného návratu z dovolené. Soud shledal, že se jednalo o kontakty de minimis, které požadovaly „základní informace o klientech“ nebo informovaly zaměstnance o „událostech v práci“. Tento soud považoval za významné, že nikdo u zaměstnavatele neřekl zaměstnankyni, že je povinna pracovat během dovolené FMLA, ani po ní nepožadoval, aby reagovala na e-maily nebo telefonáty, které obdržela.

Naproti tomu kontakty, které se týkají běžných pracovních povinností zaměstnance nebo které vyžadují značné množství času, jako je žádost zaměstnance, aby připravil memorandum nebo zorganizoval akce pro klienta, pravděpodobně překračují hranici nepřípustného zásahu do dovolené FMLA. Federální okresní soud například zjistil, že zaměstnavatel mohl zasahovat do dovolené FMLA zaměstnankyně tím, že ji požádal „o vykonání 20-40 hodin práce“ a nadále jí „volal a posílal e-maily s požadavkem, aby plnila pracovní úkoly, včetně aktualizace případů dodržování předpisů, revize projektu bezpečnostní revize a odnášení spisů do kanceláře“.

Až v případě, že zaměstnanec na dovolené FMLA vykonává více než minimální práci, nemusí to zakládat žalovatelný nárok na zásah, pokud se zaměstnanec přihlásí k práci dobrovolně. Například odvolací soud osmého obvodu shledal, že zaměstnavatel nezasáhl do dovolené FMLA asistentky lékaře tím, že ji požádal, aby plnila úkoly z domova, jako je odpovídání na e-maily a telefonáty pacientů, účast na doplňování receptů a přezkoumávání laboratorních testů. Soud dospěl k závěru, že zaměstnankyně nikdy nevyjádřila výhrady k výkonu práce a ve skutečnosti hledala způsoby, jak nevyčerpat své placené volno. Soud sice poznamenal, že pokyny jejích nadřízených, aby během dovolené pracovala z domova, se blížily hranici zásahu, ale ke skutečnému zásahu nedošlo, protože zaměstnankyně nemohla prokázat, že „požadavky byly podmínkou jejího zaměstnání ani že jejich plnění bylo jiné než dobrovolné.“

V některých případech může zaměstnavatel potřebovat kontaktovat nebo vyslechnout zaměstnance na dovolené FMLA v souvislosti s vyšetřováním chování zaměstnance na pracovišti nebo v případě, že je třeba, aby zaměstnanec posloužil jako svědek. V takových případech soudy obecně konstatovaly, že zaměstnavatelé mohou kontaktovat zaměstnance za omezeným účelem splnění svých vyšetřovacích povinností, ale nemohou zaměstnance k účasti nutit nebo ji vyžadovat. Odvolací soud čtvrtého obvodu například shledal, že zaměstnavatel neporušuje zákon FMLA tím, že požaduje po zaměstnanci na dovolené FMLA, aby se zúčastnil schůzky týkající se probíhajícího vyšetřování nevhodného chování tohoto zaměstnance. V tomto případě byla zaměstnanci, zástupci ředitele školy, diagnostikována posttraumatická stresová porucha a zaměstnanec odešel na dovolenou FMLA poté, co měl fyzickou potyčku se studentem. Během této dovolené ho správní rada požádala, aby se zúčastnil předdisciplinární konference týkající se incidentu mezi zaměstnancem a studentem. Zaměstnanec tvrdil, že konference zasahovala do jeho dovolené tím, že ho nutila pracovat během dovolené. Soud s tím nesouhlasil a shledal, že „jednorázová konference byla legitimní součástí probíhajícího vyšetřování.“ Zvláště poučné pro zaměstnavatele je, že odvolací soud čtvrtého obvodu uvedl:

Jistě je pravda, že vyšetřovací procesy každé instituce mohou být zneužity, ale zde uvedené záznamy poukazují na standardní postup, během něhož byl Adamsovi na každém kroku poskytnut řádný proces. Adams nezpochybňuje, že správní rada byla oprávněna provést vlastní vyšetřování incidentu z 19. ledna. Školní obvody se skutečně často musí zapojit do vyšetřování, jako je toto, jinak čelí obviněním a žalobám za to, že se neprodleně nezabývaly obviněními z nevhodného kontaktu učitele se studenty nebo porušením pravidel školního obvodu. Předdisciplinární konference byla součástí vyšetřovacího a disciplinárního procesu, který Adams dostatečně nespojil se svým rozsáhlým volnem FMLA, a snaha o účast Adamse a jeho právního zástupce v tomto procesu nepředstavovala nepřípustný zásah do Adamsova volna FMLA. A Adams nikdy nic nenamítal ani nežádal o odklad, kterého se mu nedostalo.

Na druhou stranu kalifornský federální okresní soud shledal, že požadavek zaměstnavatele, aby se zaměstnanec účastnil vyšetřování na pracovišti, může představovat zásah do FMLA. V tomto případě zaměstnanec tvrdil, že zaměstnavatel čekal téměř rok poté, co zaměstnanec poprvé vznesl obvinění, aby provedl vyšetřování, a zaměstnavatel obvinil zaměstnance z nespolupráce, když se odmítl účastnit vyšetřování z důvodu své dovolené FMLA. Soud dospěl k závěru, že tato tvrzení by mohla podpořit závěr, že zaměstnavatel použil vyšetřování k tomu, aby žalobce odradil od čerpání dovolené FMLA v rozporu se zákonem.

Praktické závěry

Účelem FMLA je obecně umožnit zaměstnancům čerpat pracovní volno k uspokojení jejich rodinných a zdravotních potřeb bez obav z ohrožení jejich zaměstnání. Na zaměstnavatele klade povinnost zajistit, aby zaměstnanci mohli dovolenou k těmto účelům využít. I když může existovat zcela legitimní potřeba kontaktovat zaměstnance na dovolené FMLA, zaměstnavatelé musí postupovat obezřetně, aby nezasahovali do chráněné dovolené zaměstnance. Bez jasných pokynů pro určení, kdy takový kontakt může dosáhnout úrovně zásahu do FMLA, by zaměstnavatelé měli zvážit následující obecné pokyny ke zmírnění potenciálního rizika:

• Vyhněte se kontaktování zaměstnanců na dovolené FMLA, pokud to není nezbytné. Pokud to může počkat do návratu zaměstnance, je lepší zaměstnance nekontaktovat.
• Pokud kontaktujete zaměstnance na dovolené FMLA, požádejte je pouze o poskytnutí základních informací, které nevyžadují plnění časově náročných úkolů nebo vyhledávání informací, které nejsou snadno dostupné. Kontakty by obecně měly být za konkrétním účelem a omezené povahy.
• Pokud zaměstnanec nesouhlasí s tím, aby byl kontaktován, berte jeho námitky vážně. Nechte interního nebo externího právníka přezkoumat, zda je další kontaktování vhodné.
• Proškolte personalisty a vedoucí pracovníky, jaké kontakty jsou vhodné v době, kdy je zaměstnanec na dovolené.

Dokumentujte všechny kontakty se zaměstnanci na dovolené FMLA, včetně toho, zda byl takový kontakt iniciován zaměstnancem nebo zaměstnavatelem a zda zaměstnanec dobrovolně souhlasil s tím, že na žádost odpoví.

*Děkujeme za pomoc Victorii Dalcourt Angle při přípravě tohoto článku.

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Viz Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citace Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d na 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); viz také O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (zjištění, že e-maily zaslané žalobkyni během dovolené FMLA, které ji žádaly, aby podepsala a vrátila papíry, byly „de minimis“ a „podstatně nezasahovaly do její dovolené“).

Daugherty v. Wabash Ctr…, Inc. 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (uvádí, že opakované žádosti zaměstnavatele o klíče a hesla „nejsou více rušivé než požadavek informovat zaměstnavatele o stavu zdravotní dovolené nebo jinak dodržovat obvyklá pravidla zaměstnavatele týkající se oznámení.“).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (rozhodl, že kontakt iniciovaný školskou radou se superintendantkou s žádostí o rozpis jejího volna nedosáhl úrovně žalovatelného zásahu).

Reilly v. Revlon, Inc. 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); viz také Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc. 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) („Pro účely souhrnného rozsudku soudy rozlišují mezi přijímáním nerušivých sdělení, jako jsou krátké telefonáty s žádostí, aby zaměstnanec předal institucionální znalosti nebo majetek jako profesní zdvořilost, na jedné straně a požadavkem, aby zaměstnanec dokončil práci související s úkoly nebo vytvořil pracovní produkt, na straně druhé.“).

Viz Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc. 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (sbírka rozhodnutí). Viz Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, č. H-13-2902, 2015 WL 150727, na *10 (S.D. Tex. 12. ledna 2015) (zamítnutí souhrnného rozsudku v případě, kdy žalobkyně tvrdila, že jí zaměstnavatel „nadále přiděloval práci“ během dovolené FMLA).

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d na 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. na 684 (E.D. Va. 2018); viz také Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi., č. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, na *7 (N.D. Ill. 29. ledna 2018) (zamítnutí návrhu na souhrnné rozhodnutí ve prospěch zaměstnavatele, kde žalobkyně, učitelka, předložila čestné prohlášení, v němž tvrdila, že ji ředitel kontaktoval během její dovolené FMLA a mimo jiné chtěl rychlou odpověď na otázku, jak získat přístup k určitým vzdělávacím standardům, požadoval mimořádné plány výuky na celou dobu dovolené a nařídil žalobkyni zveřejnit známky žáků dříve, než bylo požadováno); White v. Cardinal Health Inc, č. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28. února 2006) (zamítnutí návrhu zaměstnavatele na vydání souhrnného rozsudku, když manažer opakovaně volal žalobkyni s otázkami a požadavky souvisejícími s prací způsobem, který považovala za obtěžující, manažer žádal členy rodiny žalobkyně, aby plnili úkoly související s prací, žalobkyně požádala oddělení lidských zdrojů a nadřízeného, aby ji manažer přestal kontaktovat, a manažer povzbuzoval ostatní kolegy, aby kontaktovali žalobkyni); McConnell v. Swifty Transp., Inc., č. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), na *22-23 (S.D. Ohio 29. července 2005) (rozhodl, že žalobcovo tvrzení o zásahu do FMLA bylo dostatečné k tomu, aby obstálo ve zkráceném řízení, když žalobce tvrdil, že mu dva spolupracovníci volali a žádali ho o splnění pracovních úkolů a že ho jeden spolupracovník dvakrát navštívil, což žalobce označil za obtěžující kontakty).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, č. H-13-2902, 2015 WL 150727, na *3, *10 (S.D. Tex. 12. ledna 2015) (zamítnutí souhrnného rozsudku, když žalobce tvrdil, že zaměstnavatel „pokračoval v přidělování práce“ během dovolené FMLA).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc. 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (kde osmý obvod zjistil, že FMLA umožňuje zaměstnancům dobrovolně vykonávat práci během dovolené).

Id. na 1154.