Většina firem se pro správu elektronické pošty na pracovišti obrací na Gmail nebo Outlook. Office 365 nebo G-Suite (dříve Google Apps) používá 13 % veřejných společností. Zbývajících 87 % používá kombinaci těchto dvou služeb nebo soukromé nastavení e-mailu.

Některé společnosti si vybírají Google nebo Microsoft, protože dávají přednost cloudové kancelářské sadě jedné z nich – která zahrnuje kalendáře a spolupráci na tabulkách a dokumentech – před druhou. (Office 365 a G-Suite jsme porovnávali v jiném příspěvku.)

Pokud však používáte jiné nástroje pro zvýšení produktivity a rozhodujete se mezi Gmailem a Outlookem výhradně pro e-mail, chcete si vybrat ten, který vám pomůže zrychlit pracovní postupy. Gmail nastavil svou počáteční laťku vysoko a Microsoft si toho zjevně všiml. Vzhledem k aktualizaci Outlooku pro rok 2016 je nyní vybaven tak, aby mohl konkurovat více než kdy dříve.

Tady je pět rozdílů mezi Gmailem a Outlookem, které mění pravidla hry.

Cena a úložiště

Chcete-li získat Gmail nebo Outlook pro svou firmu, můžete si je stáhnout spolu s ostatními souvisejícími cloudovými kancelářskými balíky, tj.Tedy G-Suite nebo Microsoft Office 365.

G-Suite nabízí dvě ceny za e-mail a také další firemní aplikace, jako je Kalendář, Dokumenty Google a Tabulky Google. Za 5 USD na uživatele měsíčně získáte 30 GB mezi službou Gmail a dalšími kancelářskými aplikacemi Google. Za dalších 5 dolarů na osobu můžete svůj firemní účet upgradovat na neomezené úložiště napříč těmito platformami.

Outlook nabízí několik různých tarifů, ale jejich nejlevnější tarif (Office 365 Enterprise E1) určuje 50 GB konkrétně pro vaši schránku a 1 TB pro zbytek propojeného cloudového kancelářského balíku.

Nejlevnější podnikový tarif Outlooku vám poskytne mnohem více prostoru ve všech oblastech než Gmail.

Pokud jde o úložiště a cenu, je Outlook jasným vítězem.

Skóre:

Vyhledávání v doručené poště

Stalo se vám někdy, že jste psali e-mail a zároveň jste potřebovali odkázat na starý e-mail?

Gmail umožňuje vyhledávat staré e-maily při psaní nových, ale je to neohrabané. Přijdete o náhledy zpráv, data a většinou i o předmět, který hledáte.

I když povolíte zobrazení doručené pošty ve dvou panelech (přes „Panel náhledu“ na kartě „Laboratoře“ v Nastavení), zobrazení je stále znemožněno. Nemůžete upravit velikost doručené pošty, nové zprávy ani panelu vyhledávání tak, abyste je mohli zobrazit všechny najednou.

Proces nových zpráv v aplikaci Outlook je čistší, i když také není dokonalý. Výchozí doručená pošta Outlooku je dvojitý panel a zobrazení doručené pošty je stále odříznuté. Při vyhledávání starších položek stále vidíte celý obraz nové zprávy.

Pokud dáváte přednost nulovému zobrazení jednoho úkolu v e-mailu, můžete Outlook nastavit tak, aby byl jednopanelový, stejně jako výchozí Gmail. Stačí přejít na ikonu Nastavení, stisknout tlačítko „Nastavení zobrazení“ a kliknout na možnost „Skrýt panel pro čtení“.

Ať už si nastavíte zobrazení Gmailu nebo Outlooku jakkoli, Outlook vám usnadní vyhledávání starých e-mailů při psaní nových.

Skóre:

Integrace kalendáře

Žádná z platforem nemá skutečné řešení, které by vám umožnilo zobrazit kalendář a e-mail vedle sebe.

Ačkoli Gmail i Outlook synchronizují události s kalendářem, ani jedna z nich neumožňuje zobrazit kalendář a doručenou poštu současně na jedné kartě. Když kliknete na lištu nástrojů aplikace Outlook, dostanete se do samostatného okna kalendáře.

Na druhou stranu, když kliknete na Kalendář v aplikaci Gmail, zůstane otevřená doručená pošta a přidá se nové okno (nebo karta) s kalendářem.

Ani Gmail, ani Outlook se dobře hodí pro zobrazení ve více oknech. Gmail alespoň umožňuje zobrazit kalendář a e-mail současně, i když v různých oknech.

Skóre:

Uživatelské prostředí (UX)

Estetika schránky je subjektivní, ale záleží na ní. Pokud celý den zíráte na podsvícenou obrazovku počítače, jediný způsob, jak se vyhnout vážnému namáhání očí, je nastavit úroveň jasu na všech zařízeních.

To platí i pro e-mail. Čím více si můžete přizpůsobit doručenou poštu tak, aby co nejméně namáhala vaše oči, tím lépe.

(Ne)čitelné e-maily

Text v Gmailu je větší než v Outlooku. Ve spojení s jasným rozlišením mezi tučným a netučným textem a také stínováním doručené pošty, které je k dispozici u většiny šablon, je Gmail obecně šetrnější k vašim očím.

Gmail vítězí v oblasti přizpůsobení kolem nepřečtených e-mailů. „Přečtené“ e-maily se zobrazují v tmavším odstínu než „nepřečtené“. „Nepřečtené“ e-maily jsou odlišeny také tím, že jejich odesílatel a předmět jsou tučně.

Outlook je odlišuje tím, že odesílatele a předmět uvádí modře. Ten je také tučný, ale protože je text v Outlooku celkově plošší a menší, musíte stále mhouřit oči, abyste zjistili, zda se jedná o nový e-mail.

Díky stínování, tučnému písmu a velikosti textu je estetika Gmailu snazší rozpoznat nepřečtené e-maily než v Outlooku.

Skóre: Gmail 1,5/5.

Označení

Nezlobme se ale ani na estetiku Outlooku. Když označíte důležitý (přečtený) e-mail, celý řádek kolem něj se zvýrazní žlutě a je jinak vystínovaný.

Gmail nabízí různé symboly pro označování, ale podle jednotlivých symbolů nelze ve schránce vyhledávat (všimněte si vykřičníku a různě barevných hvězdiček níže). Pokud hledáte důležitý přečtený e-mail, pravděpodobně jej rychleji najdete v aplikaci Outlook.

Skóre:

Zabezpečení

Gmail strávil většinu svého života (tj. posledních dvanáct let) v hledáčku zabezpečení. Nabízel dvoufázové ověřování dříve, než to udělal Microsoft pro některého ze svých e-mailových klientů. To znamená, že pokud vám někdo ukradne heslo, nemusí to nutně znamenat, že se dostane k vašemu účtu. Pro přihlášení musíte ještě zadat něco dalšího, například bezpečnostní otázky, sken sítnice, dotykové ID nebo bezpečnostní kód.

S aplikací Outlook 2016 používá dvoufázové ověřování také Outlook. Když se přihlásíte do aplikace Outlook na novém zařízení, pošle vám Outlook bezpečnostní kód pro ověření vaší totožnosti. Pokud jde o přihlašování, jste na tom s Gmailem nebo Outlookem víceméně stejně.

Skutečný rozdíl mezi zabezpečením Gmailu a Outlooku dnes spočívá v tom, zda se obrázky zobrazují automaticky.

Pravidlem Gmailu bylo posílat e-maily zaslané přes server třetí strany do spamu, protože v dřívějších dobách internetu byly zprávy využívající servery třetích stran často. To je něco, co kdysi činilo Outlook a před ním Hotmail zranitelnými.

Ale nyní, pokud jste uživatelem Gmailu, který odebírá newslettery – nebo jen chcete otevřít obrázek, který vám pošle přítel – musíte udělat několik kroků navíc, abyste si je mohli zobrazit.

Stejně jako předtím Hotmail, i Outlook zobrazuje obrázky, takže vše, co si zvolíte k zobrazení, máte hned na začátku před sebou. Microsoft se zlepšil v odhalování potenciálně škodlivých zpráv, ale jeho výchozím nastavením je stále zobrazování obrázků.

S ohledem na rizika, která mohou přílohy nést, je na vás, zda dáte přednost dodatečnému zabezpečení, nebo vám bude připadat těžkopádné. Pokud je vaše heslo silné, bude váš účet tak bezpečný, jak si ho vytvoříte.

Skóre: Vítěz: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Vítěz: Gmail i Outlook jsou výkonné platformy. Gmail je levnější, a pokud se rozhodujete, kterou platformu kancelářského balíku budete používat, je to velký faktor. Pokud však pomineme estetické hledisko, získáte za své peníze více, pokud si vyberete Outlook.

Automat Outlook můžete používat i pro práci offline.

.