Při prodeji na úvěr v obchodě není nikdy zaručeno, že vám zákazník zaplatí včas. Ve skutečnosti každý třetí Američan platí své dluhy se zpožděním. Místo toho, abyste spoléhali na včasné platby zákazníků, počítejte s nejhorším. A zvažte možnost účtovat opozdilým zákazníkům poplatek za pozdní platbu, abyste získali zpět své ztráty.
Pokud se platby zákazníků opozdí, může se stát, že nebudete mít dostatek peněz na zaplacení sami sobě. Podle jednoho průzkumu 79 % majitelů malých podniků snižuje výplaty, když zákazníci neplatí.
Někdy, když zákazník nezaplatí, nemáte dostatek peněz na pokrytí svých dluhů, což může mít za následek poplatky za pozdní platby pro vaši firmu. Zavedení pravidel pro pozdní platby vám může pomoci vymanit se z tohoto kruhu tím, že vás odradí od pozdních plateb a poskytne vám další polštář pro cash flow.
Co je to poplatek z prodlení?
Poplatek z prodlení je dodatečný poplatek, který věřitelé připočítávají k účtu dlužníka, pokud dlužník neuhradí svůj závazek do data splatnosti. Připočtení úroku z prodlení k účtu zákazníka motivuje k tomu, aby své dluhy platil včas. Opožděné platby mohou být způsobeny tím, že zákazník zapomene na termín splatnosti nebo nemá dostatek peněz na úhradu svého dluhu.
Podniky mohou účtovat poplatky z prodlení, když poskytují zákazníkům úvěr. Pokud prodáváte zákazníkům na úvěr, můžete účtovat poplatky z prodlení. A pokud nakupujete zboží na úvěr, mohou vám vaši prodejci účtovat poplatky z prodlení.
Kolik činí poplatky z prodlení?
Výše poplatků z prodlení se liší. Můžete si účtovat paušální částku nebo procento z účtu zákazníka.
Například si můžete připočítat další poplatek z prodlení ve výši 10 USD za každých 30 dní prodlení. Nebo můžete účtovat 2 % z účtu zákazníka za měsíc.
Některé státy omezují výši poplatků za pozdní platby. Určitě se informujte ve svém státě.
Jak účtovat poplatek z prodlení
Účtování poplatku z prodlení může urychlit platby zákazníků a zlepšit řízení cash flow malé firmy. Pokud však chcete efektivně účtovat zákazníkům poplatek za pozdní platbu, musíte mít organizovaný plán.
Použijte následující kroky pro účtování úroků z prodlení při pozdních platbách faktur.
Vytvořte zásady pro účtování poplatku za pozdní platbu
Předtím, než budete moci účtovat zákazníkům poplatek za pozdní platbu, musíte mít vypracované zásady. Tak budou znát své povinnosti a lhůty.
Vytvořte firemní platební politiku, která bude pojednávat o poskytovaných službách nebo zboží, termínech splatnosti, přijatelných formách plateb a vašich zásadách předčasných nebo pozdních plateb.
Vaše zásady pozdních plateb by měly používat jednoduchý jazyk. Měla by zákazníkům sdělit, jaké kroky podniknete, pokud nebudou platby zaplaceny včas.
V zásadách pozdních plateb uveďte, jak vysoké jsou poplatky za pozdní platby, a to uvedením buď procentní, nebo paušální sazby. Posuďte, jaké poplatky byste měli účtovat, tak, že se podíváte na poplatky za pozdní platby v odvětví a poradíte se se svým státem.
Informujte zákazníky o pobídkách a poplatcích v místě prodeje
Mít oficiální zásady pro pozdní platby je v pořádku, ale musíte na ně zákazníky také upozornit.
Když zákazníci nakupují na úvěr, zkontrolujte své platební podmínky, včetně případných pobídek pro včasné platby a poplatků za pozdní platby. Informování zákazníků o vašich zásadách může pomoci eliminovat překvapení a ochránit váš podnik.
Nabídka slevy za včasnou platbu, což je snížení ceny, které zákazníci obdrží, pokud zaplatí včas, může dobře fungovat jako prevence proti pozdním platbám.
Mluvíte-li o svých slevách za včasné platby a poplatcích za pozdní platby, zákazníci vědí, že zaplatí méně, než je jejich závazek, pokud zaplatí včas, a více, pokud zaplatí pozdě.
Uveďte na fakturách informace o pozdních platbách
Když vystavujete faktury svým zákazníkům, nezapomeňte uvést, kdy je datum splatnosti. Při uvádění data splatnosti na faktuře máte dvě možnosti:
- Datum splatnosti: Datum splatnosti: XX/XX/XXXX
- Net # (např. Net 30)
Napsání data splatnosti může být pro zákazníky srozumitelnější. Uvádí přesné datum splatnosti platby.
Net ukazuje zákazníkům, že platby jsou splatné do určitého počtu dní. Například Net 30 znamená, že zákazníci mají na zaplacení dluhu 30 dní od data vystavení faktury.
Zasílejte upomínky s žádostí o platbu
Před účtováním pozdní platby byste měli zákazníkům jejich dluh připomenout.
Upomínku o platbě můžete zaslat e-mailem nebo běžnou poštou. Podle jednoho z průzkumů společnosti FICO 36 % zákazníků upřednostňuje zasílání upomínek o pozdní platbě prostřednictvím e-mailu.
Zaslání upomínky o platbě nejenže povzbudí zákazníky k zaplacení, ale také poslouží jako důkaz, že zákazník měl o svém závazku vědět.
Upomínky o platbě informují zákazníky o zboží nebo službách, které obdrželi, o dlužné částce a datu splatnosti. Upomínky o platbě zasílejte po vystavení faktury zákazníkovi a před uplynutím lhůty splatnosti.
Například upomínku o platbě můžete zaslat týden před datem splatnosti.
Vytvořte přehled o stárnutí pohledávek
Chcete-li účtovat poplatek z prodlení, musíte vědět, který zákazník má platbu po splatnosti. Vytvořte sestavu o stárnutí pohledávek, abyste mohli sledovat nezaplacené faktury zákazníků.
V sestavě o stárnutí pohledávek jsou uvedeni zákazníci, celkové částky, které vám dluží, platby po splatnosti a výše zůstatků po splatnosti (např. 1-30 dní po splatnosti). V přehledu se také zobrazuje celková částka, kterou firma dluží.
Přehled o stárnutí pohledávek by měl vypadat takto:
Přehled o stárnutí pohledávek můžete použít k tomu, abyste určili, které zákazníky kontaktovat a jak vysoký poplatek za pozdní platbu jim účtovat.
Pošlete dopis o pozdní platbě
Jakmile zákazníci nedodrží lhůtu splatnosti, můžete uplatnit poplatek za pozdní platbu. Pošlete zákazníkovi dopis o pozdní platbě s oznámením, že jeho platba je po splatnosti.
V dopise o pozdní platbě vysvětlete, kdy byl termín splatnosti. Vyjmenujte poplatky za fakturu po splatnosti a jejich nový závazek. Vysvětlete, zda se jejich poplatek z prodlení zvýší, pokud nezaplatí do určitého počtu dnů. Můžete také zvážit přiložení kopie jejich původní faktury k nahlédnutí.
Váš dopis s pozdní platbou může také obsahovat informace o nastavení platebního plánu. Někteří zákazníci, kteří nejsou schopni uhradit svůj dluh, se mohou rozhodnout pro splátkový plán, například platit dohodnutou částku v dolarech měsíčně.
V dopise o pozdní platbě uveďte kontaktní informace. Zákazník vás tak může kontaktovat, aby provedl platbu nebo nastavil splátkový plán.
Mohli byste také zvážit, zda neoslovíte zákazníky ohledně poplatku z prodlení tím, že jim zavoláte. Podle průzkumu FICO 27 % respondentů uvedlo, že je pravděpodobnější, že budou reagovat na živý kontakt ohledně pozdní platby.
Hledáte jednoduchý způsob, jak sledovat nezaplacené faktury? Online účetní software Patriot umožňuje fakturovat neomezenému počtu zákazníků a sledovat pohledávky. Získejte zkušební verzi zdarma hned teď!
Tato zpráva není určena jako právní rada; další informace získáte kliknutím sem.