Vedoucí asistentky hrají ve firmě důležitou roli, protože jsou levou rukou vedoucího pracovníka (nebo pracovnice)!

Úspěšná vedoucí asistentka udělá vše pro to, aby se firma ubírala správným směrem, a zajistí, aby vedoucí pracovník, kterému asistuje, byl nad věcí a ještě něco navíc.

V tomto článku se budeme zabývat:

• Popisem práce výkonného asistenta
• Průměrným platem výkonného asistenta
• Jak se stát výkonným asistentem
• Tipy pro výkonného asistenta
• Dovednostmi výkonného asistenta

Popisem práce výkonného asistenta

Co dělá výkonný asistent? Výkonní asistenti, někdy také nazývaní osobní asistenti, hrají ve firmě klíčovou roli, protože pomáhají jednomu nebo více vedoucím pracovníkům, například vysokým úředníkům, generálnímu řediteli nebo majiteli firmy.

Exekutivní asistenti jsou podobní administrativním asistentům; administrativní asistenti se však obvykle zaměřují na kancelářskou práci, zatímco výkonní asistenti jsou zodpovědní za asistenci vedoucímu pracovníkovi společnosti, obvykle s úkoly na vyšší úrovni.

Přestože se typy úkolů, které výkonní asistenti vykonávají, mohou na jednotlivých pozicích lišit, všichni obvykle vykonávají podobné úkoly a povinnosti na vysoké úrovni.

Těchto úkolů může být celá řada:

• Řízení rozvrhu vedoucího pracovníka
• Zastupování vedoucího pracovníka při telefonátech a schůzkách, když není k dispozici
• Příprava a kontrola dokumentů
• Zpracování důvěrných informací
• Vytváření zpráv a prezentací
• Analýza dat
• Úkoly spojené s vedením kanceláře
• Dohlížení na zaměstnance, včetně administrativních asistentů

Tady je příklad popisu práce výkonného asistenta z www.Monster.com:

• Vytváří informace přepisováním, formátováním, zadáváním, úpravami, vyhledáváním, kopírováním a přenosem textu, dat a grafiky. Šetří čas vedoucího pracovníka tím, že čte, vyhledává a směruje korespondenci; vypracovává dopisy a dokumenty; shromažďuje a analyzuje informace; iniciuje telekomunikaci.
• Udržuje rozvrh schůzek vedoucího pracovníka tím, že plánuje a rozvrhuje schůzky, konference, telekonference a cesty.
• Zastupuje vedoucího pracovníka tím, že se účastní schůzek v jeho nepřítomnosti; vystupuje v jeho zastoupení.
• Vítá hosty a zákazníky tím, že je vítá osobně nebo telefonicky; odpovídá na dotazy nebo je směřuje.
• Udržuje důvěru zákazníků a chrání provoz tím, že zachovává důvěrnost informací.
• Dokončuje projekty tím, že přiděluje práci administrativním pracovníkům; sleduje výsledky.
• Připravuje zprávy shromažďováním a analýzou informací.
• Zabezpečuje informace prováděním zálohování databází.
• Zajišťuje historické reference vytvářením a využíváním systémů archivace a vyhledávání; zaznamenáváním jednání na poradách.
• Udržuje zásoby kancelářských potřeb kontrolou stavu zásob; předvídáním potřebných zásob; vyhodnocováním nových kancelářských produktů; zadáváním a expedicí objednávek na zásoby; ověřováním příjmu zásob.
• Zajišťuje provoz zařízení plněním požadavků na preventivní údržbu; dodržováním pokynů výrobce; odstraňováním poruch; svoláváním k opravám; udržováním zásob zařízení; vyhodnocováním nových zařízení a technik.
• Udržuje si odborné a technické znalosti účastí na vzdělávacích seminářích; recenzováním odborných publikací; vytvářením osobních sítí; účastí v odborných společnostech.
• Přispívá k týmovému úsilí dosahováním souvisejících výsledků podle potřeby.

Plat výkonného asistenta

Podle www.onetonline.org činil medián platu výkonného asistenta v roce 2016 26,86 USD na hodinu nebo 55 860 USD ročně.

Mějte na paměti, že se může lišit v závislosti na letech praxe a místě bydliště, stejně jako jakákoli jiná pracovní pozice.

Jak se stát výkonným asistentem

Chcete-li se stát asistentem, zvažte získání titulu v oboru podnikání nebo v příbuzném oboru, jako je administrativní podpora nebo kancelářský management.

Výkonní asistenti mají obvykle minimálně čtyřleté vzdělání, ale někteří výkonní asistenti se vypracují z pozice administrativního asistenta nebo získají certifikát či titul z dvouletého programu.

Při práci ve větších společnostech však může být zapotřebí víceletá praxe na pozici výkonného asistenta.

Kromě toho mohou výkonní asistenti potřebovat znalosti v oboru, ve kterém plánují pracovat. Pokud například plánují pracovat jako výkonná asistentka v právním prostředí, musí znát právní terminologii a postupy.

Tipy pro výkonnou asistentku

Hledáte tipy pro organizaci práce výkonné asistentky? Tyto tipy zvýší vaši organizovanost.

1. Organizujte si e-maily

Jako výkonná asistentka musíte spravovat nejen svou vlastní e-mailovou schránku, ale také e-mailovou schránku svého vedoucího pracovníka. To může být s tolika proudícími e-maily zahlcující.

Pravděpodobně jste se smířili s tím, že dosáhnout nulové doručené pošty je téměř nemožné, nicméně existují i jiné možnosti, jak tento problém překonat a tuto schránku zjednodušit!

Matrice priorit nástroj, který vám umožní zjednodušit doručenou poštu.

Zvažte uspořádání e-mailů v šabloně založené na kvadrantech se čtyřmi kvadranty označenými:

• Naléhavé: Je velmi důležité, abyste těmto e-mailům věnovali maximální pozornost. Odpovězte na ně co nejdříve; neopouštějte kancelář, aniž by byl tento kvadrant téměř prázdný.
• Méně naléhavé: Odpovědi – Na tyto e-maily musíte nakonec odpovědět, ale prozatím máte větší priority. Doporučujeme, abyste si u těchto e-mailů stanovili datum splatnosti, abyste na ně nezapomněli, protože jsou stále důležité.
• Následná opatření – Stanovte si termíny, kdy máte na tyto e-maily navázat, protože mají tendenci proklouznout.
• To-Do’s – Vyhrazené místo pro ty e-maily, které obsahují seznam úkolů, jež je třeba splnit. I u nich nastavte termíny plnění.

Šablona e-mailu vypadá následovně:

Matrika priorit, je řešení pro správu projektů založené na kvadrantech, které vám umožní snadno přetahovat e-maily do výše uvedených kvadrantů z e-mailu aplikace Outlook. Podívejte se na 5 nejlepších šablon, které zdokonalí vaše dovednosti výkonné asistentky.

Odtud můžete:

• Nastavit datum splatnosti, abyste věděli, kdy máte na daný e-mail odpovědět nebo splnit úkol uvedený v e-mailu.
• Předat e-mail vedoucímu pracovníkovi nebo členovi týmu, pokud se na něm podílí nebo chcete, aby ho převzal.
• Pomocí ikon úkolů můžete určit, které e-maily jsou nejdůležitější. Můžete například dát „ohýnek“ vedle e-mailu, který vyžaduje odpověď během následující hodiny, nebo očíslovat e-maily podle toho, které potřebují vaši pozornost jako první.

Takto by to vypadalo v matici priorit:

Všimněte si, že „název úkolu“ je předmětem e-mailu. Když na něj kliknete, obsah e-mailu se zobrazí v části ‚poznámky‘.

Tady je video, které ukazuje, jak spravovat úkoly výkonného asistenta v aplikaci Priority Matrix

Importujte šablonu zobrazenou ve videu, zde.

Naučte se, jak:

• Integrace e-mailu v aplikaci Priority Matrix pomáhá
• INTEGROVAT INBOX PRIORITY MATRIX PRO WINDOWS A MAC S VAŠÍ E-MAILOVOU POŠTOU

1. Sestavte si seznam zítřejších úkolů ještě před odchodem z kanceláře

Neztrácejte čas! Před odchodem z kanceláře si vytvořte seznam úkolů, na které se musíte zítra zaměřit, dokud máte vše čerstvě v hlavě. Těch 5-10 minut navíc, které tomu věnujete, se vám jistě vyplatí, až ráno vstoupíte do kanceláře, protože budete mít dobrou představu o tom, na čem jste.

Tím zajistíte, že nebudete ztrácet čas, protože budete vědět, co má nejvyšší prioritu a na co je třeba se zaměřit nejdříve.

1. Vizualizujte si, čeho chcete dosáhnout

Když vejdete do kanceláře, začněte svůj den s myšlenkou na cíl.

Věnujte 5 minut přemýšlení o tom, jakých výsledků musíte dnes dosáhnout. POTÉ zvažte, jaké úkoly vám pomohou dosáhnout těchto cílů.

V tomto okamžiku zrevidujte svůj seznam úkolů z předchozího večera a ujistěte se, že každý z úkolů na něm je na správném místě.

1. Používejte nástroj

Chcete-li zůstat organizovaní, zvažte použití online platformy nebo softwaru pro řízení projektů, abyste měli přehled vy i váš tým.

Báječným řešením pro správu projektů pro výkonné asistenty je Priority Matrix, stejný nástroj uvedený v tipu č. 1, který vám pomůže s e-maily.

V Priority Matrix můžete sledovat úkoly, e-maily a dokumenty na jednom místě. Kromě toho si můžete přečíst podrobné zprávy, takže se můžete ujistit, že váš tým postupuje podle plánu, nebo že váš tým nedělá pokroky, takže můžete ihned zasáhnout.

Tady je návod, jak můžete Priority Matrix používat se svým vedoucím pracovníkem:

• Vedoucí pracovník může prostřednictvím platformy delegovat úkoly přímo na vás (čímž se stáváte „vlastníkem“), což znamená, že vždy víte, co máte udělat! V případě jakýchkoli dotazů můžete v rámci úkolu chatovat, abyste na něj mohli později rychle odkázat. Už žádná nepřehledná e-mailová vlákna nebo nedorozumění ohledně odpovědností!“

• Když dostanete e-mail od svého vedoucího pracovníka, můžete jej přetáhnout do e-mailové šablony Priority Matrix, abyste o něm neztratili přehled, což vám pomůže efektivněji spravovat e-maily.
• Vytvořte si zprávu o všem, co jste každý den dokončili, aby váš vedoucí pracovník přesně pochopil, co bylo splněno.

• Svůj čas můžete lépe spravovat pomocí našich šablon priorit nebo si vytvořit vlastní. Udělejte svému vedoucímu pracovníkovi radost a buďte super výkonní!

• Předvídejte potřeby svého vedoucího pracovníka. Pokud vidíte, že má nabitý den schůzkami, připravte mu/jí jídlo z jeho/její oblíbené restaurace. Pokud ráno vede velkou poradu, objednejte si ty bagety a kávu předem, ještě než se zeptá.

Zvýšíte také celkovou organizovanost, protože bude mít vše na jednom místě.

Váš šéf má zítra důležitý hovor? Nastavte si v aplikaci Priority Matrix upozornění, které mu to připomene hodinu předem.

Chcete zjistit, zda se zítra nebo příští týden koná něco důležitého? Otevřete hlavní seznam Priority Matrix a podívejte se na vše, co se děje, z ptačí perspektivy a vyfiltrujte jej podle časového období, na které se chcete zaměřit.

1. Udržujte si databázi

Dobře si evidujte různá místa, například hotely a restaurace, na kterých váš vedoucí pracovník v minulosti byl. Ujistěte se, že si uchováváte kontaktní údaje, jako jsou telefonní čísla a adresy, a také oblast, kde je uvedeno, zda se mu/jí poslední zkušenost líbila.

Takto, pokud váš vedoucí pracovník hledá místo, kde by se mohl ubytovat v L.A.

Můžete tyto informace sledovat v tabulce aplikace Excel, Microsoft Access nebo dokonce v programu Priority Matrix.

Dovednosti asistenta manažera

• Komunikační dovednosti:
• Dovednosti v oblasti řízení času: V této oblasti jsou rozhodující vynikající písemné a ústní komunikační dovednosti, ať už jde o telefonování, psaní e-mailů nebo vyjadřování názorů:
• Organizační schopnosti: Člověk musí být schopen stanovit si priority a určit, kde je nejlepší využít čas nejen pro svou pozici, ale i pro vedoucího pracovníka, pro kterého pracuje:
• Schopnost multitaskingu: Všude se pohybují soubory a informace, člověk musí být schopen vypracovat strategii, aby měl vše na svém místě:
• Řešení problémů : Plány, strategie a rozvrhy se mění – vaším úkolem je rychle reagovat a být odolný, najít nejlepší alternativy, když tyto změny nastanou.
• Samostatný:
• Proaktivní: Nezávislost, která vám umožní dokončit vlastní práci, zajistit, aby váš vedoucí pracovník postupoval podle plánu, stejně jako členové týmu, na které dohlížíte.
• Proaktivní: Nezávislost, která vám umožní dokončit vlastní práci:
• Orientovaný na detaily: Vaše mysl by měla myslet daleko do budoucnosti, abyste mohli v případě potřeby zasáhnout:
• Technologie: Na maličkostech opravdu záleží – překlepy, změny v rozvrhu a dokonce i minutové informace o tom, jak se má vedoucí pracovník obléknout na nadcházející marketingovou schůzku – takže musíte mít smysl i pro ty nejmenší detaily:
• Vedení lidí: Výkonný asistent často řídí lidi, takže musí být schopen se postavit na nohy a uvést tým do správných kolejí.