• Důkladná fakturace má zásadní význam pro tok vašich příjmů.
• Fakturační aplikace mohou zkrátit časovou náročnost procesu fakturace ve vaší firmě.
• Při hledání fakturačních aplikací zvažte integrace jednotlivých aplikací, jejich funkce, snadnost použití a náklady.
• Tento článek je určen majitelům firem, kteří chtějí zefektivnit své fakturační a fakturační procesy.

Fakturace může majiteli firmy zabrat velkou část času. Aplikace pro fakturaci usnadňují vytváření, odesílání a sledování faktur, takže dostanete zaplaceno rychleji. Nejlepší na tom je, že jsou přístupné na mobilních zařízeních, takže můžete fakturovat i na cestách.

Ať už hledáte placenou fakturační aplikaci se spoustou funkcí, univerzální účetní a fakturační software nebo bezplatný generátor faktur, díky kterému bude vaše malá provozovna vypadat profesionálněji, je tu pro vás fakturační aplikace.

Co hledat v aplikaci pro fakturaci a vyúčtování

Nalézt správnou fakturační aplikaci pro vaši firmu může být zdrcující, zejména proto, že na trhu přibývají nové fakturační nástroje nebo jsou ty staré aktualizovány o nové zvonky a píšťalky. Než začnete porovnávat možnosti, zvažte, co od aplikace pro fakturaci a vyúčtování požadujete.

Integrace

Některé aplikace zvládnou všechny vaše účetní potřeby, včetně fakturace a sledování peněžních toků. Pokud si však vyberete aplikaci, která je určena pouze pro fakturaci a vyúčtování, měla by se integrovat s jakýmkoli účetním softwarem, který již používáte. V opačném případě se vystavujete riziku nákladných chyb při přenosu informací z jednoho programu do druhého a ztrátě času, který byste mohli věnovat jiným částem svého podnikání.

Poznámka redakce: Hledáte software pro vedení účetnictví nebo generování faktur pro své podnikání? Vyplňte níže uvedený dotazník a naši partneři z řad dodavatelů vás budou kontaktovat s bezplatnými informacemi.

Funkce

Více funkcí automaticky neznamená lepší nástroj pro fakturaci, zejména pokud nakonec zaplatíte za funkce, které nikdy nevyužijete. Nechcete však ušetřit peníze obětováním funkcí, které skutečně potřebujete. Pokud platíte za fakturační software, hledejte aplikaci, která tyto funkce obsahuje:

• Generátor faktur s přizpůsobitelnými šablonami pro profesionální tvorbu značky
• Snadný způsob sledování nezaplacených faktur
• Profily klientů, které si můžete uložit, místo toho, abyste údaje pokaždé zadávali ručně
• Způsob ukládání a odesílání účtenek za výdaje, které musí klient uhradit
• Připojení k více platebním branám
• Online fakturace

Snadné používání

Jako majitel firmy chcete, aby technologie vaše úkoly zefektivňovaly, ne je komplikovaly. Nechcete hledat seznam klientů pokaždé, když otevřete generátor faktur, nebo trávit hodiny nahráváním účtenek, když posíláte účet k proplacení.

Složitost těchto aplikací ovlivní software pro fakturaci, který jste používali v minulosti, a vaše znalost nových technologií. Pohrajte si s několika z nich, abyste našli takovou, jejíž používání vám bude připadat snadné a intuitivní.

Měli byste také hledat aplikaci, kterou lze snadno používat na mobilním zařízení i prostřednictvím webového prohlížeče, aby bylo vystavování faktur na cestách jednoduché. Ujistěte se, že máte snadný přístup k zákaznické podpoře pro případ, že budete mít v budoucnu dotazy.

Cena

Pro majitele firem, zejména pro ty, kteří teprve začínají, je rozpočet vždy problém. Naštěstí jsou k dispozici aplikace pro vystavování faktur v několika cenových relacích, včetně několika, které jsou k dispozici zdarma. Mnoho placených možností nabízí bezplatnou zkušební verzi, která vám umožní vyzkoušet software předtím, než se zavážete k měsíčnímu nebo ročnímu plánu.

U mnoha fakturačních aplikací ovlivní konečnou cenu struktura vašeho podnikání. Některé aplikace si účtují paušální poplatek za používání, jiné podle počtu faktur, které odešlete za měsíc, nebo podle počtu uložených klientských profilů. Vaše fakturační historie vám pomůže určit, která fakturační aplikace je pro rozpočet vaší firmy nejvhodnější.

Klíčový poznatek:

Fakturační aplikace, které byste měli zvážit pro své podnikání

Faktury Square

Aplikace Square Invoices je generátor faktur, který spravuje fakturaci a platby prostřednictvím mobilního zařízení. Umožňuje vytvářet vlastní a opakující se faktury, sledovat platby a generovat platební upomínky. Obsahuje také analytické funkce a přijímá různé způsoby plateb, což vám usnadní udržování peněžních toků.

Software Square Invoices pro vystavování faktur i zpracování kreditních karet můžete používat zdarma. Pokaždé, když vám klient zaplatí, Square si účtuje paušální poplatek plus malé procento z transakce.

Invoice2go

Invoice2go je mobilní a webová aplikace pro fakturaci určená pro mikropodniky a malé firmy. Nabízí přizpůsobitelné šablony, takže nemusíte začínat od nuly. Ukládá také ceny, informace o zákaznících a další údaje pro automatické vyplňování požadovaných polí.

Invoice2go umožňuje zjistit, kdy klient otevře fakturu, nastavit automatické připomenutí platby a vytvářet finanční přehledy pro všechny nezaplacené faktury. Služba nabízí čtyři plány v různých cenových relacích (od 3 USD měsíčně, účtováno ročně) podle počtu uživatelů účtu, počtu klientů a počtu faktur, které měsíčně odešlete. Všechny čtyři plány umožňují přijímat platby prostřednictvím kreditní karty, debetní karty nebo služby PayPal.

QuickBooks Online

QuickBooks Online vám umožní rychle vytvářet faktury a přijímat platby, přičemž váš fakturační a účetní software zůstane zcela propojen. Používá to, co společnost nazývá „inteligentní faktury“, které vás upozorní, když si zákazníci prohlédnou a zaplatí své faktury. Možnosti plateb zahrnují kreditní a debetní karty a bezplatné bankovní převody ACH.

QuickBooks nabízí několik skvělých funkcí, které šetří čas, například automatické vyplňování na základě vašich minulých faktur, opakované faktury a platby, upomínky plateb a převod odhadů na splatné faktury. QuickBooks má mobilní aplikaci, která však neobsahuje všechny funkce webové aplikace. Ceny plánů QuickBooks jsou stanoveny na měsíc (od 12,50 USD) podle velikosti podniku, úrovně zákaznické podpory, kterou si zvolíte, a přístupu k dalším funkcím, jako je sledování zásob a finanční analýza.

FreshBooks

FreshBooks je univerzální řešení fakturace pro malé podniky. Jeho přizpůsobitelné šablony umožňují přidat logo a změnit písmo a barvy tak, aby odpovídaly vaší značce. FreshBooks usnadňuje získávání plateb díky funkcím, jako jsou platby kreditní kartou, sledování faktur, paušální transakce PayPal a rychlé vklady na bankovní účet vaší firmy. Má také několik automatizačních funkcí, které šetří čas, jako jsou opakující se faktury, upomínky plateb, poplatky z prodlení, slevy a výpočty daní.

Mnoho dalších funkcí FreshBooks zahrnuje sledování času a výdajů, správu projektů, výkazy a řízení vztahů se zákazníky. Jako součást cloudového účetního systému FreshBooks jsou plány účtovány měsíčně (od 4,50 USD) podle počtu aktivních klientů na vašem účtu.

Billdu

S Billdu můžete vytvářet faktury a odesílat je během několika sekund a zákazníci mohou okamžitě provádět platby kliknutím na tlačítko „zaplatit nyní“ přímo z faktury. V Billdu můžete také vytvářet odhady a objednávky, sledovat zásoby a výdaje, spravovat výdaje a účtenky a exportovat soubory do formátů PDF, XLS, CSV a dalších.

Billdu má praktický offline režim, který vám umožní přistupovat k fakturám a dalším datům bez připojení k internetu. Nabízí tři různé balíčky, které se účtují měsíčně podle počtu faktur, které chcete ročně odeslat, a podle toho, kolik uživatelů chcete mít na účtu, a to od 1,99 USD měsíčně.

Zoho Invoice

Zoho, které je asi nejznámější díky svému cloudovému softwaru CRM, nabízí také fakturační platformu, která umožňuje automatizovat a plánovat doručování značkových faktur vašim klientům. Uživatelsky přívětivý software umožňuje přidávat do faktur řádkové položky, daně a další položky. Nabízí také možnost, aby tým společnosti Zoho zasílal vašim klientům papírové faktury poštou.

Zoho je zdarma, pokud máte pět nebo méně klientů. V opačném případě začínají tarify na 9 dolarech měsíčně. Poplatky za zpracování se mohou lišit, protože platby klientů, které obdržíte prostřednictvím služby Zoho, mohou být zpracovány prostřednictvím několika aplikací třetích stran.

Invoicely

Prostřednictvím služby Invoicely můžete doručovat faktury svým klientům, přijímat faktury svých dodavatelů, spravovat své výdaje a obchodní činnost a další. Umožňuje vystavovat faktury pod značkou a provádět platby online, i když tyto funkce jsou omezené, pokud používáte bezplatnou úroveň služby Invoicely.

Na bezplatné úrovni začínají tarify na 9,99 USD měsíčně. Bezplatná úroveň umožňuje pouze online platby přes PayPal, takže PayPal u tohoto plánu nastavuje poplatky za zpracování. U ostatních tarifů se vaše poplatky za zpracování liší.

Bill.com

Bill.com je aplikace pro vystavování faktur, která podrobně zobrazuje průběh všech vašich faktur – odeslaných, schválených, nevyřízených a dalších. Uživatelské prostředí služby Bill.com bývá nejlepší, když se do ní zaregistrují i vaši klienti, a registrace účtu trvá jen několik minut. Díky vlastním účtům mohou mít vaši klienti přehled o termínech plateb a vy můžete být upozorněni, když jsou platby zpracovány.

Plány služby Bill.com začínají na 39 dolarech měsíčně. Její poplatky za elektronické platby a zpracování ACH činí 49 centů za transakci a pro platby kreditními kartami jsou k dispozici sazby za zpracování poplatků obchodníka 3. úrovně.

Jaká je nejlepší bezplatná aplikace pro vystavování faktur?

Pro firmy, které teprve začínají nebo potřebují udržet výdaje co nejnižší, jsou k dispozici bezplatné aplikace pro vystavování faktur. Ačkoli tyto aplikace pokrývají základy generování a odesílání profesionálních faktur, obvykle neobsahují tolik funkcí jako placené aplikace.

InvoiceNinja

InvoiceNinja je cloudová a mobilní aplikace s otevřeným zdrojovým kódem, která umožňuje vytvářet, odesílat a spravovat faktury. Zahrnuje sledování času, vytváření vlastních faktur, sledování výdajů a generování návrhů. Pomocí InvoiceNinja můžete přijímat mobilní nebo online platby. Podporuje více než 40 platebních bran, včetně Stripe, WePay a Checkout.com.

Plán Forever Free umožňuje odesílat neomezený počet faktur a ukládat až 100 klientů. Zahrnuje omezený počet šablon faktur, které jsou všechny označeny jako „vytvořené společností InvoiceNinja“. Placené plány toto označení odstraňují a nabízejí další funkce.

Invoice by Wave

Invoice by Wave je bezplatná fakturační aplikace určená k vytváření faktur v profesionální kvalitě. Můžete si vybrat ze široké škály šablon a přizpůsobit si je pomocí svého loga a firemních barev. Mezi další možnosti rozvržení patří vlastní sloupce a přetahování řádků. Pokud si nechcete vytvářet účet Wave, můžete použít online generátor faktur Wave.

Faktury můžete odesílat z aplikace Wave, Gmail nebo Outlook a poté sledovat, zda byly zobrazeny a zaplaceny. Můžete také nastavit vlastní platební podmínky, vytvářet platební upomínky, spravovat účetnictví a nahrávat účtenky. Doplněk Payments by Wave umožňuje přijímat online platby z kreditních karet nebo bankovních převodů, tato funkce je však zpoplatněna.

Max Freedman a Sara Angeles se podíleli na tvorbě reportáží a psaní tohoto článku.