Náplň práce:

Pracovní pozice Practice Assistant II je zodpovědná za každodenní interakci s pacienty a zákazníky v rámci dermatologického oddělení na adrese 221 Longwood Avenue. Asistent praxe II pracuje pod vedením koordinátora praxe a vedoucího praxe a je první linií kontaktu s pacienty v rámci praxe. Jedná se o zásadní roli, která má významný vliv jak na péči o pacienty a jejich spokojenost, tak na klinický provoz a klinické příjmy. Dermatologická praxe na adrese 221 Longwood Avenue generuje více než 26 000 návštěv pacientů a je prezentována více než 72 000 telefonáty pacientů ročně.
Specifické požadavky na pracovní pozici

* Srdečně vítá všechny pacienty, zákazníky a návštěvníky v ordinaci. Zjistí, zda je pacient nebo zákazník objednán na schůzku.

* U všech schůzek s pacienty ověří jejich totožnost pomocí 2 přijatelných identifikátorů BWH. Ověří čas schůzky pacienta a poskytovatele.

* Přivede pacienta do plánovacího systému BWH v souladu s pokyny oddělení.

* Upozorní podpůrný klinický personál na jakékoli zvláštní potřeby nebo zvláštní pozornost potřebnou pro příchozího pacienta, včetně rizika pádu, zvláštních potřeb pacienta nebo VIP pacienta.

* V případě potřeby koordinuje příchod pacienta s oddělením tlumočnických služeb

* U všech pacientů, kteří nemají naplánovanou schůzku, pracuje v rámci stanovených protokolů praxe, aby určil, jak nejlépe obsloužit potřeby pacientů.

* V případě ostatních schůzek informuje příslušnou stranu o příchodu zákazníka nebo návštěvníka.

* Během procesu příchodu rozdá příslušné institucionální a pro praxi specifické formuláře, včetně formuláře pro sebehodnocení pacienta, informačního dotazníku pro pacienta a formuláře pro přehled léků a alergií pacienta. Vyžádá si elektronický podpis všech příslušných institucionálních formulářů, včetně oznámení o ochraně osobních údajů HIPAA, souhlasu Mass HIway, souhlasu nemocnice s léčbou a formuláře o zřeknutí se chybějícího doporučení.

* Je schopen řešit případné dotazy pacienta týkající se některého z institucionálních formulářů nebo formulářů specifických pro praxi

* Elektronicky dokumentuje v systému každý případ, kdy pacient odmítne podepsat požadované formuláře

* Požaduje, aby si každý pacient ověřil správnost všech demografických údajů a údajů o pojištění ve své složce, a poskytuje pokyny, jak lze provést aktualizace. Identifikujte pacienty, kteří nejsou schopni tento úkol provést, a nabídněte jim pomoc.

* Vybírejte platby splatné v době poskytnutí služby v souladu se zásadami výběru plateb od pacientů na odděleních.

* Určuje, zda je pacient povinen uhradit spoluúčast za návštěvu, a výši dlužné spoluúčasti

* Vybírá platby za poskytnuté kosmetické služby

* Zadává platby do plánovacího systému BWH a také do schváleného transakčního systému internetového bankovnictví

* Vystavuje účtenky za všechny vybrané platby

* Pokud nejsou vybrány platby za všechny dlužné částky za kosmetické procedury, koordinuje příslušné následné činnosti.

* Zajišťuje, aby byly platební dávky vyplněny v souladu s kritérii stanovenými zásadami inkasa plateb pacientů odděleními

* Koordinuje činnosti související s řízenou péčí pro všechny schůzky s pacienty

* Určuje pacienty, kteří nemají v souboru platné informace o pojištění. Sděluje pacientovi potřebu aktualizovat pojištění, aby byla zajištěna správnost vyúčtování návštěv a zákroků

* Volá jménem pacientů do střediska služeb pacientům BWH, aby v případě potřeby aktualizoval informace o pojistném plánu

* Určuje pacienty, kteří nemají platná doporučení k pojištění. Sdělí pacientovi potřebu doporučení a poskytne mu instrukce, jak získat doporučení pojišťovny.

* U pacientů, kteří nemají platné doporučení pojišťovny k datu služby, přezkoumá chybějící doporučení BWH a formulář o zřeknutí se předchozího povolení a požádá pacienty o podpis

* Nasměruje pacienty do příslušné čekárny a poskytne jim stručné vysvětlení, co mají očekávat. Sděluje očekávanou dobu čekání. Monitoruje čekárnu a koordinuje s pracovníky klinické podpory praxe, aby zajistil, že zákazníci budou řádně a včas obslouženi.

* V případě možných poruch služeb nebo procesů se snaží situaci napravit. Pokud to není možné, okamžitě informujte člena týmu, který je schopen problém rychle vyřešit.

* Poskytovat pacientům a ostatním zákazníkům aktuální informace týkající se zpoždění, včetně poskytování aktuálních informací v případě, že se délka dříve oznámeného zpoždění výrazně změnila.

* Udržovat čekárnu po celý den tak, aby její vzhled odpovídal příslušným standardům zákaznického servisu a bezpečnosti.

* Zajistit, aby byly pacientům náležitě zodpovězeny dotazy a/nebo aby byla poskytnuta odpovídající následná péče.

* Během procesu odbavení převzít primární odpovědnost za plánování následných schůzek pacientů na dermatologickém oddělení a v případě potřeby je koordinovat s praxí ostatních oddělení. Koordinovat veškeré externí schůzky pacientů nebo služby požadované lékařem, včetně radiologie, laboratorních služeb, doporučení na jiná oddělení BWH nebo doporučení do externích zdravotnických zařízení.

* Prověřovat formuláře pro setkání s pacienty, zda není uvedeno, že jsou požadovány další služby (včetně takových věcí, jako jsou následné schůzky, ultrazvuk, CT vyšetření, předoperační vyšetření, kardiologické postupy, rentgenové snímky, laboratorní testy, hospitalizace nebo postupy atd. Nežádejte pacienta, aby zavolal do ordinace a domluvil si následnou schůzku.

* V případě následných schůzek v jiných ordinacích BWPO nebo BWH nebo v jiných zařízeních kontaktujte přímo ordinaci, abyste usnadnili domluvení potřebné schůzky (schůzek). Sdělte a potvrďte objednávky, získejte pokyny pro pacienta, a pokud je to možné, naplánované schůzky.

* Koordinuje a plánuje následné schůzky s tlumočnickými službami podle potřeby

* V souladu s protokoly praxe připravuje veškerou potřebnou dokumentaci nebo pokyny týkající se následné péče.

* Na závěr setkání poděkuje každému pacientovi.

* Převezme hlavní odpovědnost za plánování schůzek pacientů. Pomáhat při zvyšování spokojenosti zákazníků vhodným řízením rozpisu schůzek a přístupu ke klinickým službám.

* Úzce spolupracuje s jednotlivými lékaři, aby zajistil, že plánování schůzek pacientů probíhá v souladu s jejich preferencemi a šablonami plánování.

* Maximalizuje užitečnost aplikace pro plánování přístupem ke všem dostupným datům a zdrojům plánování. Využívání aplikace pro plánování způsobem, který podporuje optimální přístup, vhodné uspořádání termínů a důkladnou dokumentaci příslušných požadavků. Získejte všechny potřebné informace, abyste zajistili, že pacient bude objednán k nejvhodnějšímu poskytovateli.

* Pokud nejbližší dostupný termín přesáhne přiměřený časový rámec (stanovený praxí) nebo pokud pacient nebo odesílající lékař vyjádří obavy z čekací doby na termín, nabídněte prozkoumání jiných možností plánování. Spolupracujte s pracovníky triage ordinace, lékařem a vedením ordinace, abyste zjistili, zda je možné provést úpravu, která by pacientovi zajistila dřívější termín. Následná opatření s pacientem nebo ordinací odesílajícího lékaře podle potřeby.

* Koordinuje a plánuje všechny schůzky s tlumočnickými službami podle potřeby.

* Podle potřeby domlouvá příslušné tlumočnické služby nebo zástupce jazykové linky do telefonních hovorů s pacienty, aby poskytl vysoce kvalitní služby pacientům, kteří vyžadují tlumočnické služby

* Ruší a mění termíny schůzek podle potřeby. Při rušení schůzky

Použít nyní