Public-Facing ILS Elements

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS or OPACs
To je srdce a duše integrovaného knihovního systému. OPAC obsahuje záznamy o všech fondech instituce. Tradičně jsou přístupné prostřednictvím dotazů na autora, název, předmět a volací číslo a také prostřednictvím dotazů na klíčová slova nebo dotazů v přirozeném jazyce. Některé OPACy mají funkci prohlížení, která je viditelná po zadání dotazu. Funkce procházení se nejčastěji používá pro vyhledávání předmětových hesel a autorů.

Dnešní katalogy zahrnují nejen tištěné vázané materiály, ale i audiovizuální materiály, trojrozměrné objekty a archivní záznamy. Digitalizované předměty a elektronické zdroje jsou rovněž přístupné prostřednictvím katalogů prostřednictvím příloh, odkazů a PURLS (trvalých nebo trvalých adres URL).

Reporty v rámci modulu katalogizace mohou zahrnovat seznamy regálů, formátů, pořadových čísel, seznamy předmětů/autorů/názvů, informace o umístění a uložení a přidělení a reporty, které se synchronizují se záznamy o využití a cirkulaci.

Moduly cirkulace, výpůjček a využití
Moduly cirkulace jsou nedílnou součástí pro sledování zdrojů v informačních centrech a kulturních institucích. Tradiční cirkulační operace a programy zahrnují záznamy o patronech; umístění položky (které je tradičně v modulu katalogu); záznamy o použití, které spojují katalogové záznamy o vypůjčených položkách s výpůjčkou nebo patronem; žádosti o vrácení cirkulujících položek; zasílání oznámení o zpoždění; sledování žádostí o výpůjčku nebo prodloužení položek; a meziknihovní výpůjčky fyzických materiálů nebo žádosti o duplikaci a skenování. Mnoho cirkulačních systémů zahrnuje interní cirkulační záznamy pro položky, které jsou používány ve speciálních sbírkách, muzejních sbírkách a archivech, vyjmuty z regálů, ale ne z místnosti nebo budovy; žádosti a stahování digitálních a elektronických zdrojů; a pro výstavy nebo expozice. Některé instituce použijí systém vnitřního oběhu k označení, kdy jsou materiály dočasně vyřazeny z regálu kvůli konzervaci, digitalizaci, opravě nebo vazbě.

Každá součást modulu oběhu propojuje katalogizační záznamy se záznamy patronů. Funkce vykazování zahrnují počet a typy materiálů, které byly dány do oběhu, vypůjčeny, použity nebo dokonce staženy. Další výkazy cirkulace se zaměřují na náklady na náhradu ztracených a poškozených položek, zasílání materiálů na externí místa, výpůjčky a půjčování materiálů v rámci instituce nebo konsorcia a do jiných institucí.

Cirkulační systémy mohou sledovat požadavky na meziknihovní výpůjčky položek, článků a skenování a kopírování v rámci instituce, konsorcia nebo mimo ni, včetně dodržování autorských práv a poplatků za používání. Lze vytvářet výkazy pro sledování a dokumentaci všech cirkulačních funkcí.

Sledování výpůjček informací a referenčních dotazů
Systém ILS se používá k obsluze referenčních dotazů interních pracovníků, podnikových výzkumníků a externích uživatelů. Pracovníci mohou sledovat tok dotazů od jejich přijetí informačním centrem až po dokončení a dodání požadovaných informací nebo materiálů.

Systém ILS obsahuje komponenty pro správu, které umožňují sledovat požadavky na informace, na materiály a na meziknihovní výpůjčky sbírek. Specialisté na digitální zdroje jsou obeznámeni s úskalími licencování digitálních aktiv a s tím, zda lze tyto materiály půjčovat nebo kopírovat pro potřeby ILL (meziknihovní výpůjčky).

Složka řízení systému ILS může také sestavovat přehledy o využití, aktivech a dokonce i o referenčních požadavcích v závislosti na potřebách managementu a sofistikovanosti systému. Funkce výkaznictví jsou nezbytnou součástí zdůvodnění návratnosti investic.

ŘÍZENÍ ZNALOSTÍ
Systém ILS je nedílnou součástí řízení znalostí. Poskytuje strukturu pro hierarchické uspořádání informací a pro zefektivnění činnosti informačního centra. Katalogy, indexy, vyhledávací pomůcky pro skupiny archivních záznamů a veřejné záznamy jsou strukturálními nebo zastřešujícími složkami integrovaného knihovního systému. Funkce výkaznictví dokumentují využití sbírek a zdrojů, čas zaměstnanců a rozpočty.

Integrované knihovní systémy se skládají ze vzájemně propojených modulů, které sledují položky a funkce v rámci informačního střediska, střediska záznamů nebo knihovny – a někdy také archivu, historické společnosti nebo muzea. Instituce s širokou škálou sbírek v mnoha formátech a na mnoha médiích mohou identifikovat, zpřístupňovat a sledovat umístění a využívání svých zdrojů. Dobře koncipovaný systém ILS plní mnoho funkcí řízení projektů a pracovních postupů v kulturních institucích. Funkce vykazování pomáhají při kontrole zdrojů a identifikaci využití a nákladů na každou operaci – od akvizice a katalogizace až po dotazování, využití a vrácení materiálů.

.