Det er ikke ualmindeligt, at virksomhedsejere har projekter, som de simpelthen ikke har båndbredde eller ekspertise nok til at håndtere selv. Det kan være en produktudrulning, en markedsføringskampagne eller integration af ny teknologi. I betragtning af disse projekters begrænsede omfang og længde giver det måske ikke mening at ansætte nye fuldtidsansatte.

Men at betale en selvstændig entreprenør er ikke det samme som at betale en almindelig ansat. I modsætning til ansatte er uafhængige kontrahenter selvstændige, de fastsætter deres lønsatser og kan forhandle om betalingsmuligheder og tidsplaner. De skattemæssige konsekvenser af uafhængige kontrahenter adskiller sig også fra ansatte.

Denne artikel vil se på de mest omkostningseffektive måder at betale kontrahenter på og samtidig være i overensstemmelse med skattelovgivningen. Hver af de betalingsmetoder, der behandles i denne artikel, har en unik kombination af styrker og svagheder, og beslutningen om, hvilken der er bedst for dig, starter med en vurdering af dine omstændigheder.

Ting du skal overveje, før du vælger, hvordan du skal betale din entreprenør

Det afhænger af en række faktorer, hvordan du bedst betaler dine entreprenører. Blandt de vigtigste er skatter og afgifter, antallet af entreprenører, du planlægger at ansætte, hvor ofte og hvor meget du betaler dem, og hvor de er placeret.

Hvordan håndterer du skatter og afgifter?

I modsætning til ansatte betaler selvstændige entreprenører deres egen skat. Entreprenøren giver den ansættende virksomhed en W-9-formular (svarende til den W-4-formular, som ansatte udfylder), og ved årets udgang genererer og sender den ansættende virksomhed en 1099-NEC-formular (tidligere kendt som en 1099-MISC-formular) til entreprenøren, som denne skal indsende sammen med sin skat.

Selv om processen er enkel, er det vigtigt, at oplysningerne på W-9-formularen er korrekte, og at entreprenøren er korrekt klassificeret. Fejl, som f.eks. at have et forkert skatteyderidentifikationsnummer, kan føre til backup withholding, hvilket kræver, at den ansættende virksomhed skal lægge indkomstskat til side på den løn, der betales til den pågældende entreprenør. Fejlklassificering kan også være dyrt, så sørg for at tjekke IRS’ retningslinjer, inden du træffer beslutninger om ansættelse.

Hvor mange entreprenører har du planer om at ansætte?

Jo flere entreprenører du ansætter, jo mere arbejdskrævende bliver lønningerne. Det er vigtigt at planlægge forud for dette, fordi du skal udarbejde skatteformularer, spore timer og/eller projekter og udstede betalinger til hver enkelt person. Husk, at entreprenørerne kan forhandle om, hvordan de bliver betalt, så teoretisk set kan hver enkelt entreprenør forhandle om en anden form for betaling. Dette kan hurtigt blive et administrativt mareridt, så det er vigtigt at have en klar idé om, hvor mange personer du vil ansætte, inden du forhandler om betalingsbetingelser og -metoder.

Hvor ofte (og hvor meget) vil du betale dine entreprenører?

De forskellige betalingsformer har forskellige omkostningsstrukturer, så det er vigtigt at forstå betalingsbeløb og hvor ofte du vil betale dine entreprenører. Lad os f.eks. sige, at du skal foretage en engangsbetaling til en entreprenør på 50.000 USD. Det kan være fornuftigt at foretage en bankoverførsel med et overførselsgebyr på 30 USD. Men hvis du betaler en entreprenør 2.000 dollars om ugen i 25 uger, vil du blive opkrævet 30 dollars hver gang. Det vil koste dig 750 dollars i overførselsgebyrer i løbet af kontraktens løbetid.

Hvor befinder din kontrahent sig?

I nogle tilfælde kan du have brug for at ansætte en uafhængig kontrahent, der arbejder i udlandet. I dette scenarie kommer valutakurserne i spil. Afhængigt af, hvordan du betaler disse medarbejdere, kan gebyrerne blive dyre, for ikke at nævne den ekstra sikkerhedsproblematik.

Med disse overvejelser i tankerne skal vi se på de seks bedste måder at betale uafhængige entreprenører på.

De 6 bedste måder at betale entreprenører på

Sedler

Sedler er enkle og relativt billige, og der er ingen grund til at tilmelde sig en app eller en pengeoverførselstjeneste. Men på trods af deres enkelhed er der nogle ulemper.

Checks er langsomme. Når en check er skrevet, skal den sendes til modtageren, modtageren skal derefter indbetale den på sin bankkonto, og det kan tage op til 2-5 yderligere hverdage, før checken er godkendt, og pengene er tilgængelige på entreprenørens konto.

Dertil kommer, at pengene ikke er garanteret. Dette gør ofte entreprenører forsigtige med at acceptere checks fra en ny virksomhed, som de ikke er bekendt med. En check, der ikke kan blive godkendt, kan efterlade dem med gebyrer fra deres bank samt forsinke deres betaling.

En af de mere oversete ulemper ved checks er sikkerheden. Mens modtageren ikke behøver at dele nogen af sine bankoplysninger, er den udstedende parts bankkontooplysninger trykt direkte på checken.

Alt taget i betragtning er checks fortsat en billig og pålidelig betalingsform, men på grund af deres manglende sikkerhed og langsomme behandlingstid er de bedst forbeholdt engangssituationer, hvor tilbagevendende betalinger ikke er nødvendige.

ACH-overførsler

ACH-overførsler er den mest almindelige form for betaling mellem arbejdsgivere og ansatte (dvs. direkte indbetaling). Selv om entreprenører ikke er ansatte, kan de oprettes med engangsoverførsler eller tilbagevendende ACH-overførsler på samme måde. Dette er særligt praktisk, hvis du bruger software, der kan automatisere tilbagevendende betalinger.

Dertil kommer, at ACH-overførsler er papirløse og dermed relativt sikre. Entreprenøren skal dele sine bankkontooplysninger med den ansættende virksomhed, men de fleste mennesker er trygge ved dette, da alle, der har modtaget direkte indbetaling, har været igennem denne proces før.

Kreditkort

Kreditkortbetalinger er en anden hurtig og nem måde at betale entreprenører på. Kreditkortenes tiltrækningskraft kommer primært fra deres sikkerhed. Kreditkort giver et lag af beskyttelse ved at holde dine bankkontooplysninger private og adskilt fra dine daglige transaktioner.

Dertil kommer, at fordi du betaler med en kreditlinje, har du mulighed for at bestride og løse fejlagtige transaktioner uden at sætte nogen af dine faktiske penge på spil. Og når det drejer sig om fejlagtige eller svigagtige opkrævninger, er kreditkortselskaberne typisk mere villige til at løse tvister hurtigt og dækker ofte det samlede beløb for opkrævningen, indtil problemet er løst. Mange virksomheder går et skridt videre ved at tilbyde deres kunder nul ansvar for svindel.

For at kunne betale en entreprenør via kreditkort skal entreprenøren imidlertid have en købmandskonto hos sin bank eller en anden købmandstjeneste som Square, så dette er ikke altid en mulighed.

Wire Transfers

Wire transfers er en af de bedste muligheder, når hastighed er altafgørende. Hvis du har brug for at foretage en betaling hurtigt, er en bankoverførsel en af de hurtigste måder at gøre pengene tilgængelige på.

Mens internationale overførsler kan tage et par dage, behandles indenlandske overførsler normalt inden for 24 timer. Denne hastighed har dog en pris. Ved indenlandske og internationale bankoverførsler pålægges afsenderen og modtageren normalt gebyrer. Gebyrer for indenlandske overførsler koster i gennemsnit 15-20 $ for modtagere og 20-30 $ for afsendere. Internationale overførsler koster endnu mere.

Den vigtigste ting at overveje, inden man iværksætter en bankoverførsel, er, hvor godt man kender og stoler på modtageren. Når først pengene er blevet overført til modtagerens konto, er det meget sværere at tilbageføre dem. Dette gælder især for internationale bankoverførsler.

Kort sagt bør bankoverførsler reserveres til tidskritiske betalinger. For små eller rutinemæssige betalinger gør de relativt høje omkostninger og den risiko, der er forbundet med bankoverførsler, dem mindre attraktive end de andre muligheder, vi har set på indtil videre.

Onlinebetalingssystemer

Onlinebetalingssystemer er en anden god mulighed for virksomhedsejere. Paypal, verdens førende online betalingssystem, fører helt klart an i flokken. Det er tilgængeligt i over 200 lande og har over 300 millioner aktive brugere.

Paypal roses for sin sikkerhed, fordi det holder din personlige bankkonto adskilt fra den transaktion, du gennemfører. Paypal er forbundet med din bankkonto, så du kan overføre penge mellem de to. Hvis du vil betale en anden Paypal-bruger, skal du blot overføre pengene fra din bankkonto til din Paypal-konto og derefter gennemføre transaktionen. Modtageren modtager pengene på sin Paypal-konto og kan derefter overføre pengene til sin bankkonto.

For at kunne bruge Paypal i kommercielle sammenhænge skal din entreprenør dog have en Paypal-virksomhedskonto, så det er kun praktisk at vælge Paypal, hvis entreprenøren allerede har oprettet en sådan. Hvis de har en konto, udarbejder Paypal dog automatisk en 1099-K-formular i slutningen af året, hvilket sparer dig for besværet med at skulle sende en 1099-NEC-formular.

Det er værd at bemærke, at hvis du planlægger at foretage hyppige eller store internationale betalinger til entreprenører, kan andre systemer som Xoom (ejet af Paypal) og Transferwise være mere omkostningseffektive muligheder. Disse platforme håndterer valutaveksling og kan vise sig at være billigere end at bruge Paypal. Hvis du vil have et mere dybdegående kig på disse tjenester, kan du tage et kig på vores sammenligning af Transferwise vs. Xoom.

Beregningssoftware

Selv om dette ikke nødvendigvis er en betalingsmetode, er det værd at påpege, at det især er praktisk at bruge regnskabs-/lønningssoftware, hvis du ansætter flere entreprenører. Regnskabssoftware som Quickbooks og Intacct er effektive værktøjer, der kan integreres med andre systemer for at automatisere sporing, fakturering, skatteudarbejdelse og betalinger. Disse platforme reducerer de administrative omkostninger ved at holde alt samlet på ét sted og automatisere opgaver, der ellers ville blive udført manuelt.