De fleste virksomheder bruger Gmail eller Outlook til at administrere deres e-mail på arbejdspladsen. 13 % af de offentlige virksomheder bruger Office 365 eller G-Suite (tidligere Google Apps). De resterende 87 % bruger en kombination af de to eller en privat e-mail-opsætning.

Nogle virksomheder vælger Google eller Microsoft, fordi de foretrækker den ene virksomhedens cloud-kontorpakke – som omfatter kalendere og samarbejde om regneark og dokumenter – frem for den anden. (Vi sammenlignede Office 365 med G-Suite i et andet indlæg.)

Men hvis du bruger andre produktivitetsværktøjer og skal vælge mellem Gmail eller Outlook udelukkende til e-mail, skal du vælge en, der hjælper dig med at fremskynde din arbejdsgang. Gmail satte i første omgang barren højt, og Microsoft lagde tydeligvis mærke til det. I betragtning af Outlooks 2016-opdatering er den nu mere rustet til at konkurrere end nogensinde.

Her er fem spilforandrende forskelle mellem Gmail vs. Outlook.

Kost og lagerplads

For at få Gmail eller Outlook til din virksomhed kan du downloade den sammen med resten af dens relaterede cloud-kontorpakke, dvs.dvs. G-Suite eller Microsoft Office 365.

G-Suite tilbyder to priser for e-mail samt andre forretningsapplikationer som Kalender, Google Docs og Google Sheets. For 5 USD pr. bruger pr. måned får du 30 GB mellem Gmail og Googles andre kontorapps. For yderligere 5 USD pr. person kan du opgradere din erhvervskonto til ubegrænset lagerplads på tværs af disse platforme.

Outlook tilbyder flere forskellige abonnementer, men deres billigste abonnement (Office 365 Enterprise E1) udpeger 50 GB specifikt til din indbakke og 1 TB til resten af din tilknyttede cloud-kontorpakke.

Outlooks billigste enterprise-abonnement giver dig meget mere plads over hele linjen end Gmail gør.

Når det kommer til lagerplads og pris, er Outlook den klare vinder.

Score: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Søgning i din indbakke

Har du nogensinde fundet ud af, at du er ved at skrive en e-mail, og du har brug for at henvise til en gammel e-mail samtidig?

Gmail lader dig søge efter gamle e-mails, mens du skriver nye, men det er klodset. Du mister beskedforhåndsvisninger, datoer og det meste af det emne, du leder efter.

Selv hvis du aktiverer en visning af din indbakke i dobbeltrude (via “Forhåndsvisningsrude” under fanen “Laboratorier” i Indstillinger), er visningen stadig blokeret. Du kan ikke justere størrelsen af din indbakke, ny besked eller søgelinjen for at få vist dem alle på samme tid.

Outlooks proces for nye beskeder er renere, men den er heller ikke perfekt. Outlooks standardindbakke er et dobbeltpanel, og din visning af din indbakke bliver stadig afskåret. Når du søger efter ældre elementer, kan du stadig se et fuldt billede af din nye besked.

Hvis du foretrækker at nulstille dig på én opgave i din e-mail, kan du justere Outlook, så den er enkeltrude, ligesom Gmails standard. Du skal blot gå til ikonet Indstillinger, trykke på “Visningsindstillinger” og klikke på “Skjul læsefeltet.”

Uanset hvordan du konfigurerer din Gmail- eller Outlook-visningen, gør Outlook det nemmere at søge efter gamle e-mails, mens du skriver nye.

Score: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Kalenderintegrationer

Ingen af de to platforme har en rigtig løsning, der lader dig se din kalender og e-mail side om side.

Selv om både Gmail og Outlook synkroniserer begivenheder med din kalender, lader ingen af dem dig se din kalender og indbakke på samme tid i én fane. Når du klikker på værktøjslinjen i Outlook, kommer du til et separat kalendervindue.

Op den anden side, når du klikker på Kalender i Gmail, beholder den din indbakke åben og tilføjer et nyt vindue (eller faneblad) med din kalender.

Veller ikke Gmail eller Outlook egner sig godt til visning i flere vinduer. I det mindste lader Gmail dig se din kalender og e-mail på samme tid, om end i forskellige vinduer.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Brugeroplevelse (UX)

Boksens æstetik er subjektiv, men den er vigtig. Hvis du stirrer på din baggrundsbelyst computerskærm hele dagen lang, er den eneste måde, du kan undgå at belaste dine øjne alvorligt, at justere lysstyrken på alle dine enheder.

Det gælder også for e-mail. Jo mere du kan tilpasse din indbakke til det, der belaster dine øjne mindst, jo bedre.

(U)læste e-mails

Teksten i Gmail er større end i Outlook. Sammen med den klare definition mellem fed og ikke-fed tekst samt den skygge i indbakken, der er tilgængelig med de fleste skabeloner, er Gmail generelt mere skånsomt for øjnene.

Gmail vinder i forhold til tilpasning omkring ulæste e-mails. “Læste” e-mails vises i en mørkere nuance end “ulæste” e-mails. “Ulæste” e-mails skelnes også, fordi deres afsender og emne er med fed skrift.

Outlook skelner disse ved at sætte afsender og emne med blå skrift. Det er også fed, men da teksten generelt er fladere og mindre i Outlook, skal du stadig knibe øjnene sammen for at se, om noget er en ny e-mail.

Dank være skravering, fed og tekststørrelse gør Gmails æstetik det lettere at opdage ulæste e-mails end Outlooks.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.

Flagging

Men lad os heller ikke hade Outlooks æstetik. Når du markerer en vigtig (læst) e-mail, bliver hele linjen omkring den pågældende e-mail fremhævet gult og får en anden skygge.

Gmail tilbyder en række forskellige flagsymboler, men du kan ikke søge i din indbakke efter hvert enkelt symbol (bemærk udråbstegnet og de forskellige farvede stjerner nedenfor). Hvis du leder efter en vigtig læst e-mail, kan du sandsynligvis finde den hurtigere i Outlook.

Score: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.

Sikkerhed

Gmail har tilbragt det meste af sin levetid (dvs. de sidste tolv år) i sikkerhedslysets søgelys. Den tilbød totrinsgodkendelse, før Microsoft gjorde det for nogen af sine e-mail-klienter. Det betyder, at hvis nogen stjæler din adgangskode, er det ikke nødvendigvis ensbetydende med, at de kan få adgang til din konto. For at logge ind skal du stadig indtaste noget andet, f.eks. sikkerhedsspørgsmål, en nethindescanning, et touch-ID eller en sikkerhedskode.

Med Outlook 2016 bruger Outlook også totrinsgodkendelse. Når du logger på Outlook på en ny enhed, sender Outlook dig en sikkerhedskode for at bekræfte din identitet. Når du skal logge ind, er du mere eller mindre på lige fod med Gmail eller Outlook.

Den virkelige forskel mellem Gmails og Outlooks sikkerhed i dag hænger sammen med, om billeder vises automatisk.

Gmails tommelfingerregel var at sende e-mails sendt via en tredjepartsserver til spam, fordi i internettets tidligere dage var meddelelser, der brugte tredjepartsservere, ofte. Dette er noget, der engang gjorde Outlook, og Hotmail før det, sårbart.

Men nu, hvis du er Gmail-bruger, der abonnerer på nyhedsbreve – eller bare vil åbne et billede, som en ven sender dig – skal du tage et par ekstra skridt for at se dem.

Lige Hotmail før det viser Outlook billeder, så alt, hvad du vælger at se, er lige foran dig til at begynde med. Microsoft er blevet bedre til at opdage potentielt skadelige meddelelser, men standard er stadig at vise billeder.

Med de risici, som vedhæftede filer kan medføre, er det op til dig, om du foretrækker den ekstra sikkerhed eller finder det besværligt. Hvis din adgangskode er stærk, vil din konto være så sikker, som du gør den.

Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Vinderen: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Vinderen: Outlook er kommet langt

Både Gmail og Outlook er stærke platforme. Gmail er billigere, og hvis du skal vælge hvilken platform for kontorpakker du skal bruge, er det en stor overvejelse. Men bortset fra æstetikken får du mere for pengene, hvis du vælger Outlook.

Du kan endda bruge Outlook til at arbejde offline.