Public-Facing ILS Elements

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS eller OPACs
Dette er hjertet og sjælen i et integreret bibliotekssystem. OPAC’en indeholder registreringer af alle en institutions bestande. De er traditionelt tilgængelige via forespørgsler om forfatter, titel, emne og opslagsnummer samt forespørgsler om nøgleord eller naturligt sprog. Nogle OPAC’er har en browse-funktion, som er synlig, når der er foretaget en søgning. Browse-funktionen bruges oftest til at søge i emneoverskrifter og forfattere.

Dagens kataloger omfatter ikke kun trykte indbundne materialer, men også audiovisuelle materialer, tredimensionelle genstande og arkivalier. Digitaliserede genstande og elektroniske ressourcer er også tilgængelige via kataloger via vedhæftede filer, links og PURLS (persistente eller permanente URL’er).

Rapporter i katalogmodulet kan omfatte hyldelister, formater, kaldenummersekvenser, emne-/forfatter-/titellister, oplysninger om placering og opbevaring og allokering samt rapporter, der synkroniseres med brugs- og cirkulationsregistreringer.

CIRKULATION, LÅN og BRUG
Cirkulationsmoduler er integrerende for at holde styr på ressourcer i informationscentre og kulturinstitutioner. Traditionelle cirkulationsoperationer og -programmer omfatter lånerposter, genstandens placering (som traditionelt er i katalogmodulet), brugsposter, der forbinder katalogposter for genstande, der er lånt, med låneren eller låneren, anmodninger om returnering af cirkulerende genstande, udsendelse af forfaldne meddelelser, sporing af anmodninger om at låne eller forny genstande, og interbibliotekslån af fysiske materialer eller anmodninger om kopiering og scanning. Mange cirkulationssystemer omfatter interne cirkulationsregistre for materialer, der bruges internt i specialsamlinger, museumssamlinger og arkiver, som fjernes fra hylderne, men ikke fra rummet eller bygningen, anmodninger om og downloads af digitale og elektroniske ressourcer og til udstilling eller fremvisning. Nogle institutioner vil bruge det interne cirkulationssystem til at angive, hvornår materialer midlertidigt er taget ud af hylderne for at blive bevaret, digitaliseret, repareret eller indbundet.

Hver komponent i cirkulationsmodulet forbinder katalogposterne med patronposter. Rapporteringsfunktioner omfatter antallet og typerne af materialer, der cirkuleres, lånes, bruges eller endda downloades. Andre cirkulationsrapporter fokuserer på omkostninger til erstatning af mistede og beskadigede genstande, forsendelse af materialer til eksterne steder, udlån og lån af materialer inden for institutionen eller konsortiet og til andre institutioner.

Cirkulationssystemer kan spore interbibliotekslånsforespørgsler om genstande, artikler og scanning og fotokopiering inden for en institution, et konsortium eller udenfor, herunder overholdelse af ophavsret og brugsafgifter. Rapporter kan genereres for at spore og dokumentere alle cirkulationsfunktioner.

SPORING AF INFORMATIONSSØGNING OG REFERENCEANMELDELSER
ILS bruges til at servicere referenceforespørgsler fra internt personale, virksomhedsforskere og eksterne brugere. Personalet kan følge forespørgselsstrømmen fra modtagelse i informationscentret til færdiggørelse og levering af de ønskede oplysninger eller materialer.

Et ILS omfatter forvaltningskomponenter til at holde styr på forespørgsler om oplysninger, om materialer og om fjernlån af samlinger. Specialister i digitale ressourcer er bekendt med de nærmere regler for licensering af digitale aktiver, og om sådanne materialer kan udlånes eller kopieres til ILL (interbibliotekslån).

Administrationskomponenten i ILS-systemet kan også udarbejde rapporter om brug, aktiver og endda referenceanmodninger, afhængigt af ledelsens behov og systemets avancerede udformning. Rapporteringsfunktioner er væsentlige komponenter i begrundelser for ROI.

KNOWLEDGE MANAGEMENT
ILS er en integreret del af Knowledge Management. Det giver en struktur til organisering af information på en hierarkisk måde og til strømlining af informationscenterdrift. Kataloger, indekser, opslagsværker for arkivalier og offentlige arkivalier er de strukturelle eller overordnede komponenter i et integreret bibliotekssystem. Rapporteringsfunktioner dokumenterer brugen af samlinger og ressourcer, personaletid og budgetter.

Integrerede bibliotekssystemer består af indbyrdes forbundne moduler, der sporer elementer og funktioner inden for et informationscenter, arkivcenter eller bibliotek – og nogle gange også et arkiv, historisk samfund eller museum. Institutioner med en bred vifte af samlinger i et væld af formater og medier kan identificere, gøre tilgængelige og spore placeringen og brugen af deres ressourcer. Et godt og velgennemtænkt ILS udfører mange af funktionerne i forbindelse med projektstyring og arbejdsgange i kulturinstitutioner. Rapporteringsfunktioner hjælper med at kontrollere ressourcerne og identificere brugen og omkostningerne ved enhver operation – fra anskaffelser og katalogisering til forespørgsel, brug og returnering af materialer.