Eventplanlæggeren er som en dirigent, der ved, hvordan man spiller på alle instrumenterne. Under tilrettelæggelsen af sit arrangement definerer han sit budget, sin kontekst og sine mål, udarbejder sine specifikationer, vælger sine tjenesteudbydere, forudser de mindste detaljer …

Eventplanlæggeren er ansvarlig for at designe kommunikationsaktiviteter for sin virksomhed eller kunde. Disse arrangementer kan tage mange former som f.eks. gallaarrangementer, seminarer, messer, lancering af et nyt produkt, sportsbegivenheder osv.

For at gøre dette skal eventplanlæggeren opfylde kundens behov og krav, vide hvordan han skal foregribe hans forventninger og foreslå originale idéer til underholdning for at overbevise ham. Eventplanlægningen styrer alt fra A til Z for arrangementet. Den bruger udbydere, finder det ideelle sted, kontakter leverandører og teknikere. Eventarrangøren samarbejder faktisk med flere faggrupper: teknikere, cateringfirmaer, udlejere, ledere osv.

Hvad er eventplanlægning

Eventplanlægningen omfatter overslag og budgetter for arrangementet. Derefter udtænker han festens forløb, animationer, planlægning … Intet er overladt til tilfældighederne. Men kontrol af alle detaljer beskytter ikke mod uforudsete begivenheder. I dette tilfælde skal arrangøren være ekstremt lydhør og vide, hvordan man tilpasser sig til mange situationer. Han skal være den første på stedet ved arrangementet og den sidste fest. Når dagen er gået, er tiden ikke i ro. I eventplanlægning er det derefter nødvendigt at afrapportere og analysere de opnåede resultater i forhold til målene, at evaluere presseeffekterne og at spørge ind til kundens tilfredshed. Jobbet indebærer også hyppige rejser og uregelmæssige arbejdstider (weekender, helligdage og nat).

Eventplanlæggerens kvaliteter

Eventplanlæggeren skal være alsidig: han skal nemlig animere, ledsage, rådgive i det daglige … Han skal også udvise alsidighed og tålmodighed, have en vis fleksibilitet i sindet. Men der kræves også mange andre kvaliteter af ham:

• kreativitet & originalitet: Det er et erhverv, hvor ideen tæller. Eventplanlæggeren skal udvise kreativitet og originalitet i sine forslag til eventplanlægning for at fastholde kundens opmærksomhed og for at gøre indtryk under arrangementet.
• Reaktivitet & autonomi: Koldblodighed til styring af de sidste detaljer, modstandsdygtighed over for stress og fairplay, alle væsentlige kvaliteter for en god eventplanlægger.
• Relationelle og redaktionelle færdigheder: Han skal vide, hvordan man udveksler, sammensætter og “arbejder med” folk i sit professionelle miljø, men ikke kun! Et godt forhold er afgørende. Stærke skrivefærdigheder er også afgørende, fordi han er ansvarlig for at kommunikere omkring eventplanlægningen.
• Rigor & sans for detaljer: Nul-fejl! Virksomhedens image afhænger af arrangementets gengivelse. Vi skal være strenge og ikke lade nogen detalje. Derudover skal du have sans for prioriteringer og vide, hvordan du optimerer din tid og dine handlinger.

Rollen som eventplanlægger

Den vigtigste rolle er at organisere arrangementer i B2B eller B2C, der giver virksomheder mulighed for at handle, undersøge partnere og skabe forbindelser med sine medarbejdere. Du skal administrere organiseringen, promovere begivenheden, administrere invitationer, cocktails, måltider, indkvartering, administrere reservation af mødelokaler, organisere konferencer. En sådan eventprojektleder kan også deltage i virksomhedens interne kommunikationsprojekter ved at organisere interne salgskonkurrencer, incitamentsrejser, firmaaftener … en rigtig dirigent, der er i stand til at tilpasse sig til alle publikum, interne eller eksterne til virksomheden. !

Eventorganisatoren har også til opgave at styre gennemførelsen af arrangementet, fra søgning efter ideer til steder, aktiviteter, animationer …, der vil få arrangementet til at blive en succes, op til organisationsplanlægningen af interventioner og udbydere på D-dagen, alt sammen i henhold til et budget, der er fastlagt på forhånd.

Funktioner ved event management

Dets første mål er at finde de originale og/eller atypiske ideer, der vil være repræsentative for arrangementets mål. Arrangementet vil være meget forskelligt for et forretningsmøde eller en givende aften eller for en årlig virksomhedskonference.

Når den generelle idé eller temaet er defineret, er eventprojektlederens opgave at finde alle de tilpassede tjenesteudbydere, som vil være i stand til at opfylde de definerede specifikationer.

En kompetent eventarrangør skal også demonstrere en enorm lydhørhed og en bemærkelsesværdig tilpasningsevne. Hvis vi kunne genoverveje professionen som eventarrangør, kunne vi omdøbe faget til “håndtering af det uventede”. For de uforudsete er talrige.

På dagen for arrangementet havde den cateringvirksomhed, der var bestilt til lejligheden, en strømafbrydelse: alle de produkter, der er opbevaret på bekostning, kan ikke længere bruges. Arrangøren skal sørge for en nødløsning, og det skal ske hurtigt, for de 300 gæster på dørtærsklen virker allerede sultne.

Jobbet kræver derfor også en enorm ro kombineret med ubarmhjertig stresshåndtering. Selvhjælp er også velkommen, når det gælder om at indfri de gigantiske forventninger fra en kunde, der har et temmelig latterligt budget. I dette tilfælde er System D din bedste ven.

Hvad er karrieremulighederne inden for job som eventplanlægger

Eventplanlægning er en ret bred branche, så du kan udøve faget inden for en række forskellige strukturer, der åbner op for forskellige muligheder for job som eventplanlægger. Eventplanlæggeren kan f.eks. slutte sig til et agentur for events eller kommunikation, en kommunikationspol inden for en stor virksomhed (sjældnere) eller integrere eventtjenesten i en lokal myndighed.

For at gøre karriere inden for events kræves en vigtig beslutsomhed. Arrangøren af events har ikke faste skemaer. I løbet af organisationsperioden giver hun al sin tid til arrangementets succes. Ofte bestilt på meget kort tid, kræver arrangementet kontinuerlig involvering fra en eventmanager. Glem dine aftener og weekender til at nyde en drink med veninderne eller til at bruge tid på at se tv-film.

Eventen venter ikke. Den skal være klar og leveres til tiden og på en upåklagelig måde. På D-dagen skal arrangøren naturligvis være på stedet for at sikre, at tingene forløber gnidningsløst. Når arrangementet er overstået, synes hun, at hun endelig kan ånde lettet op. Men det er forkert, det er nu nødvendigt at analysere resultaterne i forhold til målene, at evaluere kundens tilfredshed og at konsultere de genererede spin-offs.

Organisator af events er derfor en eventplanlægger job eller profession, der kræver et betydeligt antal færdigheder og engagement. Svært at fastsætte en gennemsnitsløn for denne type erhverv, fordi det vil afhænge af typen og størrelsen af den virksomhed, hvor det udføres. Onisep vurderer dog den gennemsnitlige løn for en nybegynder på dette område til 2200$+ brutto.

Konklusion

Efter at have læst denne artikel bør du fokusere på følgende færdigheder og opgaver:

1. Organiser arrangementer, der lever op til dine kunders forventninger;
2. Sæt mål, der er specifikke, målbare og realistiske;
3. Organiser arrangementer, der vil blive husket;
4. Planlæg dine arrangementer effektivt;
5. Vælg professionelt stedet for din begivenhed;
6. Sæt en markedsføringskampagne op til din begivenhed;
7. Kontroller alle parametre, herunder dem, der reguleres af den gældende lovgivning;
8. Led og motiver dit team;
9. Evaluer virkningen af din begivenhed.