Direktionsassistenter spiller vigtige roller i en virksomhed, fordi de er lederens venstre hånd (eller kvinde)!

En succesfuld direktionsassistent vil gå ud over det sædvanlige for at sikre, at virksomheden er på vej i den rigtige retning ved at sikre, at den leder, som de assisterer, er på toppen af alting og lidt til.

I denne artikel vil vi dække:

• Arbejdsbeskrivelsen for en ledelsesassistent
• Den gennemsnitlige løn for en ledelsesassistent
• Hvordan man bliver ledelsesassistent
• Tips til en ledelsesassistent
• Færdigheder for en ledelsesassistent

Arbejdsbeskrivelse for en ledelsesassistent

Hvad laver en ledelsesassistent? Executive assistenter, som også nogle gange kaldes personlige assistenter, spiller en vigtig rolle i en virksomhed, fordi de assisterer en eller flere ledere, f.eks. højtstående embedsmænd, den administrerende direktør eller ejeren af en virksomhed.

Direktionsassistenter ligner administrative assistenter; administrative assistenter har dog tendens til at fokusere på kontorarbejde, mens ledelsesassistenter er ansvarlige for at assistere en ledende medarbejder i virksomheden, normalt med opgaver på højere niveau.

Mens de typer opgaver, som ledelsesassistenter udfører, kan variere fra stilling til stilling, har de alle tendens til at udføre lignende opgaver og pligter på højt niveau.

Disse opgaver kan spænde fra:

• Håndtering af lederens tidsplan
• Repræsentere lederen i opkald og møder, når lederen ikke er til rådighed
• Udarbejdelse og gennemgang af dokumenter
• Håndtering af fortrolige oplysninger
• Produktion af rapporter og præsentationer
• Analyse af data
• Office management opgaver
• Hold øje med medarbejderne, herunder administrative assistenter

Her er et eksempel på en jobbeskrivelse for en ledende assistent fra www.Monster.com:

• Producerer information ved at transskribere, formattere, indtaste, redigere, hente, kopiere og overføre tekst, data og grafik. Sparer lederens tid ved at læse, undersøge og videresende korrespondance; udarbejde breve og dokumenter; indsamle og analysere oplysninger; iværksætte telekommunikation.
• Holder lederens tidsplan ved at planlægge og planlægge møder, konferencer, telekonferencer og rejser.
• Repræsenterer lederen ved at deltage i møder i lederens fravær; taler på lederens vegne.
• Begynder gæster og kunder ved at hilse på dem personligt eller i telefonen; besvarer eller videresender forespørgsler.
• Holder kundernes tillid og beskytter driften ved at holde oplysninger fortrolige.
• Fuldfører projekter ved at tildele arbejde til kontorpersonale; følger op på resultaterne.
• Udarbejder rapporter ved at indsamle og analysere oplysninger.
• Sikrer oplysninger ved at foretage sikkerhedskopiering af databaser.
• Sørger for historiske referencer ved at udvikle og anvende arkiverings- og genfindingssystemer og registrere drøftelser på møder.
• Holder lagerbeholdningen af kontorartikler ved at kontrollere lagerbeholdningen for at fastslå lagerniveauet; forudse nødvendige forsyninger; vurdere nye kontorprodukter; afgive og ekspedere ordrer på forsyninger; kontrollere modtagelsen af forsyninger.
• Sørger for udstyrs drift ved at opfylde kravene om forebyggende vedligeholdelse; følge producentens anvisninger; afhjælpe fejl; anmode om reparationer; vedligeholde lagerbeholdninger af udstyr; vurdere nyt udstyr og nye teknikker.
• Holder sin faglige og tekniske viden ved at deltage i uddannelsesworkshops, læse faglige publikationer, etablere personlige netværk og deltage i faglige selskaber.
• Bidrager til teamindsatsen ved at udføre relaterede resultater efter behov.

Løn for Executive Assistant

I henhold til www.onetonline.org var medianlønnen for en Executive Assistant i 2016 26,86 dollars i timen eller 55.860 dollars årligt.

Husk, at dette kan variere baseret på års erfaring og hvor man bor, ligesom enhver anden jobstilling.

Hvordan man bliver Executive Assistant

For at blive assistent skal du overveje at få en grad i erhvervslivet eller et relateret område som administrativ støtte eller kontorledelse.

Mindst har executive assistenter normalt en 4-årig grad, men nogle executive assistenter arbejder sig op fra at være en administrativ assistent, eller modtager et certifikat eller en grad fra et toårigt program.

Når man arbejder for større virksomheder, kan man dog have brug for flere års erfaring som ledelsesassistent for at komme i betragtning til stillingen.

Dertil kommer, at ledelsesassistenter kan have brug for viden inden for det område, som de har planer om at arbejde inden for. Hvis de f.eks. planlægger at være ledelsesassistent i et juridisk miljø, skal de være bekendt med juridisk terminologi og procedurer.

Tips til en ledelsesassistent

Søger du efter tips til organisering af ledelsesassistenter? Disse tips vil øge din organisation.

1. Organiser dine e-mails

Som ledelsesassistent skal du ikke kun administrere din egen indbakke, men også din leders indbakke. Dette kan blive overvældende med så mange e-mails, der strømmer til.

Du har sikkert accepteret, at det næsten er umuligt at nå indbakken nul, men der er andre muligheder for at besejre denne udfordring og forenkle den indbakke!

Prioritetsmatrix et værktøj, der giver dig mulighed for at forenkle din indbakke.

Overvej at organisere e-mails i en kvadrantbaseret skabelon med de fire kvadranter mærket:

• Haster: Kræver svar – Det er vigtigt, at du giver disse e-mails din yderste opmærksomhed. Svar på dem hurtigst muligt. Forlad ikke kontoret, uden at denne kvadrant er næsten tom.
• Mindre presserende: Svar – Du er nødt til at besvare disse e-mails på et tidspunkt, men du har større prioriteter i øjeblikket. Det anbefales, at du sætter en forfaldsdato på disse e-mails, så du ikke glemmer dem, da de stadig er vigtige.
• Opfølgninger – Sæt forfaldsdatoer for, hvornår du skal følge op på disse e-mails, da de har en tendens til at glide mellem fingrene.
• Opgaver – Et bestemt sted for de e-mails, der indeholder en liste over opgaver, der skal udføres. Sæt også forfaldsdatoer på disse.

E-mailskabelonen ser ud som følger:

Priority Matrix, er en kvadrantbaseret projektstyringsløsning, der giver dig mulighed for nemt at trække og slippe dine e-mails ind i de ovennævnte kvadranter fra din Outlook-mail. Se Top 5 Templates to Sharpen Your Executive Assistant Skills.

Derfra kan du:

• Sæt en forfaldsdato, så du ved, hvornår du skal svare på den pågældende e-mail eller fuldføre den opgave, der er anført i e-mailen.
• Delegér e-mailen til en leder eller et teammedlem, hvis de er involveret, eller hvis du ønsker, at de skal tage over.
• Brug opgaveikoner til at bestemme, hvilke e-mails der er de vigtigste. Du kan f.eks. sætte et “brand” ved siden af en e-mail, der skal besvares inden for den næste time, eller nummerere dine e-mails ud fra, hvilke der har brug for din opmærksomhed først.

Sådan ville det se ud i Prioritetsmatrix:

Bemærk, at “opgavenavnet” er emnet for e-mailen. Når du klikker på det, vises indholdet af e-mailen under ‘noter’.

Her er en video, der viser, hvordan du administrerer dine opgaver som ledende assistent i Priority Matrix

Importér den skabelon, der vises i videoen, her.

Lær hvordan:

• Priority Matrix Email Integration hjælper
• INTEGRERER WINDOWS OG MAC PRIORITY MATRIX INBOX MED DIN EMAIL

1. Lav morgendagens to-do liste inden du forlader kontoret

Spild ikke tiden! Før du går ud af kontoret, skal du lave en to-do-liste over de opgaver, som du skal fokusere på i morgen, mens alt er frisk i dit hoved. De ekstra 5-10 minutter, du bruger på at gøre dette, vil helt sikkert betale sig, når du kommer ind på kontoret om morgenen, fordi du vil have en god idé om, hvor du står.

Det sikrer, at du ikke spilder tiden, fordi du ved, hvad der har højeste prioritet, og hvad der skal have dit fokus først.

1. Visualiser, hvad du VIL opnå

Når du går ind på kontoret, skal du starte din dag med målet for øje.

Tag dig 5 minutter til at tænke over, hvilke resultater du skal opnå i dag. SÅ tænk over, hvilke opgaver der vil hjælpe dig med at nå dertil.

Op dette tidspunkt skal du revidere din to-do-liste fra aftenen før og sikre dig, at alle dine opgaver på den er på det rigtige sted.

1. Brug et værktøj

For at forblive organiseret kan du overveje at bruge en onlineplatform eller projektstyringssoftware til at holde både dig og dit team opdateret.

En vidunderlig projektstyringsløsning for ledende assistenter er Priority Matrix, det samme værktøj, der er nævnt i tip nr. 1, til at hjælpe dig med dine e-mails.

I Priority Matrix kan du holde styr på opgaver, e-mails og dokumenter på ét sted. Derudover kan du læse detaljerede rapporter, så du kan sikre dig, at dit team er på rette spor, eller at dit team ikke gør fremskridt, så du kan gribe ind med det samme.

Sådan kan du bruge Priority Matrix sammen med din chef:

• Den chef kan uddelegere opgaver direkte til dig via platformen (hvilket gør dig til “ejer”), hvilket betyder, at du altid ved, hvad du skal gøre! Hvis der er spørgsmål, kan I chatte inden for opgaven, så du hurtigt kan henvise til den senere. Ikke flere forvirrende e-mail-tråde eller misforståelser om ansvarsområder!

• Når du får en e-mail fra din leder, kan du trække og slippe den ind i din e-mailskabelon i Priority Matrix, så du ikke mister overblikket over den, hvilket hjælper dig med at administrere dine e-mails mere effektivt.
• Generer en rapport over alt det, du har afsluttet hver dag, så din leder forstår præcis, hvad der er blevet udført.

• Håndter din tid bedre ved hjælp af vores prioriteringsskabeloner, eller opret dine egne. Gør din leder glad og bliv en superperformer!

• Foregrib din leders behov. Hvis du kan se, at han/hun har en hel dag med møder, skal du have et måltid mad fra hans/hendes yndlingsrestaurant klar. Hvis han/hun leder et stort møde om morgenen, så bestil bagels og kaffe på forhånd, før du selv har spurgt.

Du kan også øge den overordnede organisation, fordi alt er samlet på ét sted.

Har din chef et vigtigt opkald i morgen? Indstil en advarsel i Priority Matrix for at minde ham/hende en time før.

Vil du se, om der er noget vigtigt i gang i morgen eller i den følgende uge? Åbn Priority Matrix-masterlisten for at få et overblik over alt, hvad der foregår, og filtrer den efter den periode, du ønsker at fokusere på.

1. Hold en database

Hold gode optegnelser over en række steder, f.eks. hoteller og restauranter, som din leder tidligere har besøgt. Sørg for at gemme kontaktoplysninger som telefonnumre og adresser samt et område, hvor der står, om han/hun var glad for sin sidste oplevelse.

Sådan kan du gøre, hvis din leder leder leder leder efter et sted at bo i L.A. område, kan du finde frem til de hoteller, som han/hun tidligere har boet på, og foretage nogle opkald!

Du kan holde styr på disse oplysninger i et Excel-regneark, Microsoft Access eller endda Priority Matrix.

Færdigheder som executive assistant

• Kommunikationsevner: Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner er afgørende på dette område, uanset om du taler i telefon, skriver en e-mail eller giver udtryk for en mening.
• Tidsstyringsevner: Man skal være i stand til at prioritere for at afgøre, hvor tiden er bedst brugt, ikke kun til sin stilling, men også til den leder, man arbejder for.
• Organisering: Med filer og oplysninger, der flyder overalt, skal man være i stand til at udvikle en strategi for at holde alt på sin plads.
• Multitaskingevner: Man skal være i stand til at udvikle en strategi for at holde alt på sin plads: Med så meget, der foregår, er det sandsynligt, at du bliver nødt til at tage dig af flere opgaver på én gang.
• Problemløsning: Planer, strategier og tidsplaner ændrer sig – det er din opgave at reagere hurtigt og være modstandsdygtig og finde de bedste alternativer, når disse ændringer opstår.
• Uafhængig: Besidder uafhængighed til at få dit eget arbejde gjort, sikre, at din leder er på rette spor, samt de teammedlemmer, som du fører tilsyn med.
• Proaktiv: Du skal tænke langt ind i fremtiden, så du kan træde til, når der er behov for det.
• Detaljeorienteret: De små ting betyder virkelig noget – slåfejl, ændringer i tidsplanen og selv den mindste oplysning om, hvordan lederen skal klæde sig på til et kommende marketingmøde – så du skal have et øje for selv de mindste detaljer.
• Teknologi: En ledelsesassistent skal have kendskab til prioriteringssoftware, præsentationssoftware, grafiksoftware, Microsoft Office osv.
• Ledelse: En ledelsesassistent skal have kendskab til prioriteringssoftware, præsentationssoftware, grafiksoftware, Microsoft Office osv.
• Ledelse: En Executive Assistant er ofte leder folk, så man skal være i stand til at træde frem og få teamet på sporet.