Når du sælger på kredit, er der aldrig en garanti for, at kunden vil betale dig til tiden. Faktisk er en ud af tre amerikanere forsinket med at betale deres gæld. I stedet for at satse på rettidige kundebetalinger skal du planlægge det værste. Og overvej at opkræve et gebyr for forsinket betaling fra forsinkede kunder for at genvinde dine tab.
Hvis kunderne betaler for sent, har du måske ikke penge nok til at betale dig selv. Ifølge en undersøgelse skærer 79 % af ejerne af små virksomheder ned på deres løn, når kunderne ikke betaler.
Som nogle gange, når en kunde ikke vil betale, har du ikke penge nok til at dække din gæld, hvilket kan resultere i gebyrer for forsinket betaling for din virksomhed. Hvis du indfører en politik for forsinket betaling, kan det hjælpe dig med at komme ud af denne cyklus ved at modvirke forsinkede betalinger og give dig en ekstra likviditetspude.
Hvad er et gebyr for forsinket betaling?
Et gebyr for forsinket betaling er et ekstra gebyr, som kreditorerne lægger på en debitors regning, hvis debitor ikke betaler sin gæld inden forfaldsdatoen. Ved at lægge morarenter på en kundes regning tilskynder man ham til at betale sin gæld til tiden. Forsinkede betalinger kan skyldes, at kunderne har glemt deres frist eller ikke har penge nok til at dække deres gæld.
Virksomheder kan opkræve gebyrer for forsinket betaling, når de yder kredit til kunder. Hvis du sælger til kunder på kredit, kan du opkræve gebyrer for forsinket betaling. Og hvis du køber varer på kredit, kan dine leverandører opkræve gebyrer for forsinket betaling.
Hvor meget er gebyrer for forsinket betaling?
Beløb for gebyrer for forsinket betaling varierer. Du kan opkræve et fast beløb eller en procentdel af kundens regning.
Du kan f.eks. pålægge et ekstra gebyr på 10 $ pr. 30 dages forsinkelse. Eller du kan opkræve 2 % af kundens regning pr. måned.
I nogle stater er det begrænset, hvor meget du kan opkræve i gebyrer for forsinket betaling. Sørg for at tjekke din stat for at få flere oplysninger.
Sådan opkræver du et gebyr for forsinket betaling
Det at opkræve et gebyr for forsinket betaling kan fremskynde kundernes betalinger og forbedre små virksomheders likviditetsstyring. Men hvis du ønsker at opkræve kunderne effektivt for en forsinket betaling, skal du have en organiseret plan.
Brug følgende trin til at opkræve renter ved forsinket betaling af fakturaer.
Opret en politik for forsinket betaling
Før du kan opkræve kunderne et gebyr for forsinket betaling, skal du have en politik på plads. På den måde kender de deres forpligtelser og frister.
Udarbejd en virksomhedens betalingspolitik, der omhandler de leverede tjenester eller varer, betalingsfrister, acceptable betalingsformer og dine politikker for tidlig eller forsinket betaling.
Din politik for forsinket betaling skal bruge et klart og tydeligt sprog. Den skal fortælle kunderne, hvilke foranstaltninger du vil træffe, hvis betalingerne ikke bliver betalt til tiden.
Ind din politik for forsinket betaling skal du oplyse, hvor meget gebyrer for forsinket betaling er ved at angive enten en procentdel eller en fast sats. Vurder, hvad du bør opkræve ved at se på branchens gebyrer for forsinket betaling og konsultere din stat.
Fortæl kunderne om incitamenter og gebyrer på salgsstedet
Det er fint nok at have en officiel politik for forsinket betaling, men du skal også informere kunderne om den.
Når kunderne foretager køb på kredit, skal du gennemgå dine betalingsbetingelser, herunder eventuelle incitamenter til tidlig betaling og gebyrer for forsinket betaling. Hvis du fortæller kunderne om din politik, kan du undgå overraskelser og beskytte din virksomhed.
Det kan fungere fint som en afskrækkende foranstaltning mod forsinket betaling, hvis du tilbyder en rabat ved tidlig betaling, hvilket er en prisnedsættelse, som kunderne får, hvis de betaler tidligt.
Gennem at tale om dine rabatter for tidlig betaling og gebyrer for forsinket betaling ved kunderne, at de vil betale mindre end deres forpligtelser, hvis de betaler tidligt, og mere, hvis de betaler sent.
Indfør oplysninger om forsinket betaling på fakturaer
Når du fakturerer dine kunder, skal du sørge for at angive, hvornår forfaldsdatoen er. Når du medtager forfaldsdatoen på din faktura, har du to muligheder:
- Forfaldsdato: XX/XX/XXXXXX
- Netto # (f.eks. netto 30)
Hvis du skriver forfaldsdato, kan det gøre fristen mere tydelig for kunderne. Dette angiver den nøjagtige dato, hvor betalingen skal forfalde.
Net viser kunderne, at betalinger skal ske inden for et bestemt antal dage. For eksempel betyder Netto 30, at kunderne har 30 dage fra fakturadatoen til at betale deres gæld.
Send påmindelser med anmodning om betaling
Hvor du opkræver en forsinket betaling, bør du minde kunderne om deres gæld.
Du kan sende en påmindelse om betaling via e-mail eller almindelig post. Ifølge en FICO-undersøgelse foretrækker 36 % af kunderne at modtage påmindelser om forsinket betaling via e-mail.
Det at sende betalingspåmindelser vil ikke kun tilskynde kunderne til at betale, men det vil også fungere som bevis for, at kunden burde have kendt til sin gæld.
Betalingspåmindelser informerer kunderne om de varer eller tjenester, de har modtaget, det skyldige beløb og forfaldsdatoen. Send betalingspåmindelser, efter at du har faktureret kunden og før fristen.
Du kan f.eks. sende en betalingspåmindelse en uge før forfaldsdatoen.
Opret en aldringsrapport for tilgodehavender
For at opkræve et gebyr for forsinket betaling skal du vide, hvilken kunde der har en forfalden betaling. Opret en rapport om forældede debitorer for at spore ubetalte kundefakturaer.
Rapporten om forældede debitorer indeholder en liste over kunder, de samlede beløb, de skylder dig, forfaldne betalinger og hvor meget de forfaldne saldi er (f.eks. 1-30 dage forfaldne). Din rapport viser dig også det samlede beløb, som din virksomhed skylder dig.
Din rapport om aldrende debitorer bør se således ud:
Du kan bruge din rapport om aldrende debitorer til at bestemme, hvilke kunder du skal kontakte, og hvor meget et gebyr for forsinket betaling du skal opkræve.
Send et brev om forsinket betaling
Når kunderne ikke har overholdt deres betalingsfrist, kan du anvende gebyret for forsinket betaling. Send et brev om forsinket betaling, hvori du meddeler kunden, at hans betaling er for sent på den.
I dit brev om forsinket betaling skal du forklare, hvornår forfaldsdatoen var. Oplys om de forfaldne fakturaomkostninger og deres nye ansvar. Forklar, om deres gebyr for forsinket betaling vil stige, hvis de ikke betaler inden for et bestemt antal dage. Du kan også overveje at vedlægge en kopi af deres originale faktura til reference.
Dit brev om forsinket betaling kan også indeholde oplysninger om oprettelse af en betalingsplan. Nogle kunder, der ikke er i stand til at betale deres gæld, kan vælge en betalingsplan, f.eks. ved at betale et aftalt beløb pr. måned.
Indlæg kontaktoplysninger i dit brev om forsinket betaling. På den måde kan kunden kontakte dig for at foretage en betaling eller oprette en betalingsplan.
Du kan også overveje at nå ud til kunderne om deres gebyr for forsinket betaling ved at ringe til dem. Ifølge FICO-undersøgelsen sagde 27 % af respondenterne, at de er mere tilbøjelige til at reagere på en levende kontakt vedrørende en forsinket betaling.
Søger du efter en enkel måde at spore ubetalte fakturaer på? Patriots online regnskabsprogram gør det muligt at fakturere et ubegrænset antal kunder og spore dine tilgodehavender. Få din gratis prøveversion nu!
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for yderligere oplysninger, klik her.