Det er en af de mest almindelige udfordringer, jeg hører fra mine klienter, at bedømme et teammedlems præstationer. De er ikke tilfredse med resultaterne, og de har svært ved at vurdere medarbejderens præstation. Dette kan føre til, at man undgår en vigtig samtale, indtil tingene bliver så slemme, at der må gribes ind. Inden da er chancen for bedring lille.

I de fleste af disse tilfælde mangler der en enkel ting. Afstemning med medarbejderen om de forventede resultater, som de skal producere. Nogle gange er forventningerne blevet skrevet ned, men medarbejderen forstår dem ikke helt. Endnu vigtigere er det, om de forstår, hvordan deres præstationer vil blive vurderet.

Virkningen af uklare medarbejderforventninger

Her er nogle af de problemer, jeg observerer, når medarbejdernes forventninger ikke er klare og aftalt:

• Usikkerhed om, hvad der skal arbejdes med. Dette kan være foruroligende eller føre til frustration senere, når resultaterne ikke rammer plet. Det føles som et “hent mig en sten”-scenarie. De arbejder hårdt, men kan tilsyneladende aldrig gøre chefen tilfreds.
• Manglende evne til at vurdere præstationer over tid. Manglen på klare forventninger er kilden til mange ubehagelige overraskelser i sidste øjeblik. Efterhånden som tiden går, er personen mere tilbageholdende med at bede om en præcisering af frygt for at se dum ud.
• Nedsat evne til at coache den anden person, fordi vedkommende ikke ved, at han/hun ikke lever op til forventningerne. Ved at give vejledning tidligt opbygges der tillid, og lederen kan påtage sig rollen som coach.
• Lederen påtager sig arbejdet i stedet, fordi det er lettere at gøre det selv. Dette er meget almindeligt, når lederne er utilfredse med præstationen. Dette reducerer lederens kapacitet til at udføre andre opgaver og fratager også medarbejderen magt.

Enkle metoder til at tydeliggøre medarbejdernes forventninger

De ovennævnte problemer er alle meget smertefulde og tidskrævende at løse. Nu er den gode nyhed, at alternativet er enkelt og ikke kræver meget tid eller kræfter. Her er seks bedste praksisser til at fastlægge klare og aftalte forventninger med dine medarbejdere:

• Skab målene i fællesskab sammen. Du har nogle ting, der skal nås, men tillad en vis fleksibilitet i definitionen af dem. Opmuntre medarbejderen til at tilføje deres sprog. Spørg dem, hvad de vil tilføje for at skabe mere værdi og gøre det mere meningsfuldt.
• Vær klar over, hvad der er og ikke er til forhandling. F.eks. kan den endelige færdiggørelsesdato være fastsat, men er der fleksibilitet, når de foreløbige leverancer skal være klar?
• Aftal enkle indikatorer, der illustrerer, hvordan succes ser ud, og sørg for, at de er tydelige for begge parter. Undgå jargon og tilstræb enkle hverdagsbeskrivelser af, hvordan succes ser ud. Hvis det er muligt, skal der opstilles mål, der viser fremskridt i forhold til målet, så tidlige problemer kan opdages og løses.
• Forklar, hvorfor resultatet er vigtigt for at skabe engagement. Bare fordi du ved, hvorfor målet er vigtigt, ved andre det måske ikke. Hvis årsagen ikke er klar, risikerer det at blive endnu et punkt på en allerede lang “at gøre”-liste.
• Lyt til og svar på medarbejderens spørgsmål og bekymringer. De er måske ikke selvsikre, og din rolle er at coache dem i, hvordan de skal gøre det. Modstå fristelsen til at træde ind og tage over. Som nævnt ovenfor er den adfærd ikke til gavn for nogen.
• Tjek regelmæssigt ind på fremskridt. Afsæt dedikeret 1:1 tid til at gennemgå målene og de fremskridt, der er gjort. Hvis du blander disse gennemgange med andre, måske mere presserende ting, vil det udvande fokus.

Højtydende ledere sætter og aftaler klare forventninger og giver regelmæssig feedback om deres præstationer. Hvis du ikke har gjort dette godt, kan jeg ikke komme i tanke om en vigtigere handling at begynde nu.