Tips til opbygning af en jobbeskrivelse for virksomhedsejere

En veldefineret jobbeskrivelse er afgørende for at maksimere præstationen, men meget få CEO’er har en jobbeskrivelse for virksomhedsejere for deres eget job! De fleste af os har taget os tid til at udvikle en solid og gennemtænkt jobbeskrivelse for vores medarbejdere, men ikke for os selv! Virksomhedsejerens job er alt for ofte det mest udefinerede og dårligt dokumenterede job i virksomheden!

Når vi udarbejder detaljerede jobbeskrivelser for hver enkelt person i vores organisation, hvor vi tager hensyn til, hvad de er gode til, og hvad de nyder at lave; skaber vi engagerende og udfordrende roller for alle andre. Ofte bliver virksomhedsejerens jobbeskrivelse til “at gøre det, som alle andre ikke har lyst til at gøre, eller som de ikke er gode til!” Det er ikke rigtigt! Hvis du ikke griber tøjlerne og tager kontrol over din tid og gør dig selv ansvarlig og ansvarlig for din virksomheds vigtigste succesfaktorer, gør du ikke dit arbejde!

Hvis du har en jobbeskrivelse for virksomhedsejeren, kan du også hjælpe med at bekæmpe følelsen af, at du er ansvarlig for alting. Hvis du er ansvarlig for alt, så er du i virkeligheden ansvarlig for ingenting. Du har brug for ansvarlighed, ligesom dine teammedlemmer har. Der er ting, som ingen andre kan (eller vil) gøre, hvis du ikke gør dem – og nogle af disse ting er afgørende for din virksomhed. Hvis du gør alting, så presser det hastende det vigtige ud, og du får aldrig gjort det meste af det, du skal gøre.

Når du laver en jobbeskrivelse for dig selv, bliver det klart, hvilke opgaver du skal uddelegere for at få succes. Selvfølgelig er der i en lille virksomhed, der lige er startet op, ikke altid holdmedlemmer til at udføre hver enkelt opgave. Alle, især virksomhedsejeren, skal have flere kasketter på. Men når din virksomhed oplever vækst, bliver det nødvendigt at ansætte teammedlemmer og uddelegere ansvar og arbejdsopgaver.

Det er her, tingene begynder at blive vanskelige! Ja, du kan udføre jobbet bedre end dem, men hvilke opgaver udfører du ikke, mens du udfører deres opgaver? En jobbeskrivelse fortæller os ikke bare, hvad vi skal gøre, men den fortæller os også, hvad vi ikke skal gøre. Når en virksomhedsejer f.eks. betaler regningerne, selv om han har en bogholder, mindsker han ikke blot bogholderens tillid, men han fjerner også sig selv fra sine egne vigtige ansvarsområder. Dette skaber ikke blot ineffektivitet, men kan også føre til utilfredshed og frustration blandt teammedlemmerne. Den bedste måde at vise dine medarbejdere, at du har tillid til deres evner, er ved at lade dem gøre deres arbejde.

Hvad indeholder virksomhedsejerens jobbeskrivelse?

Når du arbejder på en jobbeskrivelse for den administrerende direktør/direktør/indehaver, er her nogle væsentlige elementer, der skal indgå:

Forretningsejeren skal fastlægge strategien.

En virksomhedsejers opgave er at definere fremtiden ved at skabe en vision og kommunikere denne vision til teamet. Du er nødt til at have et synspunkt om, hvor markedet og din virksomhed er på vej hen. Dette synspunkt omfatter, hvordan du er anderledes end dine konkurrenter, og hvordan du sandsynligvis vil få succes. Når du ved, hvor du vil hen, skal du bestemme, hvordan du vil nå dertil, og opstille en plan. Det er det, strategi er; vi vil bestige den bakke, og dette er hvordan og hvorfor.

Når en virksomhed begynder at miste relevans (f.eks. tv-antenneproducenter eller producenter af dvd-juvelhylstre!), må ejeren se det og ændre retning. Når ny konkurrence eller innovation ryster markedet, er ejeren nødt til at planlægge det næste skridt. Det er virksomhedsejerens opgave at tage fat på tingene i gode og dårlige tider og holde virksomheden på rette spor. De er lederne af deres virksomhed.

Forretningens strategi er ejerens væsentlige opgave, og ingen andre kan gøre det. Men det betyder ikke, at de skal gøre det alene. De kan (og bør) inddrage deres nøglemedarbejdere og rådgivere i processen. Ikke desto mindre vil teamet, efter at al snakken og alle de gode idéer er blevet lagt på bordet, kigge på virksomhedsejeren for at træffe en beslutning.

Forretningsejeren skal våge over kulturen og brandet.

Der er en berømt historie inden for HP om Bill Hewlett. Legenden fortæller, at Bill besøgte en fabrik på en lørdag og fandt laboratoriets lagerområde låst. Bill opfordrede altid sine ingeniørmedarbejdere til at tage udstyr med hjem i weekenden for at udføre eksperimenter på egen hånd – denne eksperimentelle passion var et af HP’s definerende principper og en af deres hemmeligheder for stor innovation og til at tiltrække de bedste folk. Det fortælles, at han straks gik ned til vedligeholdelsesafdelingen, tog en boltsaks og klippede hængelåsen af laboratoriets lagerdør. Derefter efterlod han en seddel, som blev fundet mandag morgen: “Du må aldrig låse denne dør igen. Tak, Bill.”

Individuelle personer i organisationen har måske ikke det store overblik, som virksomhedsejeren har. De kan ikke se, hvordan deres individuelle handlinger bidrager til eller forringer organisationens unikke karakter. Det er virksomhedsejerens opgave at definere og vedligeholde denne unikke karakter. Virksomhedsejeren skal – igen med hjælp fra sine vigtigste teammedlemmer – opstille organisationens formål og værdier, som han ønsker, at teammedlemmerne, kunderne og samfundet skal se dem.

Virksomhedsejeren skal ansætte, uddanne og udvikle virksomhedens vigtigste teammedlemmer.

Du kan ikke være overalt. Nogle gange skal dine teammedlemmer interagere med dine kunder eller arbejde på produkter eller tjenester, der skal ud til dine kunder. Efterhånden som din virksomhed vokser sig større, vil dette ske mere og mere. For at sikre, at disse vigtige teammedlemmer arbejder og behandler folk på samme måde, som du ville gøre det, skal de håndudvælges af dig! Du er nødt til personligt at føre tilsyn med deres uddannelse og udvikling. Selvfølgelig ikke hvert eneste minut, men kvaliteten af resultatet er dit job.

Disse teammedlemmer er vigtige brikker i skabelsen af fællesskab og kultur i din virksomhed og i opretholdelsen af dens effektivitet. Og der er noget, som kun du som virksomhedsejer har, som de skal “fange”. De skal forstå og være i stand til at leve efter dine værdier for at kunne fungere i dit sted.

Der er næppe noget en virksomhedsejer kan gøre, der vil skabe en mere varig værdi for virksomheden end at vælge og uddanne de rigtige nøgleholdsmedlemmer.

Forretningsejeren er den mest effektive sælger for virksomheden.

Det er ikke alle virksomhedsejere, der er gode sælgere, og succesfulde virksomheder vil vokse til et punkt, hvor ejeren ikke kan lukke alle salg, eller endog alle store salg. Jeg har dog gang på gang set, at virksomhedsejere kan lukke salg, som selv den bedste sælger ikke kan. Der er noget ved den troværdighed, der ligger i at høre oplysninger direkte fra virksomhedsejeren – den, hos hvem pengene stopper – som kan lukke svære salg.

Mange virksomhedsejere er den bedste sælger for deres virksomhed, og de skal stræbe efter en tid, hvor der vil være andre, der udfylder den rolle bedre. Nogle virksomhedsejere ønsker at ansætte sælgere, så snart de har råd til dem. Men selv om man helt sikkert får gode resultater med fremragende sælgere, får man også en unik og uvurderlig indsigt ved at sidde i øjenhøjde med kunderne og lytte til deres problemer og bekymringer. Bare det at vise, at du bekymrer dig nok til at bruge tid med dem og lytte til dem, kan lukke mange aftaler.

Hvordan får jeg det hele gjort?

Først skal du starte med at fokusere på nogle få ting. Jeg har foreslået blot 4 ting, som bør optage størstedelen af din tid, nemlig strategi, kultur og brand, ansættelse og uddannelse samt salg. Måske kan du ikke gøre det helt så enkelt, men du bør starte der! Find de ting, som kun du kan gøre, eller som du er unikt kvalificeret og begavet til. Resten skal uddelegeres eller outsources!

Når du er færdig, så tag et kig på alle de ting, du gør i øjeblikket. Er der nogle opgaver, der ikke passer ind i denne jobbeskrivelse? Lav en “stop doing-liste” og overdrag disse ansvarsområder til en anden. Som virksomhedsejer skal du være sikker på, at du ved, hvad dit job som “virksomhedsejer” indebærer. Hvis du ikke har en klar idé om, hvad dine ansvarsområder er, så har du noget at tænke dig om – og en jobbeskrivelse at skrive.