Ei ole harvinaista, että yrityksen omistajilla on projekteja, joita heillä ei yksinkertaisesti ole kaistanleveyttä tai asiantuntemusta hoitaa itse. Kyse voi olla tuotteen käyttöönotosta, markkinointikampanjasta tai uuden teknologian integroinnista. Kun otetaan huomioon näiden projektien rajallinen laajuus ja pituus, ei ehkä ole järkevää palkata uusia kokoaikaisia työntekijöitä.

Mutta itsenäiselle urakoitsijalle maksaminen ei ole sama asia kuin tavalliselle työntekijälle maksaminen. Toisin kuin työntekijät, itsenäiset urakoitsijat ovat itsenäisiä ammatinharjoittajia, määräävät palkkansa ja voivat neuvotella maksuvaihtoehdoista ja aikatauluista. Myös itsenäisten urakoitsijoiden verovaikutukset eroavat työntekijöistä.

Tässä artikkelissa tarkastellaan kustannustehokkaimpia tapoja maksaa palkkaa urakoitsijoille ja noudattaa samalla verotusta. Jokaisella tässä artikkelissa käsitellyllä maksutavalla on ainutlaatuinen yhdistelmä vahvuuksia ja heikkouksia, ja sen päättäminen, mikä on sinulle paras, alkaa olosuhteidesi arvioinnista.

Mitä kannattaa ottaa huomioon ennen kuin valitset, miten maksat urakoitsijoillesi

Päätöksenteko siitä, miten urakoitsijoillesi kannattaa parhaiten maksaa palkkaa, riippuu monista tekijöistä. Tärkeimpiä niistä ovat verot, palkkaamiesi urakoitsijoiden määrä, kuinka usein ja kuinka paljon maksat heille ja missä he sijaitsevat.

Miten käsitellä veroja?

Toisin kuin työntekijät, itsenäiset urakoitsijat maksavat omat veronsa. Urakoitsija toimittaa palkkaavalle yritykselle W-9-lomakkeen (joka on samanlainen kuin W-4-lomake, jonka työntekijät täyttävät), ja vuoden lopussa palkkaava yritys laatii ja lähettää 1099-NEC-lomakkeen (joka tunnettiin aiemmin nimellä 1099-MISC-lomake) urakoitsijalle, jotta tämä voi toimittaa sen veroihinsa.

Prosessi on yksinkertainen, mutta on tärkeää, että W-9-lomakkeen tiedot ovat oikein ja että urakoitsija on luokiteltu asianmukaisesti. Virheet, kuten väärä veronmaksajan tunnistenumero, voivat johtaa ennakonpidätykseen, joka edellyttää, että palkkaava yritys pidättää tuloveron kyseiselle urakoitsijalle maksetuista palkoista. Virheellinen luokittelu voi myös tulla kalliiksi, joten muista tarkistaa IRS:n ohjeet ennen palkkauspäätösten tekemistä.

Miten monta urakoitsijaa aiot palkata?

Mitä enemmän urakoitsijoita palkkaat, sitä työläämmäksi palkanlaskenta tulee. On tärkeää varautua tähän etukäteen, koska sinun on laadittava verolomakkeita, seurattava työtunteja ja/tai projekteja ja suoritettava maksut kullekin henkilölle. Muista, että urakoitsijat voivat neuvotella siitä, miten heille maksetaan, joten teoriassa jokainen urakoitsija voisi neuvotella erilaisen maksutavan. Tästä voi tulla nopeasti hallinnollinen painajainen, joten on tärkeää, että sinulla on selkeä käsitys siitä, kuinka monta henkilöä aiot palkata, ennen kuin neuvottelet maksuehdoista ja -tavoista.

Miten usein (ja kuinka paljon) aiot maksaa urakoitsijoillesi?

Erilaisilla maksumuodoilla on erilaiset kustannusrakenteet, joten on tärkeää ymmärtää, kuinka paljon maksuja maksat urakoitsijoillesi ja kuinka usein aiot maksaa. Sanotaan esimerkiksi, että sinun on maksettava urakoitsijalle 50 000 dollarin kertamaksu. Saattaa olla järkevää tehdä tilisiirto, jonka siirtomaksu on 30 dollaria. Jos kuitenkin maksat urakoitsijalle 2 000 dollaria viikossa 25 viikon ajan, sinulta veloitetaan 30 dollaria joka kerta. Tämä maksaa sinulle 750 dollaria siirtomaksuina sopimuksen keston aikana.

Missä urakoitsijasi sijaitsee?

Joskus saatat joutua palkkaamaan ulkomailla työskentelevän itsenäisen urakoitsijan. Tässä skenaariossa valuuttakurssit tulevat kyseeseen. Riippuen siitä, miten maksat näille työntekijöille, maksuista voi tulla kalliita, puhumattakaan ylimääräisestä turvallisuusongelmasta.

Näiden näkökohtien perusteella tarkastellaan kuutta parasta tapaa maksaa itsenäisille urakoitsijoille.

Kuusi parasta tapaa maksaa itsenäisille urakoitsijoille

Sekit

Todennäköiset ja hyväksi havaitut sekit ovat yksinkertaisia, suhteellisen halpoja, eikä sovellukseen tai rahansiirtopalveluun tarvitse rekisteröityä. Yksinkertaisuudestaan huolimatta niillä on kuitenkin joitakin haittapuolia.

Sekit ovat hitaita. Kun shekki on kirjoitettu, se on postitettava vastaanottajalle, vastaanottajan on sitten talletettava se pankkitililleen, ja voi kestää jopa 2-5 ylimääräistä pankkipäivää, ennen kuin shekki on selvitetty ja varat ovat saatavilla toimeksisaajan tilillä.

Lisäksi varoja ei ole taattu. Tämä saa urakoitsijat usein varovaisiksi hyväksymään shekkejä uudelta yritykseltä, jota he eivät tunne. Katteettomasta sekistä voi aiheutua heille maksuja pankilta sekä maksun viivästyminen.

Yksi sekkien huomiotta jääneistä epäkohdista on turvallisuus. Vaikka vastaanottajan ei tarvitse jakaa pankkitietojaan, shekin myöntäjän pankkitilitiedot tulostetaan suoraan shekille.

Kaiken kaikkiaan shekit ovat edelleen halpa ja luotettava maksutapa, mutta koska ne eivät ole turvallisia ja niiden käsittelyaika on hidas, ne kannattaa varata kertaluonteisiin tilanteisiin, joissa toistuvat maksut eivät ole tarpeen.

ACH-siirrot

ACH-siirrot ovat yleisin työnantajan ja työntekijän välinen maksumuoto (eli suora talletus). Vaikka urakoitsijat eivät ole työntekijöitä, heille voidaan tehdä kertaluonteisia tai toistuvia ACH-siirtoja samalla tavalla. Tämä on erityisen kätevää, jos käytät ohjelmistoa, joka voi automatisoida toistuvia maksuja.

Lisäksi ACH-siirrot ovat paperittomia ja siten suhteellisen turvallisia. Urakoitsijan on jaettava pankkitilitietonsa palkkaavan yrityksen kanssa, mutta useimmat ihmiset ovat tyytyväisiä tähän, sillä jokainen, joka on saanut suoran talletuksen, on käynyt tämän prosessin läpi ennenkin.

Luottokortit

Luottokorttimaksut ovat toinen nopea ja helppo tapa maksaa urakoitsijoille. Luottokorttien viehätysvoima tulee ensisijaisesti niiden turvallisuudesta. Luottokortit tarjoavat suojakerroksen pitämällä pankkitilitietosi yksityisinä ja erillään päivittäisistä maksutapahtumista.

Lisäksi, koska maksat luotolla, sinulla on mahdollisuus riitauttaa ja ratkaista virheelliset maksutapahtumat vaarantamatta varsinaisia rahojasi. Ja kun kyse on virheellisistä tai vilpillisistä veloituksista, luottokorttiyhtiöt ovat yleensä halukkaampia ratkaisemaan riidat nopeasti ja kattavat usein veloituksen kokonaissumman, kunnes asia on ratkaistu. Monet yritykset menevät vielä askeleen pidemmälle tarjoamalla asiakkailleen nollapetosvastuuta.

Voidakseen maksaa urakoitsijalle luottokortilla, urakoitsijalla on kuitenkin oltava kauppiastili pankissaan tai muussa kauppiaspalvelussa, kuten Squaressa, joten tämä ei ole aina mahdollista.

Lankasiirrot

Lankasiirrot ovat yksi parhaista vaihtoehdoista, kun nopeus on ensiarvoisen tärkeää. Jos sinun on suoritettava maksu nopeasti, tilisiirto on yksi nopeimmista tavoista saada varat käyttöön.

Vaikka kansainväliset tilisiirrot voivat kestää muutaman päivän, kotimaan tilisiirrot käsitellään yleensä 24 tunnin kuluessa. Tällä nopeudella on kuitenkin hintansa. Kotimaisista ja kansainvälisistä tilisiirroista peritään yleensä lähettäjältä ja vastaanottajalta maksut. Kotimaisten tilisiirtojen maksut ovat keskimäärin 15-20 dollaria vastaanottajalle ja 20-30 dollaria lähettäjälle. Kansainväliset siirrot maksavat vielä enemmän.

Tärkeintä ennen tilisiirron aloittamista on se, kuinka hyvin tunnet vastaanottajan ja luotat häneen. Kun varat on siirretty vastaanottajan tilille, sitä on paljon vaikeampi perua. Tämä pätee erityisesti kansainvälisiin tilisiirtoihin.

Lyhyesti sanottuna tilisiirtoja tulisi varata vain aikarajoitteisiin maksuihin. Pienissä tai rutiininomaisissa maksuissa tilisiirtoihin liittyvät suhteellisen korkeat kustannukset ja riskit tekevät niistä vähemmän houkuttelevia kuin muut tähän mennessä tarkastelemamme vaihtoehdot.

Online-maksujärjestelmät

Online-maksujärjestelmät ovat toinen loistava vaihtoehto yritysten omistajille. Paypal, maailman johtava verkkomaksujärjestelmä, johtaa ehdottomasti joukkoa. Se on käytettävissä yli 200 maassa, ja sillä on yli 300 miljoonaa aktiivista käyttäjää.

Paypalia kehutaan sen turvallisuudesta, koska se pitää henkilökohtaisen pankkitilisi erillään suorittamastasi maksutapahtumasta. Paypal linkittyy pankkitiliisi, joten voit siirtää varoja näiden kahden välillä. Jos haluat maksaa toiselle Paypal-käyttäjälle, siirrät vain varat pankkitililtäsi Paypal-tilillesi ja käsittelet sitten tapahtuman. Vastaanottaja saa varat Paypal-tililleen ja voi sitten siirtää varat pankkitililleen.

Voidaksesi käyttää Paypalia kaupallisessa ympäristössä urakoitsijasi tarvitsee kuitenkin Paypal-liiketoimintatilin, joten Paypalin valitseminen on kätevää vain, jos urakoitsijalla on jo sellainen käytössä. Jos hänellä kuitenkin on tili, Paypal tuottaa automaattisesti 1099-K-lomakkeen vuoden lopussa, jolloin säästyt 1099-NEC-lomakkeen lähettämiseltä.

On syytä huomata, että jos aiot suorittaa usein tai suuria kansainvälisiä maksuja urakoitsijoille, muut järjestelmät, kuten Xoom (jonka Paypal omistaa) ja Transferwise, saattavat olla kustannustehokkaampia vaihtoehtoja. Nämä alustat hoitavat valuutanvaihdon ja voivat osoittautua halvemmiksi kuin Paypalin käyttö. Jos haluat tutustua näihin palveluihin tarkemmin, katso Transferwise vs. Xoom -vertailu.

Tilitoimisto-ohjelmistot

Vaikka tämä ei välttämättä ole maksutapa, on syytä huomauttaa, että kirjanpito-/palkanlaskentaohjelmistojen käyttäminen on erityisen kätevää, jos palkkaat useita urakoitsijoita. Kirjanpitoohjelmistot, kuten Quickbooks ja Intacct, ovat tehokkaita työkaluja, jotka integroituvat muihin järjestelmiin seurannan, laskutuksen, verovalmistelun ja maksujen automatisoimiseksi. Nämä alustat vähentävät hallintokustannuksia pitämällä kaiken yhdessä paikassa ja automatisoimalla tehtäviä, jotka muuten suoritettaisiin manuaalisesti.