Yhdysvaltalainen työyhteisö on muuttunut merkittävästi sen jälkeen, kun perhe- ja sairauslomalaki (Family and Medical Leave Act, jäljempänä ”FMLAlaki”) hyväksyttiin yli 25 vuotta sitten. Teknologian, kuten sähköpostin, pikaviestisovellusten, kannettavien tietokoneiden ja matkapuhelinten, kaikkialle levinnyt käyttö on tehnyt kotoa käsin työskentelystä tavallisempaa ja hämärtänyt rajaa kodin ja työelämän välillä. Joillakin aloilla ja joissakin työkulttuureissa esimiehet odottavat, että työntekijät ovat tavoitettavissa lähes kaikkina vuorokauden aikoina, jopa silloin, kun he ovat hyväksytyillä vapaapäivillä. Työntekijöiden tarve vastata työnantajan tiedusteluihin toimiston ulkopuolella ollessaan on vieläkin todennäköisempää, kun työntekijöillä on arvokasta institutionaalista tietoa yrityksen liiketoiminnasta tai asiakkaista, jota työnantaja tarvitsee.

Vaikka työntekijän tavoitettavuus voi olla vain osa nykyaikaista työpaikkaa, FMLA-suojan piiriin kuuluvalla virkavapaalla olevaan työntekijään ottaminen yhteyttä voi johtaa työnantajan väitteeseen, joka koskee FMLA-suojaan puuttumista. FMLA-vapaalla olevat työntekijät eivät kuitenkaan ole täysin palomuurissa kaikelta yhteydenpidolta. Kuten eräässä tuomioistuimessa todettiin, ”satunnaisten puheluiden vastaanottaminen työstä lomalla ollessaan on ammatillista kohteliaisuutta, joka ei kumoa tai häiritse työntekijän FMLA-oikeuksien käyttämistä”. Milloin FMLA-vapaalla olevan työntekijän tavoittaminen on siis häirintää?

Taustaa FMLA-vapaan häirintävaateista

FMLA-vapaan perusteella työntekijät saavat yleensä enintään 12 viikkoa palkatonta vapaata muun muassa oman tai perheenjäsenen vakavan terveydentilan hoitamiseksi ja vastasyntyneen tai adoptoidun lapsen hoitamiseksi vuoden kuluessa syntymästä tai adoptiopaikasta. Se tarjoaa työntekijöille myös enintään 12 viikkoa palkatonta lomaa asepalveluksesta johtuviin hyväksyttäviin pakottaviin olosuhteisiin ja enintään 26 viikkoa palkatonta lomaa vakavasta vammasta tai sairaudesta kärsivän palveluksessa olevan henkilön hoitamiseksi.

Voidakseen varmistaa, että työntekijät voivat tehokkaasti käyttää FMLA:n mukaisia oikeuksiaan, FMLA:n mukaan työnantajan on ”lainvastaista häiritä, rajoittaa tai kieltää työntekijän FMLA-oikeuksien käyttämistä tai sen yrittämistä”. Työntekijän on osoitettava, että 1) hänellä on oikeus FMLA-vapaaseen, 2) hänen työnantajansa on puuttunut tähän etuuteen ja 3) tämä puuttuminen on aiheuttanut vahinkoa, jotta hän voi esittää FMLA-vapaaseen puuttumista koskevan vaatimuksen. FMLA-lainsäädännössä ei määritellä, minkälaiset toimet ovat puuttumista. Säännöksissä ainoa esimerkki puuttumisesta on ”työntekijän lannistaminen tällaisen loman käyttämisestä”. Kuten eräs tuomioistuin totesi, ”raja häirintää merkitsevien yhteydenottojen ja sellaisten yhteydenottojen välillä, jotka eivät merkitse häirintää, on häilyvä”.

Milloin yhteydenotot johtavat FMLA-vapaaseen puuttumiseen

On selvää, että työntekijän vaatiminen tekemään työtä FMLA-vapaan aikana puuttuu työntekijän suojattuihin lomaoikeuksiin, mutta ei ole selvää, milloin vähemmän raskaat pyynnöt, kuten tietopyynnöt, ovat sallittuja. Tuomioistuimet ovat yleensä katsoneet, että ”vähäiset” työhön liittyvät yhteydenotot, kuten soittaminen FMLA-vapaalla olevalle työntekijälle asiakkaan yhteystietojen pyytämiseksi, työpaikan uutisten päivittämiseksi, avainten ja salasanojen pyytämiseksi työnantajan laitteisiin ja tiloihin tai hallinnollisista tiedoista keskustelemiseksi, eivät ole puuttumista FMLA-vapaaseen. Jos näiden yhteydenottojen tarkoitus ”rajoittuu institutionaalisen tietämyksen välittämiseen uudelle henkilöstölle tai suoritettujen tehtävien päättämiseen, työnantajat eivät riko FMLA:ta soittamalla tällaisia puheluita”.

Rajan ylittäminen ”vähämerkityksellisistä” yhteydenotoista siihen, että FMLA-vapaalla olevaa työntekijää vaaditaan ”työskentelemään”, riippuu useimmiten siitä, kuinka paljon aikaa työntekijältä vaaditaan työnantajan pyyntöön vastaamiseen. Yleissääntönä voidaan todeta, että mitä enemmän aikaa työntekijältä kuluu työnantajan pyyntöön vastaamiseen, sitä todennäköisemmin tällainen yhteydenotto nousee FMLA-vapaaseen puuttumisen tasolle. Jos työnantajan pyyntö edellyttää työntekijältä vain pääsyä helposti saatavilla oleviin tietoihin, jotka ovat tärkeitä työnantajan toiminnalle, tuomioistuimet ovat yleensä katsoneet, että yhteydenotto on vähäinen. Esimerkiksi eräs tuomioistuin katsoi, että työnantaja ei puuttunut työntekijän FMLA-lomaan, kun hänen tilapäinen sijaisensa ja esimiehensä otti häneen lyhyesti yhteyttä saadakseen hänen tehtäviinsä liittyviä perustietoja, kuten tiettyjen asiakirjojen sijainnin. Toisessa tilanteessa työntekijä ei voinut esittää FMLA-vapaaseen puuttumista koskevaa vaatimusta, joka liittyi hänen työtovereidensa ja esimiestensä yhteydenottoihin lomansa aikana, kun yhteydenottojen tarkoituksena oli saattaa hänet ajan tasalle lomajuhlista, pyytää häntä antamaan asiakkaiden yhteys- ja tilitietoja sekä pyytää tietoja hänen terveydentilastaan ja päivämäärästä, jolloin hän aikoi palata lomalta. Tuomioistuin katsoi, että nämä olivat vähämerkityksisiä yhteydenottoja, joissa pyydettiin ”perustietoja asiakkaista” tai päivitettiin työntekijän tietoja ”työtapahtumista”. Tuomioistuin piti merkittävänä sitä, että kukaan työnantajalla ei ollut kertonut työntekijälle, että hänen oli työskenneltävä FMLA-vapaan aikana, tai vaatinut häntä vastaamaan saamiinsa sähköposteihin tai puheluihin.

Sen sijaan yhteydenotot, jotka liittyvät työntekijän tavanomaisiin työtehtäviin tai jotka vaativat huomattavan paljon aikaa, kuten työntekijän pyytäminen laatimaan muistio tai järjestämään tapahtumia asiakkaalle, ylittävät todennäköisesti rajan, joka johtaa FMLA-vapaan luvattomaan häiritsemiseen. Esimerkiksi eräs liittovaltion piirituomioistuin totesi, että työnantaja saattoi puuttua työntekijän FMLA-vapaaseen pyytämällä häntä ”suorittamaan 20-40 tuntia työtä” ja jatkamalla ”soittamista ja sähköpostin lähettämistä hänelle, jossa häntä vaadittiin suorittamaan työtehtäviä, mukaan lukien sääntöjen noudattamista koskevien tapausten päivittäminen, turvallisuustarkastushankkeen tarkistaminen ja tiedostojen tuominen toimistoon”.

Silloinkin, kun työntekijä tekee FMLA-vapaan aikana enemmän kuin vähämerkityksistä työtä, se ei välttämättä synnytä kanteen kohteena olevaa häiriövaatimusta, jos työntekijä tekee työtä vapaaehtoisesti. Esimerkiksi Eight Circuit Court of Appeals totesi, että työnantaja ei puuttunut lääkäriassistentin FMLA-vapaaseen pyytämällä häntä suorittamaan tehtäviä kotoa käsin, kuten vastaamaan sähköposteihin ja potilaspuheluihin, hoitamaan reseptien täydennyksiä ja tarkistamaan laboratoriokokeita. Tuomioistuin totesi päätelmässään, että työntekijä ei koskaan ilmaissut varauksia työn tekemistä kohtaan ja että hän itse asiassa etsi keinoja, joilla hän ei käyttäisi maksettua vapaa-aikaansa loppuun. Tuomioistuin totesi, että hänen esimiestensä ohjeet työskennellä kotoa käsin loman aikana lähestyivät puuttumisen rajaa, mutta varsinaista puuttumista ei tapahtunut, koska työntekijä ei pystynyt osoittamaan, että ”pyynnöt olivat hänen työsuhteensa ehto tai että niiden noudattaminen ei ollut muuta kuin vapaaehtoista.”

Jossain tapauksissa työnantajan voi olla tarpeen ottaa yhteyttä FMLA-vapaalla olevaan työntekijään tai haastatella häntä, kun kyse on työpaikalla tehtävästä tutkimuksesta, jossa tutkitaan hänen käyttäytymistään, tai kun työntekijää tarvitaan todistajaksi. Tällaisissa tapauksissa tuomioistuimet ovat yleensä katsoneet, että työnantajat voivat ottaa yhteyttä työntekijöihin rajoitetussa tarkoituksessa täyttääkseen tutkintavelvoitteensa, mutta ne eivät voi pakottaa tai vaatia työntekijöitä osallistumaan. Esimerkiksi Fourth Circuit Court of Appeals -tuomioistuin katsoi, että työnantaja ei riko FMLA-sopimusta vaatimalla FMLA-vapaalla olevaa työntekijää osallistumaan kokoukseen, joka liittyy meneillään olevaan tutkintaan, joka koskee kyseisen työntekijän epäasiallista käytöstä. Kyseisessä tapauksessa työntekijällä, koulun apulaisrehtorilla, oli diagnosoitu posttraumaattinen stressihäiriö, ja hän jäi FMLA-vapaalle sen jälkeen, kun hän oli joutunut fyysiseen yhteenottoon oppilaan kanssa. Loman aikana johtokunta pyysi häntä osallistumaan kurinpitoa edeltävään konferenssiin, joka liittyi työntekijän ja oppilaan väliseen välikohtaukseen. Työntekijä väitti, että konferenssi puuttui hänen lomaansa, koska se pakotti hänet työskentelemään loman aikana. Tuomioistuin oli eri mieltä ja totesi, että ”kertaluonteinen konferenssi oli laillinen osa meneillään olevaa tutkimusta.” Työnantajien kannalta erityisen valaisevaa on, että neljännen piirin muutoksenhakutuomioistuin totesi:

On varmasti totta, että minkä tahansa toimielimen tutkintaprosessit ovat alttiita väärinkäytöksille, mutta tässä tapauksessa pöytäkirjamerkinnät osoittavat, että kyseessä oli vakiomenettely, jonka aikana Adamsille myönnettiin asianmukainen oikeudenkäynti jokaisessa vaiheessa. Adams ei kiistä sitä, että johtokunnalla oli oikeus suorittaa oma tutkimuksensa tammikuun 19. päivän välikohtauksesta. Koulupiirien on usein ryhdyttävä tämänkaltaisiin tutkimuksiin, tai ne joutuvat kohtaamaan syytöksiä ja oikeusjuttuja siitä, etteivät ne ole tutkineet viipymättä väitteitä opettajien epäasiallisesta yhteydenpidosta oppilaisiin tai koulupiirin toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Kurinpitoa edeltävä konferenssi oli osa tutkinta- ja kurinpitoprosessia, jota Adams ei ole riittävästi yhdistänyt runsaaseen FMLA-lomaansa, eikä Adamsin ja hänen asianajajansa osallistumisen pyytäminen tähän prosessiin merkinnyt luvatonta puuttumista Adamsin FMLA-lomaan. Adams ei myöskään koskaan vastustanut tai pyytänyt lykkäystä, jota hän ei saanut.

Toisaalta eräs kalifornialainen liittovaltion piirituomioistuin katsoi, että työnantajan vaatimus työntekijän osallistumisesta työpaikkatutkimukseen saattoi olla FMLA-vapauteen puuttumista. Kyseisessä tapauksessa työntekijä väitti, että työnantaja odotti lähes vuoden sen jälkeen, kun työntekijä oli ensimmäisen kerran esittänyt syytökset, suorittaakseen tutkimuksen, ja työnantaja syytti työntekijää yhteistyöhaluttomuudesta, kun tämä kieltäytyi osallistumasta tutkimukseen FMLA-lomansa vuoksi. Tuomioistuin päätteli, että nämä väitteet voivat tukea päätelmää, jonka mukaan työnantaja käytti tutkimusta estääkseen kantajaa pitämästä FMLA-vapaata lain vastaisesti.

Käytännöllisiä johtopäätöksiä

FMLA:n tarkoituksena on yleisesti ottaen antaa työntekijöille mahdollisuus pitää vapaata työstä perhe- ja sairaustarpeidensa tyydyttämiseksi ilman, että he joutuvat pelkäämään työpaikkansa olevan vaarassa. Se asettaa työnantajille velvollisuuden varmistaa, että työntekijät voivat käyttää lomaa tällaisiin tarkoituksiin. Vaikka voi olla täysin perusteltu tarve ottaa yhteyttä FMLA-vapaalla olevaan työntekijään, työnantajien on toimittava varovaisesti, jotta he eivät häiritse työntekijän suojattua lomaa. Ilman selkeää ohjeistusta sen määrittämiseksi, milloin yhteydenotto voi olla FMLA-vapaaseen puuttumista, työnantajien olisi harkittava seuraavia yleisiä ohjeita mahdollisen riskin pienentämiseksi:

• Välttää yhteydenottoa FMLA-vapaalla oleviin työntekijöihin, ellei se ole välttämätöntä. Jos asia voi odottaa työntekijän paluuta, on parempi olla ottamatta yhteyttä työntekijään.
• Jos otat yhteyttä FMLA-vapaalla oleviin työntekijöihin, pyydä heiltä vain perustietoja, jotka eivät edellytä aikaa vievien tehtävien suorittamista tai sellaisten tietojen hakemista, jotka eivät ole helposti saatavilla. Yhteydenottojen tulisi yleensä olla erityistarkoituksiin tarkoitettuja ja luonteeltaan rajattuja.
• Jos työntekijä vastustaa yhteydenottoa, ota vastalauseet vakavasti. Pyydä sisäistä tai ulkopuolista lakimiestä tarkistamaan, onko yhteydenottojen jatkaminen suositeltavaa.
• Kouluttakaa henkilöstöhenkilöstöä ja esimiehiä siitä, mitkä yhteydenotot ovat sopivia työntekijän ollessa lomalla.

Dokumentoi kaikki vuorovaikutustilanteet FMLA-vapaalla olevien työntekijöiden kanssa, mukaan lukien se, onko yhteydenotto ollut työntekijän vai työnantajan aloitteesta ja suostuiko työntekijä vapaaehtoisesti vastaamaan pyyntöön.

*Kiitämme kiitollisena Victoria Dalcourt Anglea tämän artikkelin valmistelussa antamastamme avusta.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Katso Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (viitaten Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d, 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); ks. myös O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (jossa todettiin, että FMLA-vapaan aikana kantajalle lähetetyt sähköpostit, joissa häntä pyydettiin allekirjoittamaan ja palauttamaan paperit, olivat ”de minimis” eivätkä ”olennaisesti häirinneet hänen lomansa pitämistä”).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (todeten, että työnantajan toistuvat pyynnöt avainten ja salasanojen saamiseksi ”eivät ole häiritsevämpiä kuin vaatimus pitää työnantaja ajan tasalla sairausloman tilanteesta tai muutoin noudattaa tavanomaisia työnantajasääntöjä, jotka koskevat ilmoittamista.”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (katsoen, että koululautakunnan aloittama yhteydenotto ylitirehtöörin kanssa, jossa pyydettiin erittelyä hänen vapaapäivistään, ei noussut kanteen kohteena olevan puuttumisen tasolle).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); ks. myös Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (”Summaarista tuomiota varten tuomioistuimet ovat vetäneet rajan yhtäältä ei-häiritsevien viestien, kuten lyhyiden puhelinsoittojen, vastaanottamisen, joissa työntekijää pyydetään välittämään institutionaalista tietämystä tai omaisuutta ammatillisena kohteliaisuutena, ja toisaalta vaatimuksen, jonka mukaan työntekijän on suoritettava tehtäviin liittyviä töitä tai tuotettava työtuotetta, välille.”).”).”

Vrt. Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (tapausten kokoaminen). Ks. Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *10 (S.D. Tex. 12.1.2015) (evättiin summaarisen tuomion antaminen, kun kantaja väitti, että työnantaja ”jatkoi hänen työnsä jakamista” FMLA-loman aikana).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d, 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. at 684 (E.D. Va. 2018); ks. myös Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi.., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, at *7 (N.D. Ill. 29.1.2018) (jossa hylättiin työnantajan hakemus summaarisesta tuomiosta, kun kantaja, opettaja, esitti valaehtoisen todistuksen, jossa hän väitti, että rehtori otti häneen yhteyttä hänen FMLA-vapaansa aikana ja muun muassa halusi nopean vastauksen kysymykseen siitä, miten päästä käsiksi tiettyihin opetusstandardeihin, pyysi hätätapauksessa oppituntisuunnitelmia koko loman ajaksi ja ohjasi kantajaa julkaisemaan oppilaiden arvosanat vaadittua aikaisemmin); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. 28.2.2006) (jossa hylättiin työnantajan hakemus summaarisen tuomion antamisesta, kun esimies soitti kantajalle toistuvasti työhön liittyvillä kysymyksillä ja vaatimuksilla tavalla, jonka hän koki häiritseväksi, esimies pyysi kantajan perheenjäseniä suorittamaan työhön liittyviä tehtäviä, kantaja pyysi henkilöstöosastoa ja esimiestä pyytämään, että esimies lopettaisi yhteydenpidon häneen ja esimies rohkaisi muitakin työtovereitaan ottamaan yhteyttä kantajaan); McConnell v. Swifty Transp., Inc., No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), s. *22-23 (S.D. Ohio 29.7.2005) (jossa katsottiin, että kantajan väite FMLA:n häirinnästä riitti selviytymään summaarisesta tuomiosta, kun kantaja väitti, että kaksi työtoveria oli soittanut hänelle ja pyytänyt häntä suorittamaan työhön liittyviä tehtäviä ja että yksi työtoveri oli käynyt hänen luonaan kahdesti, ja että hän oli ottanut yhteyttä toisiinsa, mitä kantaja luonnehti häirinnäksi).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs.., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *3, *10 (S.D. Tex. 12.1.2015) (evättiin summaarinen tuomio, kun kantaja väitti, että työnantaja ”jatkoi hänen työnsä jakamista” FMLA-loman aikana).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (jossa Eighth Circuit totesi, että FMLA sallii työntekijöiden tehdä vapaaehtoisesti töitä loman aikana).

Id. at 1154.