Useimmat yritykset käyttävät Gmailia tai Outlookia työpaikan sähköpostin hallintaan. 13 % julkisista yrityksistä käyttää Office 365:tä tai G-Suitea (entinen Google Apps). Loput 87 % käyttää näiden kahden yhdistelmää tai yksityistä sähköpostiasetusta.

Jotkut yritykset valitsevat Googlen tai Microsoftin, koska ne suosivat toisen pilvitoimistopakettia – joka sisältää kalenterit sekä taulukkolaskennan ja asiakirjojen yhteistoiminnallisuuden – toisen sijaan. (Vertailimme Office 365:tä ja G-Suitea toisessa postauksessa.)

Mutta jos käytät muita tuottavuustyökaluja ja päätät Gmailin tai Outlookin välillä pelkästään sähköpostia varten, haluat valita sen, joka auttaa sinua nopeuttamaan työnkulkuasi. Gmail asetti alun perin riman korkealle, ja Microsoft selvästi huomasi sen. Ottaen huomioon Outlookin vuoden 2016 päivityksen, se on nyt paremmin varustautunut kilpailemaan kuin koskaan.

Tässä on viisi peliä muuttavaa eroa Gmailin ja Outlookin välillä.

Kustannukset ja tallennustila

Hankkiaksesi Gmailin tai Outlookin yrityksellesi voit ladata sen yhdessä muiden siihen liittyvien pilvipohjaisten toimistopakettien kanssa, esim.eli G-Suiten tai Microsoft Office 365:n.

G-Suite tarjoaa kaksi hintaa sähköpostille sekä muita yrityssovelluksia, kuten Kalenteri, Google Docs ja Google Sheets. Viidellä dollarilla käyttäjää kohti kuukaudessa saat 30 Gt Gmailin ja Googlen muiden toimistosovellusten välillä. Toisella 5 dollarilla per henkilö voit päivittää yritystilisi rajattomaan tallennustilaan kaikilla näillä alustoilla.

Outlook tarjoaa useita eri paketteja, mutta niiden halvin paketti (Office 365 Enterprise E1) nimeää 50 Gt nimenomaan postilaatikkoosi ja 1 TtB muuhun linkitettyyn pilvitoimistopakettiin.

Outlookin halvimmalla Enterprise-paketilla saat paljon enemmän tilaa kauttaaltaan kuin Gmaililla.

Kun kyse on tallennustilasta ja hinnasta, Outlook on selvä voittaja.

Pisteet: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Haku Saapuneet-kansiossa

Oletko koskaan huomannut, että kirjoitat sähköpostia ja sinun täytyy samalla viitata vanhaan sähköpostiin?

Gmailin avulla voit etsiä vanhoja sähköposteja kirjoittaessasi uusia sähköposteja, mutta se on kömpelöä. Menetät viestien esikatselukuvat, päivämäärät ja suurimman osan etsimästäsi aiheesta.

Vaikka ottaisitkin käyttöön postilaatikkosi kaksoiskuvanäkymän (Asetusten ”Labs”-välilehdellä olevan ”Preview Pane” -kohdan kautta), näkymäsi on silti estynyt. Et voi säätää Saapuneet-kansion, uuden viestin tai hakupalkin kokoa, jotta näkisit ne kaikki samanaikaisesti.

Outlookin uusien viestien prosessi on siistimpi, vaikka sekään ei ole täydellinen. Outlookin oletusarvoinen postilaatikko on kaksoispaneeli, ja näkymä postilaatikkoon katkeaa edelleen. Kun haet vanhempia kohteita, näet silti koko kuvan uudesta viestistäsi.

Jos haluat mieluummin nollata yhden tehtävän sähköpostissasi, voit säätää Outlookin niin, että se on yksiruutuinen, kuten Gmailin oletus. Mene vain Asetukset-kuvakkeeseen, valitse ”Näyttöasetukset” ja napsauta ”Piilota lukuruutu.”

Mitä tahansa määritteletkin Gmailin tai Outlookin näytön, Outlook helpottaa vanhojen sähköpostiviestien etsimistä uusia sähköpostiviestejä kirjoittaessasi.

Pisteet: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Kalenteri-integraatiot

Kummallakaan alustalla ei ole todellista ratkaisua, jonka avulla voit tarkastella kalenteriasi ja sähköpostiasi rinnakkain.

Kaikki Gmail ja Outlook synkronoivat tapahtumat kalenterisi kanssa, mutta kumpikaan ei anna sinun tarkastella kalenteriasi ja postilaatikkojasi samaan aikaan, yhdellä välilehdellä. Kun napsautat Outlookin työkalupalkkia, siirryt erilliseen kalenteri-ikkunaan.

Toisaalta, kun napsautat Gmailissa Kalenteri-painiketta, se pitää postilaatikkosi auki ja lisää uuden ikkunan (tai välilehden), jossa kalenterisi on.

Kumpikaan Gmailista ja Outlookista ei sovellu hyvin usean ikkunan katseluun. Ainakin Gmailissa voit tarkastella kalenteria ja sähköpostia samanaikaisesti, vaikkakin eri ikkunoissa.

Pisteet: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Käyttäjäkokemus (UX)

Postilaatikon estetiikka on subjektiivista, mutta sillä on merkitystä. Jos tuijotat taustavalaistua tietokoneen näyttöä koko päivän, ainoa tapa välttää silmiesi vakavaa rasitusta on säätää kaikkien laitteidesi kirkkaustasoa.

Se pätee myös sähköpostiin. Mitä enemmän voit räätälöidä postilaatikkosi sen mukaan, mikä rasittaa silmiäsi vähiten, sitä parempi.

(Lukemattomat) sähköpostit

Teksti on Gmailissa suurempaa kuin Outlookissa. Yhdessä lihavoidun ja ei-lihavoidun tekstin selkeän erottelun sekä useimpien mallien kanssa saatavilla olevan postilaatikon varjostuksen kanssa Gmail on yleisesti ottaen silmiäsi hellävaraisempi.

Gmail voittaa lukemattomien sähköpostien mukauttamisen. ”Luetut” sähköpostit näkyvät tummemmalla sävyllä kuin ”lukemattomat”. ”Lukemattomat” sähköpostit erottuvat myös siitä, että niiden lähettäjä ja aihe ovat lihavoituina.

Outlook erottaa nämä toisistaan laittamalla lähettäjän ja aiheen sinisellä. Sekin on lihavoitu, mutta koska teksti on Outlookissa kokonaisuudessaan litteämpää ja pienempää, sinun on silti karsastettava silmiäsi nähdessäsi, onko jokin sähköposti uusi.

Varjostuksen, lihavoinnin ja tekstin koon ansiosta Gmailin estetiikka tekee lukemattomien sähköpostiviestien havaitsemisesta helpompaa kuin Outlookin.

Pisteet: Outlook 2/5, Gmail 1.5/5.

Flagging

Mutta ei vihatakaan Outlookin estetiikkaa. Kun merkitset tärkeän (luetun) sähköpostin, koko rivi sähköpostin ympärillä korostuu keltaisella ja on eri tavalla tummennettu.

Gmail tarjoaa erilaisia merkintäsymboleita, mutta et voi hakea postilaatikkoasi kutakin symbolia kohden (huomaa huutomerkki ja eriväriset tähdet alla). Jos etsit tärkeää luettua sähköpostia, löydät sen todennäköisesti nopeammin Outlookista.

Pisteet: Outlook 2.5/5, Gmail 1.5/5.

Turvallisuus

Gmail on viettänyt suurimman osan elinkaarestaan (eli viimeiset kaksitoista vuotta) turvallisuuden valokeilassa. Se tarjosi kaksivaiheisen todennuksen ennen kuin Microsoft teki sen millekään sähköpostiohjelmalleen. Se tarkoittaa, että jos joku varastaa salasanasi, se ei välttämättä tarkoita, että hän pääsee tilillesi. Kirjautuaksesi sisään sinun on edelleen syötettävä jotain muuta, kuten turvakysymyksiä, verkkokalvoskannaus, kosketustunniste tai turvakoodi.

Outlook 2016:n myötä myös Outlook käyttää kaksivaiheista todennusta. Kun kirjaudut Outlookiin uudella laitteella, Outlook lähettää sinulle turvakoodin henkilöllisyytesi vahvistamiseksi. Kirjautumisessa olet enemmän tai vähemmän tasavertainen Gmailin tai Outlookin kanssa.

Todellinen ero Gmailin ja Outlookin tietoturvan välillä riippuu nykyään siitä, näytetäänkö kuvat automaattisesti.

Gmailin nyrkkisääntö oli lähettää kolmannen osapuolen palvelimen kautta lähetetyt sähköpostit roskapostiin, koska internetin varhaisina aikoina kolmannen osapuolen palvelimia käyttäneet viestit olivat usein. Tämä teki aikoinaan Outlookista ja sitä edeltäneestä Hotmailista haavoittuvaisen.

Mutta nyt, jos olet Gmail-käyttäjä, joka tilaa uutiskirjeitä – tai haluat vain avata kuvan, jonka ystäväsi lähettää sinulle – joudut ottamaan muutaman ylimääräisen askeleen nähdäksesi ne.

Hotmailin tapaan Outlook näyttää kuvia, joten kaikki, mitä valitset nähdäksesi, on alun perin suoraan edessäsi. Microsoft on tullut paremmaksi havaitsemaan mahdollisesti haitalliset viestit, mutta sen oletusarvo on edelleen kuvien näyttäminen.

Mikäli liitetiedostoihin voi liittyä riskejä, on sinun päätettävissäsi, haluatko lisäsuojauksen vai pidätkö sitä hankalana. Jos salasanasi on vahva, tilisi on niin turvallinen kuin teet siitä.

Pisteet: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Voittaja: Outlook on tullut pitkälle

Kumpikin Gmail ja Outlook ovat tehokkaita alustoja. Gmail on halvempi, ja jos olet valitsemassa, mitä toimistopakettialustaa käytät, se on tärkeä seikka. Estetiikkaa lukuun ottamatta saat kuitenkin enemmän vastinetta rahoillesi, jos valitset Outlookin.

Voit käyttää Outlookia jopa offline-työskentelyyn.