Päällikön assistenteilla on tärkeä rooli yrityksessä, koska he ovat johtajan vasen käsi (tai nainen)!

Menestyvä johtajan assistentti tekee kaikkensa varmistaakseen, että yritys on menossa oikeaan suuntaan, varmistamalla, että johtajan, jota hän avustaa, on ajan tasalla kaikesta ja vielä enemmän.

Tässä artikkelissa käsittelemme:

• Päällikköassistentin työnkuva
• Keskimääräinen päällikköassistentin palkka
• Miten päällikköassistentiksi pääsee
• Vinkkejä päällikköassistentille
• Päällikköassistentin taidot

Päällikköassistentin työnkuva

Mitä päällikköassistentti tekee? Johdon assistentit, joita joskus kutsutaan myös henkilökohtaisiksi avustajiksi, ovat avainasemassa yrityksessä, koska he avustavat yhtä tai useampaa johtajaa, kuten korkean tason virkamiehiä, toimitusjohtajaa tai yrityksen omistajaa.

Toimitusassistentit ovat samankaltaisia kuin hallintoassistentit; hallintoassistentit keskittyvät kuitenkin yleensä toimistotyöhön, kun taas toimeenpanevien assistenttien tehtävänä on avustaa yrityksen johtavaa viranhaltijaa yleensä korkeamman tason tehtävissä.

Vaikka toimeenpanevien assistenttien suorittamat tehtävät voivat vaihdella asemasta toiseen, heillä kaikilla on taipumus suorittaa samankaltaisia korkeatasoisia työtehtäviä ja tehtäviä.

Nämä tehtävät voivat vaihdella mm:

• Johtajan aikataulujen hallinta
• Johtajan edustaminen puheluissa ja kokouksissa silloin, kun johtaja ei ole tavoitettavissa
• Dokumenttien valmistelu ja tarkistaminen
• Luottamuksellisten tietojen käsittely
• Raporttien ja esitysten tuottaminen
• Tietojen analysointi
• Toimistonhallintatehtävät
• Henkilöstön jäsenten vahtiminen, mukaan lukien hallintoavustajat

Tässä on esimerkki johdon assistentin toimenkuvasta www.Monster.com:

• Tuottaa tietoa puhtaaksikirjoittamalla, muotoilemalla, syöttämällä, muokkaamalla, hakemalla, kopioimalla ja siirtämällä tekstiä, tietoja ja grafiikkaa. Säästää johtajan aikaa lukemalla, tutkimalla ja ohjaamalla kirjeenvaihtoa; laatimalla kirjeitä ja asiakirjoja; keräämällä ja analysoimalla tietoja; käynnistämällä televiestintää.
• Pitäytyy johtajan tapaamisaikataulussa suunnittelemalla ja aikatauluttamalla kokouksia, konferensseja, telekonferensseja ja matkoja.
• Edustaa johtajaa osallistumalla kokouksiin johtajan poissa ollessa; puhuu johtajan puolesta.
• Toivottaa vieraat ja asiakkaat tervetulleiksi tervehtimällä heitä henkilökohtaisesti tai puhelimitse; vastaa tiedusteluihin tai ohjaa niitä.
• Säilyttää asiakkaiden luottamuksen ja suojaa toimintaa pitämällä tiedot luottamuksellisina.
• Suorittaa projekteja jakamalla töitä toimistohenkilöstölle; seuraa tuloksia.
• Valmistelee raportteja keräämällä ja analysoimalla tietoja.
• Turvaa tietoja tekemällä tietokantojen varmuuskopioita.
• Tarjoaa historiallisia viitteitä kehittämällä ja hyödyntämällä arkistointi- ja hakujärjestelmiä; kirjaa kokouskeskustelut.
• Huolehtii toimistotarvikevarastosta tarkastamalla varastot varastotason määrittämiseksi; ennakoimalla tarvittavia tarvikkeita; arvioimalla uusia toimistotuotteita; tekemällä ja nopeuttamalla tarviketilauksia; varmistamalla tarvikkeiden vastaanotto.
• Varmistaa laitteiden toiminnan suorittamalla ennaltaehkäisevän huollon vaatimukset; noudattamalla valmistajan ohjeita; vianetsinnällä vikojen selvittämiseksi; soittamalla korjaustarpeiden täyttämiseksi; pitämällä yllä tarvikevarastoja; arvioimalla uusia tarvikkeita ja menetelmiä.
• Pitää yllä ammatillista ja teknistä tietämystä osallistumalla koulutusseminaareihin; tutustumalla ammattijulkaisuihin; luomalla henkilökohtaisia verkostoja; osallistumalla ammatillisiin järjestöihin.
• Työskentelee tiimityöskentelyssä suorittamalla asiaan liittyviä tehtäviä tarpeen mukaan.

Päällikköassistentin palkka

Päällikköassistentin mediaanipalkka vuonna 2016 oli www.onetonline.org mukaan 26,86 dollaria tuntipalkka eli 55 860 dollaria vuodessa.

Kannattaa muistaa, että tämä voi vaihdella kokemusvuosien ja asuinpaikan mukaan, kuten mikä tahansa muukin työpaikka.

How to Become an Executive Assistant

Asiamieheksi ryhtyäksesi harkitse tutkinnon hankkimista liiketaloudesta tai siihen liittyvältä alalta, kuten hallinnollisesta tuesta tai toimistohallinnosta.

Minimissään johtavassa asemassa olevilla assistenteilla on yleensä nelivuotinen tutkinto, mutta jotkut johtavassa asemassa olevat assistentit nousevat ylöspäin johtavassa asemassa olevasta hallinnollisesta assistenttina toimimisesta, tai he voivat hankkia todistuksen tai tutkinnon kaksivuotisesta koulutusohjelmasta.

Työskennellessään suuremmissa yrityksissä saattaa kuitenkin tarvita useamman vuoden kokemusta johdon assistenttina, jotta häntä voidaan harkita tehtävään.

Lisäksi johdon assistentit saattavat tarvita tietoa alalta, jolla he aikovat työskennellä. Jos he esimerkiksi aikovat toimia johdon assistenttina juridisessa ympäristössä, heidän on tunnettava juridista terminologiaa ja menettelytapoja.

Vinkkejä johdon assistentille

Etsitkö johdon assistentin järjestämisvinkkejä? Nämä vinkit lisäävät organisointikykyäsi.

1. Järjestä sähköpostisi

Johtajan assistenttina sinun on hallittava paitsi omaa postilaatikkoasi, myös johtajasi postilaatikkoa. Tämä voi käydä ylivoimaiseksi, kun sähköposteja virtaa niin paljon.

Olet luultavasti hyväksynyt, että postilaatikon nollapisteen saavuttaminen on lähes mahdotonta, mutta on kuitenkin muitakin vaihtoehtoja, joilla voit voittaa tämän haasteen ja yksinkertaistaa postilaatikkoa!

Prioriteettimatriisi työkalu, jonka avulla voit yksinkertaistaa postilaatikkoasi.

Harkitse sähköpostien järjestämistä kvadranttipohjaiseen malliin, jossa on neljä kvadranttia, jotka on merkitty seuraavasti:

• kiireellinen: Vaatii vastauksen – On ratkaisevan tärkeää, että annat näille sähköposteille täyden huomiosi. Vastaa niihin ASAP; Älä lähde toimistosta ilman, että tämä kvadrantti on lähes tyhjä.
• Vähemmän kiireellinen: Vastaukset – Sinun on vastattava näihin sähköposteihin lopulta, mutta sinulla on tällä hetkellä tärkeämpiä prioriteetteja. On suositeltavaa, että asetat näille sähköposteille eräpäivän, jotta et unohda niitä, koska ne ovat edelleen merkittäviä.
• Seuranta – Aseta eräpäivät, jolloin sinun on seurattava näitä sähköposteja, koska näillä on taipumus lipsahtaa ohi.
• Tehtävät – Varattu paikka niille sähköposteille, joissa luetellaan tehtäviä, jotka on tehtävä. Aseta myös näille eräpäivät.

Sähköpostimalli näyttää seuraavalta:

Priority Matrix, on kvadranttipohjainen projektinhallintaratkaisu, jonka avulla voit helposti raahata ja pudottaa sähköpostiviestejäsi edellä mainittuihin kvadrantteihin Outlook-sähköpostistasi. Tutustu Top 5 Templates to Sharpen Your Executive Assistant Skills.

Sieltä voit:

• Asettaa eräpäivän, jotta tiedät, milloin sinun on vastattava kyseiseen sähköpostiviestiin tai suoritettava kyseisessä sähköpostiviestissä lueteltu tehtävä.
• Delegoida sähköpostiviestin toimeenpanevalle henkilölle tai tiimin jäsenelle, jos he ovat osallisia tai haluat heidän ottavan sen haltuunsa.
• Tehtäväkuvakkeiden avulla voit määritellä, mitkä sähköpostiviesteistä ovat tärkeimpiä. Voit esimerkiksi laittaa ”tulipalon” sellaisen sähköpostin viereen, johon on vastattava seuraavan tunnin kuluessa, tai numeroida sähköpostit sen mukaan, mitkä tarvitsevat huomiosi ensimmäisenä.

Tältä tämä näyttäisi Prioriteettimatriisissa:

Huomaa, että ”tehtävän nimi” on sähköpostin aihe. Kun napsautat sitä, sähköpostin sisältö on lueteltu kohdassa ’muistiinpanot’.

Tässä on video, jossa näytetään, miten voit hallita johdon assistenttitehtäviä Priority Matrixissa

Importoi videolla näkyvä malli, täällä.

Opi miten:

• Priority Matrixin sähköposti-integraatio auttaa
• INTEGROIDA WINDOWSIN JA MACIN PRIORITY MATRIXIN INBOX SÄHKÖPOSTIIN

1. Tee huomisen tehtävälistan ennen kuin lähdet toimistosta

Älkää hukatko aikaa! Ennen kuin astut ulos toimistosta, laadi tehtävälista tehtävistä, joihin sinun on keskityttävä huomenna, kun kaikki on vielä tuoreessa muistissa. Tähän käyttämäsi ylimääräiset 5-10 minuuttia maksavat varmasti itsensä takaisin, kun astut aamulla toimistoon, koska sinulla on hyvä käsitys siitä, missä tilanteessa olet.

Siten varmistat, ettet tuhlaa aikaa, koska tiedät, mikä on ensiarvoisen tärkeää ja mihin sinun on keskityttävä ensin.

1. Visualisoi, mitä TULET SAAVUTTAMAAN

Kun astut toimistoon, aloita päiväsi päämäärä mielessäsi.

Varaudu 5 minuuttiin miettimään, millaisia tuloksia sinun täytyy saavuttaa tänään. Pohdi SITTEN, mitkä tehtävät auttavat sinua pääsemään tavoitteeseen.

Tässä vaiheessa tarkista edellisillan tehtävälistasi varmistaen, että jokainen siinä oleva tehtäväsi on oikeassa paikassa.

1. Käytä apuvälinettä

Jäitäksesi organisoiduksi harkitse verkkoalustan tai projektinhallintaohjelmiston käyttämistä pitääksesi sinut sekä tiimisi ajan tasalla.

Hieno projektinhallintaratkaisu johdon assistenteille on Priority Matrix, sama työkalu, joka on lueteltu vinkissä nro 1 ja joka auttaa sinua sähköpostien kanssa.

Priority Matrixissa voit seurata tehtäviä, sähköposteja ja asiakirjoja yhdessä paikassa. Lisäksi voit lukea yksityiskohtaisia raportteja, jotta voit varmistaa, että tiimisi on aikataulussa, tai että tiimisi ei edisty, jotta voit puuttua asiaan heti.

Tässä näet, miten voit käyttää Priority Matrixia yhdessä johtajasi kanssa:

• Johtaja voi delegoida tehtäviä suoraan sinulle alustan kautta (jolloin sinusta tulee ”omistaja”), mikä tarkoittaa, että tiedät aina, mitä sinun pitää tehdä! Jos sinulla on kysyttävää, voit keskustella tehtävän sisällä, jotta voit viitata siihen nopeasti myöhemmin. Ei enää sekavia sähköpostiketjuja tai väärinkäsityksiä vastuualueista!

• Kun saat sähköpostiviestin johtajaltasi, voit raahata sen Priority Matrix -sähköpostimalliisi, jotta et hukkaa sitä, mikä auttaa sinua hallitsemaan sähköpostejasi tehokkaammin.
• Luo raportti kaikesta, mitä olet saanut valmiiksi joka päivä, jotta johtajasi ymmärtää tarkalleen, mitä on tehty.

• Hallitse aikaasi paremmin käyttämällä priorisointimallejamme tai luo omia. Tee johtajasi onnelliseksi ja ole supersuorittaja!

• Ennakoi johtajasi tarpeet. Jos näet, että hänellä on täysi kokouspäivä, laita ateria hänen lempiravintolastaan odottamaan. Jos hän johtaa aamulla isoa kokousta, tilaa ne bagelit ja kahvi etukäteen ennen kuin edes kysyt.

Voit myös lisätä yleistä organisointia, koska kaikki on samassa paikassa.

Pomollasi on huomenna tärkeä puhelu? Aseta hälytys Priority Matrixissa muistuttamaan häntä tuntia ennen.

Tahdotko nähdä, onko huomenna tai seuraavalla viikolla meneillään jotain tärkeää? Avaa Priority Matrix -pääluettelo lintuperspektiivistä nähdäksesi kaiken, mitä on meneillään, ja suodata se aikajakson mukaan, johon haluat keskittyä.

1. Pidä tietokantaa

Pitäkää hyvä kirjanpito erilaisista paikoista, kuten hotelleista ja ravintoloista, joissa johtohenkilösi on käynyt aiemmin. Varmista, että säilytät yhteystiedot, kuten puhelinnumerot ja osoitteet, sekä alueen, jossa kerrotaan, oliko hän tyytyväinen viimeisimpään kokemukseensa.

Siten jos johtajasi etsii yöpymispaikkaa L.A.:n alueelta, voit etsiä hotelleja, joissa hän on yöpynyt aiemmin, ja soittaa muutaman puhelun!

Voit pitää kirjaa näistä tiedoista Excel-taulukkolaskentaohjelmassa, Microsoft Accessissa tai jopa Priority Matrixissa.

Executive Assistant Skills

• Communication Skills: Erinomaiset kirjalliset ja suulliset viestintätaidot ovat ratkaisevan tärkeitä tällä alalla, puhuitpa sitten puhelimessa, kirjoitit sähköpostia tai esitit mielipiteesi.
• Ajanhallintataidot: On pystyttävä priorisoimaan ja määrittämään, mihin aikaa käytetään parhaiten, ei vain oman aseman, vaan myös johtajan, jolle he työskentelevät, kannalta.
• Organisaatio:
• Multitasking-taidot: Organisaatio: Kun tiedostoja ja tietoja on kaikkialla, on kyettävä kehittämään strategia, jonka avulla kaikki pysyy paikallaan.
• Multitasking-taidot: Kun niin paljon tapahtuu, on todennäköistä, että joudut hoitamaan useita tehtäviä samanaikaisesti.
• Obgelmanratkaisukyky : Suunnitelmat, strategiat ja aikataulut muuttuvat – sinun tehtäväsi on reagoida nopeasti ja olla joustava ja löytää parhaat vaihtoehdot näiden muutosten tapahtuessa.
• Itsenäinen: Omistat itsenäisyyden saadaksesi oman työsi tehtyä, varmistaaksesi, että johtajasi on aikataulussa, samoin kuin tiimin jäsenet, joita valvot.
• Proaktiivinen: Mielesi tulisi ajatella pitkälle tulevaisuuteen, jotta voit tarvittaessa puuttua tilanteeseen.
• Detail-orientoitunut:
• Tekniikka: Pienillä asioilla on todella väliä – kirjoitusvirheillä, aikataulumuutoksilla ja jopa pikkutiedoilla siitä, miten johtajan on pukeuduttava tulevaan markkinointikokoukseen – joten sinulla on oltava silmää pienimmillekin yksityiskohdille.
• Tekniikka:
• Johtaminen: Johdon assistentilla tulisi olla tietoa priorisointiohjelmista, esitysohjelmista, grafiikkaohjelmista, Microsoft Office -ohjelmistosta jne.
• Johtaminen: Johdon assistentit johtavat usein ihmisiä, joten hänen on pystyttävä nousemaan esiin ja saamaan tiimi raiteilleen.

Päällikkö.