Tiimin jäsenen suorituksen arviointi on yksi yleisimmistä haasteista, joita kuulen asiakkailtani. He eivät ole tyytyväisiä tuloksiin ja heillä on vaikeuksia arvioida työntekijän suorituskykyä. Tämä voi johtaa tärkeän keskustelun välttämiseen, kunnes asiat menevät niin huonosti, että on ryhdyttävä toimiin. Siihen mennessä toipumisen mahdollisuus on vähäinen.

Useimmissa näistä tapauksista puuttuu yksi yksinkertainen asia. Yhteensovittaminen työntekijän kanssa siitä, mitä tuloksia häneltä odotetaan. Joskus odotukset on kirjoitettu ylös, mutta työntekijä ei täysin ymmärrä niitä. Vielä tärkeämpää on, ymmärtääkö hän, miten hänen suoritustaan arvioidaan?

Epäselvien työntekijäodotusten vaikutus

Tässä on joitakin ongelmia, joita havaitsen, kun työntekijän odotukset eivät ole selkeitä ja sovittuja:

• Epävarmuus siitä, minkä parissa työskennellään. Tämä voi olla huolestuttavaa tai johtaa myöhemmin turhautumiseen, kun tulokset eivät osu kohdalleen. Tuntuu kuin ”hae minulle kivi” -skenaario. He työskentelevät ahkerasti, mutta eivät tunnu koskaan voivan miellyttää pomoa.
• Kyvyttömyys arvioida suoritusta ajan mittaan. Selkeiden odotusten puute on monien epämiellyttävien viime hetken yllätysten lähde. Ajan edetessä henkilö on haluttomampi pyytämään selvennyksiä peläten näyttävänsä tyhmältä.
• Heikentynyt kyky valmentaa toista henkilöä, koska hän ei tiedä, ettei hän täytä odotuksia. Ohjauksen antaminen varhaisessa vaiheessa rakentaa luottamusta ja johtaja voi ottaa valmentajan roolin.
• Johtaja ottaa sen sijaan työn haltuunsa, koska se on helpompi tehdä itse. Tämä on hyvin yleistä, kun johtajat ovat tyytymättömiä suoritukseen. Tämä vähentää johtajan kykyä suoriutua muista tehtävistä ja myös heikentää työntekijän asemaa.

Yksinkertaiset käytännöt työntekijän odotusten selventämiseksi

Edellä mainitut ongelmat ovat kaikki hyvin kivuliaita ja aikaa vieviä ratkaista. Nyt hyvät uutiset, vaihtoehto on yksinkertainen eikä vaadi paljon aikaa tai vaivaa. Tässä on kuusi parasta käytäntöä selkeiden ja sovittujen odotusten määrittämiseksi työntekijöidesi kanssa:

• Luo tavoitteet yhdessä. Teillä on joitakin asioita, jotka on saavutettava, mutta sallikaa niiden määrittelyssä jonkin verran joustavuutta. Rohkaise työntekijää lisäämään omaa kieltään. Kysy heiltä, mitä he lisäisivät tuottaakseen enemmän arvoa ja tehdäkseen tavoitteesta mielekkäämmän.
• Tee selväksi, mistä voidaan neuvotella ja mistä ei. Esimerkiksi lopullinen valmistumispäivä voi olla kiinteä, mutta onko joustavuutta siinä, milloin välituotosten on oltava valmiina?
• Sovi yksinkertaisista indikaattoreista, jotka havainnollistavat, miltä onnistuminen näyttää, ja varmista, että ne ovat molemmille selvät. Vältä jargonia ja pyri yksinkertaisiin jokapäiväisiin kuvauksiin siitä, miltä onnistuminen näyttää. Jos mahdollista, määrittele mittarit, jotka osoittavat edistymistä kohti tavoitetta, jotta ongelmat voidaan havaita ja ratkaista varhaisessa vaiheessa.
• Selitä, miksi tulos on tärkeä sitoutumisen aikaansaamiseksi. Vaikka sinä tiedät, miksi tavoite on tärkeä, muut eivät välttämättä tiedä sitä. Jos syy ei ole selvä, siitä voi tulla vain yksi kohta jo ennestään pitkällä tehtävälistalla.
• Kuuntele työntekijän kysymyksiä ja huolenaiheita ja vastaa niihin. He eivät ehkä ole itsevarmoja, ja sinun tehtäväsi on valmentaa heitä siinä, miten se tehdään. Vastusta kiusausta astua väliin ja ottaa ohjat käsiisi. Kuten edellä mainittiin, tällainen käytös ei palvele ketään hyvin.
• Tarkista säännöllisesti edistyminen. Varaa oma 1:1-aika tavoitteiden ja saavutetun edistyksen tarkasteluun. Näiden tarkastelujen sekoittaminen muihin, kenties kiireellisempiin asioihin laimentaa keskittymistä.

Hyvin suoriutuvat esimiehet asettavat ja sopivat selkeät odotukset ja antavat säännöllisesti palautetta suorituksesta. Jos et ole tehnyt tätä hyvin, en keksi tärkeämpää toimenpidettä, jonka voisit aloittaa nyt.