Tapahtumasuunnittelija on kuin kapellimestari, joka osaa soittaa kaikkia instrumentteja. Tapahtuman järjestämisen aikana hän määrittelee budjettinsa, asiayhteytensä ja tavoitteensa, laatii spesifikaationsa, valitsee palveluntarjoajansa, ennakoi pienimmätkin yksityiskohdat …
Tapahtumasuunnittelija vastaa viestintätoimintojen suunnittelusta yritykselleen tai asiakkaalleen. Nämä tapahtumat voivat olla monenlaisia, kuten gaala, seminaari, messut, uuden tuotteen lanseeraus, urheilutapahtumat jne.
Tehdäkseen tämän tapahtumasuunnittelijan on otettava huomioon asiakkaan tarpeet ja vaatimukset, osattava ennakoida hänen odotuksensa ja ehdotettava omaperäisiä viihdeideoita vakuuttaakseen hänet. Tapahtumasuunnittelija hoitaa tapahtuman kaiken A:sta Z:hen. Se käyttää palveluntarjoajia, etsii ihanteellisen paikan, ottaa yhteyttä tavarantoimittajiin ja teknisiin asiantuntijoihin. Tapahtumajärjestäjä tekee itse asiassa yhteistyötä useiden eri ammattiryhmien kanssa: teknikot, pitopalvelun tarjoilijat, vuokraajat, managerit jne.
Mitä on tapahtumasuunnittelu
Tapahtumasuunnittelu sisältää tapahtuman arviot ja budjetit. Sen jälkeen hän suunnittelee juhlan kulun, animaatiot, suunnittelun… Mitään ei jätetä sattuman varaan. Kaikkien yksityiskohtien hallinta ei kuitenkaan suojaa odottamattomilta tapahtumilta. Tällöin järjestäjän on oltava äärimmäisen reagoiva ja osattava sopeutua moniin tilanteisiin. Hänen on oltava ensimmäisenä paikalla tapahtumassa ja viimeisenä juhlissa. Kun päivä on kulunut, aika ei ole levossa. Tapahtumasuunnittelussa on sen jälkeen tehtävä jälkipuinti ja analysoitava saavutettuja tuloksia suhteessa tavoitteisiin, arvioitava lehdistövaikutuksia ja tiedusteltava asiakkaiden tyytyväisyyttä. Työhön kuuluu myös usein matkustamista ja epäsäännöllisiä aikatauluja (viikonloppuisin, juhlapyhinä ja öisin).
Tapahtumasuunnittelijan ominaisuudet
Tapahtumasuunnittelijan on oltava monipuolinen: hänen on tosiaankin elävöitettävä, saatettava mukana, neuvottava päivittäin… Hänen on myös osoitettava monipuolisuutta ja kärsivällisyyttä, hänellä on oltava tietynlainen mielen joustavuus. Mutta häneltä vaaditaan monia muitakin ominaisuuksia:
- Luovuus & omaperäisyys: Se on ammatti, jossa idealla on väliä. Tapahtumasuunnittelijan on osoitettava luovuutta ja omaperäisyyttä tapahtumasuunnittelua koskevissa ehdotuksissaan, jotta hän voi pitää asiakkaansa huomion ja tehdä vaikutuksen tapahtuman aikana.
- Reaktiivisuus & itsenäisyys: Kylmähermoisuus viimeisten yksityiskohtien hallinnassa, stressinsietokyky ja reilu peli, kaikki olennaisia ominaisuuksia hyvälle tapahtumasuunnittelijalle.
- Suhde- ja toimitukselliset taidot: Hänen on osattava vaihtaa, sommitella ja ”työskennellä” ihmisten kanssa ammatillisessa ympäristössään, mutta ei vain! Hyvät suhteet ovat olennaisen tärkeitä. Vahvat kirjoitustaidot ovat myös välttämättömiä, koska hän vastaa viestinnästä tapahtumasuunnittelun ympärillä.
- Rigor & yksityiskohtaisuuden taju: Nolla virhettä! Yrityksen imago riippuu tapahtuman renderöinnistä. Meidän on oltava tinkimättömiä emmekä saa antaa mitään yksityiskohtia. Lisäksi sinun on tunnettava prioriteetit ja osattava optimoida aikasi ja toimintasi.
Tapahtumasuunnittelijan rooli
Tapahtumasuunnittelijan päätehtävänä on järjestää B2B- tai B2C-tapahtumia, joiden avulla yritykset voivat käydä kauppaa, tutkia yhteistyökumppaneita ja luoda yhteyksiä työntekijöihinsä. Sinun on hallinnoitava järjestämistä, mainostettava tapahtumaa, hallinnoitava kutsuja, cocktaileja, aterioita, majoitusta, hallinnoitava kokoustilojen varaamista, järjestettävä konferensseja. Tällainen tapahtumaprojektipäällikkö voi myös osallistua yrityksen sisäisiin viestintähankkeisiin järjestämällä sisäisiä myyntikilpailuja, kannustinmatkoja, yritysiltoja … todellinen kapellimestari, joka pystyy sopeutumaan kaikkeen yleisöön, yrityksen sisäiseen tai ulkoiseen. !
Tapahtumajärjestäjän tehtävänä on myös ohjata tapahtuman toteutusta, alkaen ideoiden etsimisestä paikoista, aktiviteeteista, animaatioista … jotka tekevät tapahtumasta menestyksekkään, aina interventioiden ja palveluntarjoajien organisointisuunnitteluun D-päivänä, kaikki etukäteen määritellyn budjetin mukaisesti.
Tapahtumajärjestäjän tehtävät
Ensisijaisena tavoitteena on löytää omaperäisiä ja/tai epätyypillisiä ideoita, jotka edustavat tapahtuman tavoitetta. Tapahtuma on hyvin erilainen liikekokouksen tai palkitsevan illan tai vuotuisen yrityskokouksen osalta.
Kun yleinen idea tai teema on määritelty, tapahtumaprojektipäällikön tehtävänä on löytää kaikki sovitetut palveluntarjoajat, jotka pystyvät täyttämään määritellyt vaatimukset.
Pätevän tapahtumajärjestäjän on myös osoitettava valtavaa reagointikykyä ja huomattavaa sopeutumiskykyä. Jos voisimme tarkastella tapahtumajärjestäjän ammattia uudelleen, voisimme nimetä tieteenalan uudelleen ”odottamattomuuden hallinnalla”. Sillä odottamattomia tilanteita on lukuisia.
Tapahtumapäivänä tilaisuutta varten tilatulla pitopalvelulla oli sähkökatkos: kaikki kustannuksella varastoidut tuotteet eivät ole enää käyttökelpoisia. Järjestäjän tarjottava vararatkaisu, ja nopeasti, koska 300 vierasta ovella vaikuttavat jo nälkäisiltä.
Työ vaatii siis myös valtavaa malttia yhdistettynä armottomaan stressinhallintaan. Myös itseapu on tervetullutta, kun on kyse melko naurettavan budjetin omaavan asiakkaan jättimäisten odotusten täyttämisestä. Tällöin järjestelmä D on paras ystäväsi.
Mitkä ovat uramahdollisuudet tapahtumasuunnittelijan tehtävissä
Tapahtumasuunnittelu on melko laaja ala, joten voit harjoittaa ammattia erilaisissa rakenteissa, jotka avaavat erilaisia tapahtumasuunnittelijan työmahdollisuuksia. Tapahtumajärjestäjä voi liittyä esimerkiksi tapahtuma- tai viestintätoimistoon, suuryrityksen viestintätolpalle (harvinaisempaa) tai integroitua paikallisen viranomaisen tapahtumapalveluun.
Tapahtuma-alan uran tekeminen vaatii tärkeää päättäväisyyttä. Tapahtumajärjestäjällä ei ole kiinteitä aikatauluja. Järjestelyjen aikana hän antaa kaiken aikansa tapahtuman onnistumiselle. Usein hyvin lyhyessä ajassa tilattu tapahtuma vaatii tapahtumajärjestäjältä jatkuvaa osallistumista. Unohda illat ja viikonloput nauttimaan drinkistä tyttöystävien kanssa tai viettämään aikaa tv-elokuvien katseluun.
Tapahtuma ei odota. Sen on oltava valmis ja toimittava ajoissa ja moitteettomasti. D-päivänä järjestäjän on tietenkin oltava paikan päällä varmistamassa asioiden sujuvuutta. Kun tapahtuma on ohi, hän luulee voivansa vihdoin hengittää. Mutta hän on väärässä, nyt on analysoitava tuloksia suhteessa tavoitteisiin, arvioitava asiakastyytyväisyyttä ja kuultava syntyneitä sivutuloksia.
Tapahtumien järjestäjä on siis tapahtumasuunnittelijan työtehtäviä tai ammatti, joka vaatii huomattavan määrän taitoja ja osallistumista. Vaikea määrittää keskimääräistä palkkaa tämäntyyppiselle ammatille, koska se riippuu sen yrityksen tyypistä ja koosta, jossa sitä harjoitetaan. Onisep kuitenkin arvioi alan aloittelijan keskipalkaksi 2200$+ brutto.
Johtopäätös
Tämän artikkelin lukemisen jälkeen kannattaa keskittyä seuraaviin taitoihin ja tehtäviin:
- Organisoi tapahtumia, jotka täyttävät asiakkaidesi odotukset;
- Aseta tavoitteet, jotka ovat täsmällisiä, mitattavissa ja realistisia;
- Organisoi tapahtumia, jotka jäävät mieleen;
- Suunnittele tapahtumat tehokkaasti;
- Valitse tapahtumapaikka ammattimaisesti;
- Valmistele markkinointikampanja, joka palvelee tapahtumaasi;
- Tarkista kaikki parametrit, mukaan lukien voimassa olevan lainsäädännön säätelemät parametrit;
- Johda ja motivoi tiimiäsi;
- Arvioi tapahtumasi vaikutukset.