Dear Lifehacker,
Verokausi on täydessä vauhdissa, olen valmis lähettämään asiakirjani verovalmistelijalleni, ja mietin: Miten voin tässä digitaaliaikakaudella lähettää veroasiakirjani turvallisesti (ja vapaasti) CPA:lle?

Signoitu,
Sensitiivinen tietoturva

Pläjäys menneisyydestä on Lifehackerin viikoittainen ominaisuus, jossa herätämme uudelleen henkiin vanhoja, mutta edelleen merkityksellisiä postauksia lukemisen ja hakkeroinnin iloksi. Tällä viikolla, veropäivän lähestyessä, muistutamme sinua pysymään turvassa.

Rakas SI,
Veroasiakirjojesi sisältämät yksityiset ja arkaluonteiset tiedot ovat identiteettivarkaiden unelmien täyttymys: Nimet, osoitteet, sosiaaliturvatunnukset, pankkitiedot ja niin edelleen. Kyseessä on arkaluonteisin tietopaketti, jonka useimmat meistä lähettävät koko vuoden aikana, ja olet oikeassa siinä, että on vähintä, mitä voit tehdä, että otat muutaman askeleen varmistaaksesi niiden sisältämien tietojen turvallisuuden! Kuvattu uudelleen Kenny Louien alkuperäisestä versiosta.

Miten se sitten pidetään turvallisena? Sinulla on useita vaihtoehtoja, joista muutamia korostan alla:

Henkilökohtainen luovutus

Turvallisuuden kannalta on vaikea päihittää vanhanaikaista, henkilökohtaista luovutusta. Se ei ole digitaaliaikana kaikkein seksikkäin vaihtoehto, mutta onhan huippusalaisten asiakirjojen luovuttamisessa varmasti jotain kiihottavaa. Ota salkkusi mukaan ja tee siitä kuin vakoojaelokuvasta. Tai älä tee sitä.

Pointtina on se, että ei ole olemassa mitään turvallisempaa tiedonsiirtomenetelmää kuin asiakirjojen fyysinen luovuttaminen verovalmistelijan käteen. Voit tehdä siitä digitaalisen, henkilökohtaisen luovutuksen, jos haluat – sanotaan, että olet skannannut asiakirjasi ja asettanut ne CD-levylle tai vielä parempi, salasanalla salatulle USB-muistitikulle.

Tärkeää on tämä: Henkilökohtaisessa luovutuksessa ei ole välikäsiä. Sinun ja valmistelijasi välillä ei ole välikäsiä, joiden aikana jokin tietoturva-aukko, salaamaton siirtomenetelmä tai muuten tuntematon muuttuja voisi paljastaa arkaluonteiset tietosi. Sinun kädestäsi verovalmistelijan käteen. Sitä turvallisempaa ei juuri ole.

Digitaaliset vaihtoehdot

Jos henkilökohtainen luovutus ei jostain syystä ole vaihtoehto ja haluat todella lähettää arkaluonteiset asiakirjasi internetin välityksellä, sinulla on vielä vaihtoehtoja, joilla voit tehdä siirrosta turvallisempaa. Seuraavassa on muutamia asioita, jotka kannattaa pitää mielessä:

• Älä lähetä arkaluonteisia asiakirjoja sähköpostitse. Se saattaa vaikuttaa yksityiseltä, mutta vaikka käyttäisitkin sähköpostitiliä, joka lataa liitetiedostot turvallisemman HTTPS-yhteyden, kuten Gmailin, kautta, et voi hallita vastaanottajan palvelinta, ja hän saattaa ladata liitetiedostosi salaamattomasta HTTP-yhteydestä. Sanotaan nyt, että hän teki sen julkisesta Wi-Fi-verkosta. Asiat muuttuivat juuri hyvin epävarmoiksi.
• Jos aiot siirtää tiedostot digitaalisesti, sinun pitäisi salata ne (minkä voit tehdä jollakin näistä työkaluista). Käyttämällä esimerkiksi 7-zipin kaltaista työkalua voit luoda salasanalla suojatun arkiston (erittäin vahvalla AES-256-salauksella). Sinun pitäisi silti antaa verovalmistelijallesi salasana salattuun arkistoosi, mitä et haluaisi tehdä sähköpostitse samasta syystä kuin et haluaisi lähettää tiedostoja liitetiedostoina.
• Jaa asiakirjasi salatun tiedostonjakopalvelun avulla. Monet tiedostonjakopalvelut tarjoavat jonkinlaista salattua lähetystä tiedostojen jakamiseen. Yksi näistä on Dropbox. Sanotaan, että sinä ja teknisesti taitava verovalmistelijasi perustatte jaetun Dropbox-kansion. Kaikki, mitä laitat kansioon, kulkee salattuna Dropbox-kansiostasi Dropboxin palvelimilta verovalmistelijasi Dropbox-kansioon. (Yksi merkittävä poikkeus: Jos jompikumpi teistä käyttää tiedostoja Dropboxin mobiilisovelluksesta, tiedostojen nimet siirretään salaamattomina, mikä voi olla ongelma, jos asiakirjojen nimet sisältävät arkaluonteisia tietoja). Mutta nyt sinulla on myös kopio arkaluonteisista tiedostoistasi jonkun toisen palvelimilla, ja sinun on luotettava paljon tähän palveluun ja sen turvallisuuteen. Voisit myös laittaa tiedoston julkiseen Dropbox-kansioon, lähettää valmistelijallesi linkin siihen (varmista, että lisäät jakamasi linkin http-kirjaimen loppuun s-kirjaimen – minulla se ei ollut siellä oletusarvoisesti) ja poistaa sen sitten Dropboxista heti, kun hän on ladannut sen. Tässäkin on heikkoutensa, mutta se on silti melko turvallinen.

Yllä oleva luettelo näkökohdista ei tyhjennä turvallisia digitaalisia siirtovaihtoehtojasi tai asioita, jotka saatat haluta ottaa huomioon, mutta se antaa sinulle käsityksen siitä, minkälainen monimutkaisuus syntyy, kun siirrät siirtosi puhtaasti digitaaliselle tasolle. Kyse ei ole siitä, ettetkö voisi siirtää asiakirjoja turvallisesti digitaalisesti millään tavalla, mutta jos sinulla on mahdollisuus tehdä se henkilökohtaisesti, se on todella paras vaihtoehto.

Kuulostaa hieman tuomiopäivältä, eikö vain?

Jos lähetät veroasiakirjasi salaamattomana sähköpostitse, varastetaanko henkilöllisyytesi? Todennäköisesti ei. Olen varma, että monet ihmiset tekevät niin joka päivä eivätkä ole yhtään sen huonommassa asemassa. Mutta jos sinulla on peltivihasi turvallisesti kiinni kuten meillä, ei ole mitään syytä altistaa itseäsi tällaiselle riskille.

Sentähän varten suosittelemme, että luovutat asiakirjat henkilökohtaisesti, vaikka digitaaliset vaihtoehdot ovatkin varsin järkeviä. Runsas ennaltaehkäisy ja niin edelleen.

Rakkaus,
Lifehacker