Kaksi yleisimmin käytettyä työkalua projektin aikataulusuunnittelussa ovat ”Projektin (tai ohjelman) arviointi- ja tarkistustekniikka” (PERT) ja ”Kriittisen polun menetelmä” (CPM).

Mutta mitä eroja niiden välillä on?

PERT kehitettiin projektiaikataulun suunnittelumenetelmäksi 1950-luvulla Yhdysvaltain laivaston erikoisprojektitoimistoa varten, kun taas CPM:n kehittivät suunnilleen samaan aikaan Morgan R. Walker ja James E. Kelly DuPontille. Molempia menetelmiä käytetään projektin loppuunsaattamiseen tarvittavan vähimmäisajan määrittämiseen ottamalla huomioon kaikki toisistaan riippuvaiset projektitoiminnot, jotka muodostavat pisimmän polun tai keston.

PERT:n ja CPM:n välillä on oikeastaan vain kaksi perustavaa laatua olevaa eroa, ja ne ovat:

• PERT:ssä noudatetaan ”toiminto nuolella”-verkkokaaviota, kun taas CPM:ssä noudatetaan ”toiminto solmulla”-verkkokaaviota. Activity-on-Arrow tarkoittaa, että verkkokaaviossa kukin virstanpylvästapahtuma kuvataan solmuna ja toimintotiedot esitetään kutakin virstanpylvästapahtumaa yhdistävissä nuolissa. Activity-on-Node näyttää toimintotiedot solmuna ja yhdistää yhden toiminnon seuraavaan sen sijaan, että se yhdistäisi virstanpylvään toiseen. Näiden kahden kaaviomallin väliset erot on esitetty jäljempänä.

• Toinen ja tärkeämpi eroavaisuus on se, että perinteinen CPM-menetelmä soveltaa kullekin aktiviteetille yhtä ainoaa kesto- ja kustannusarviota, kun taas perinteinen PERT-menetelmä soveltaa kullekin aktiviteetille kolmeen kohtaan painotettua keskimääräistä kestoaika-arviota (optimistista, todennäköisintä ja pessimististä arvioitua kestoaikaa), ja se ei ota huomioon kustannuksia. PERTin painotettu keskimääräinen kesto lasketaan seuraavasti:

Te = (To + 4×Tm + Tp) ÷ 6 missä:

Te = Odotettu kesto

To = Optimistinen kesto

Tm = Todennäköisin kesto

Tp = Pessimistinen kesto

Tänä päivänä CPM ja PERT on suurelta osin sulautettu yhdeksi yhteiseksi tekniikaksi, jossa sovelletaan CPM:n suosimaa ”Activity-on-Node”-kaaviomallia ja PERT:n kolmipisteistä koostuvaa keston keskiarvolaskentaa.

Kumpikin PERT ja CPM perustuvat neljän ensisijaisen aikataulukomponentin analyysiin, jotka ovat:

1. Luettelo kaikista aktiviteeteista, joita tarvitaan projektin loppuunsaattamiseksi
2. Odotettavissa oleva aika, jonka kukin aktiviteetti kestää
3. Kaikkien aktiviteettien väliset riippuvuussuhteet
4. Kaikkien aktiviteettien loogiset alku- ja päätepisteet

Kriittisen polun analyysi:

Kriittinen polku missä tahansa projektissa on pisin toisistaan riippuvaisten toimintojen polku, joka tarvitaan loogisen päätepisteen saavuttamiseksi. Kriittisen polun analyysissä otetaan huomioon aikaisimmat ja myöhäisimmät ajat, jolloin kukin toiminto voi alkaa ja päättyä ilman, että projekti pitenee. Näin tehdessään analyysi määrittää, mitkä toiminnot ovat ”kriittisiä” projektin aikataulun kannalta siinä mielessä, että kaikki kriittiset toiminnot sijaitsevat pisimmällä polulla projektin alkamisesta projektin päättymiseen, ja määrittelevät siten projektin kokonaiskeston vähimmäiskeston.

Toimintoja, joita voidaan viivästyttää tai pidentää yli suunnitellun kestonsa ilman, että projektin kokonaiskesto pidentyy, pidetään ei-kriittisinä toimintoina, joilla on ”liikkumavaraa” (tunnetaan myös nimellä ”löysä”). Toimintoa, jota voidaan viivästyttää tai pidentää aiheuttamatta viivästystä seuraaville toiminnoille, sanotaan ”vapaaksi liikkumavaraksi”, ja toimintoa, jota voidaan viivästyttää tai pidentää aiheuttamatta viivästystä koko projektille, sanotaan ”kokonaisliikkumavaraksi”.

Kunkin toiminnon käytettävissä olevan kokonaisliikkumavaran määrä lasketaan kahdella eri tavalla: Joko vähentämällä varhaisin alkamispäivä myöhäisimmästä alkamispäivästä tai vähentämällä varhaisin päättymispäivä aktiviteetin myöhäisimmästä päättymispäivästä. Molemmilla menetelmillä saadaan sama tulos, joka on aika, jonka aktiviteetti voi viivästyä ilman, että se vaikuttaa seuraavien aktiviteettien myöhäisimpään päättymispäivään.

Minkä tahansa aktiviteetin käytettävissä olevan vapaan liikkumavaran määrä lasketaan vähentämällä aktiviteetin varhaisin päättymispäivä sen lähimmän suoran seuraajan aktiviteetin varhaisimmasta alkamispäivästä. Tämä on aika, jonka aktiviteetti voi viivästyä vaikuttamatta seuraavien aktiviteettien aikaisimpaan alkamispäivään. Kun aktiviteetin kokonaisvaihtuvuus on nolla, sillä on myös nolla vapaata vaihtuvuutta.

Kriittisen polun analyysia käytetään myös projektin ”vetovoiman” laskemiseen. Toisin sanoen määrä, jolla kukin kriittisen polun aktiviteetti pidentää projektin kestoa. Vetovoima lasketaan vertaamalla kriittisen polun aktiviteettien kestoja kaikkien muiden rinnakkaisten aktiviteettien kokonaiskeston määrään. Jos kriittisen polun toiminnolla ei ole muita rinnakkaisia toimintoja, sen vetovastuu on yhtä suuri kuin sen kesto. Jos kriittisen polun aktiviteetilla on muita rinnakkaisia aktiviteetteja, sen vetovoima on yhtä suuri kuin se, kumpi on pienempi: sen kesto tai sen rinnakkaisen aktiviteetin kokonaispoikkeama, jolla on vähiten kokonaispoikkeamaa.

Aikataulun riskit:

Aikataulu on yksi projektin ajureista, joka on alttiimpana riskeille. Tämä johtuu siitä, että aikataulut koostuvat useista toisistaan riippuvaisista toiminnoista, joista jokainen sisältää yleensä useita epävarmuustekijöitä.

Asettele esimerkiksi yksi ensimmäisistä rakennuksen rakentamiseen liittyvistä toiminnoista, joka on työmaan kaivaminen ja valmistelu. Tämä on suhteellisen suoraviivainen prosessi, mutta se on riippuvainen useista tekijöistä, jotta se saadaan päätökseen hankkeen suunnitellun aikataulun mukaisesti. Näitä ovat muun muassa:

• Varmuus siitä, että tarvittavat koneet, materiaalit, yleishyödylliset palvelut ja muut resurssit ovat kaikki käytettävissä suunniteltuna aloituspäivänä ja pysyvät sellaisina koko toiminnan keston ajan.
• Varmuus siitä, että tarvittavat koneet, materiaalit, yleishyödylliset palvelut ja muut resurssit pysyvät toimintakykyisinä koko toiminnan keston ajan.
• Varmuus siitä, että kaikki työmaa-alueen luvat ovat voimassa koko toiminnan keston ajan.”
  Koneiden, työvälineiden ja laitteiden soveltuvuus työmaa-alueen olosuhteisiin.
• Varmuus siitä, että odottamattomat sääolosuhteet eivät vaikuta työn etenemiseen.
• Varmuus siitä, että odottamattomat työvoimakysymykset eivät vaikuta työn etenemiseen.
• Varmuus siitä, että odottamattomat työturvallisuuskysymykset eivät vaikuta työn etenemiseen.
• Varmuus siitä, että odottamattomat turvallisuusasiat eivät vaikuta työn etenemiseen.
• Varmuus siitä, että odottamattomat lainsäädännölliset kysymykset eivät vaikuta edistymiseen.

Useimmat rakennusyritykset ovat hyvin perehtyneitä tämäntyyppisten riskien hallintaan, ja ne suunnittelevat ne itsestäänselvyytenä. Tarkoituksena on vain tuoda esiin riskitekijöiden ja niihin liittyvien epävarmuustekijöiden määrä, jotka liittyvät jopa kaikkein yksinkertaisimpiin hanketoimintoihin. Kun tähän lisätään tyypillisen projektin toteuttamiseen tarvittavien eri toimintojen määrä ja niiden keskinäiset riippuvuudet, projektiaikataulun epävarmuus voi kasvaa eksponentiaalisesti.

Yksi mahdolliseksi ratkaisuksi aikataulun kestävyyden maksimoimiseksi on sisällyttää perusaikatauluun varmuuspuskuri, jonka avulla voidaan kompensoida kaikki odotettavissa olevat häiriöt. Tätä kutsutaan ennakoivaksi aikatauluttamiseksi. Pelkkä ennakoiva aikataulutus ei kuitenkaan ole realistinen vaihtoehto. Riittävän varmuuden sisällyttäminen perusaikatauluun, jossa otetaan huomioon kaikki mahdolliset häiriöt, johtaisi epäilemättä liian pitkään aikatauluun. Toisessa lähestymistavassa, jota kutsutaan reaktiiviseksi aikatauluttamiseksi, määritellään menettely, jolla voidaan reagoida erilaisiin häiriöihin, joita perusaikataulu ei pysty ottamaan huomioon.

Aikatauluriskin ytimessä on kriittinen polku, sillä se on pisin toimintopolku, joka määrittelee projektin vähimmäiskeston ja joka sisältää vähiten kokonaisvaihtelua. Mikä tahansa viivästys kriittisen polun toiminnoissa, joiden kokonaisliukuma on nolla, viivästyttää koko projektin aikataulua. Siksi on ratkaisevan tärkeää suojella kriittistä polkua mahdollisimman hyvin, ja tehokkain tapa tehdä tämä on varmistaa, että kunkin aktiviteetin suunniteltu kesto on mahdollisimman tarkka ja vankka.

Jos haluat lisätietoja projektin riskienhallintapalveluistamme ja -ohjelmistostamme tai jos haluat vain ilmaista omat näkemyksesi aiheesta, ota rohkeasti yhteyttä ”Ota yhteyttä”-sivullamme.