Yleisölle suunnatut ILS-elementit

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS eli OPACit
Tämä on integroidun kirjastojärjestelmän sydän ja sielu. OPAC sisältää tiedot kaikista laitoksen kokoelmista. Niihin pääsee perinteisesti käsiksi tekijä-, otsikko-, aihe- ja puhelinnumerokyselyillä sekä avainsana- tai luonnollisen kielen kyselyillä. Joissakin OPACeissa on selaustoiminto, joka näkyy, kun kysely on tehty. Selaustoimintoa käytetään tavallisimmin aiheotsikoiden ja kirjoittajien hakuun.

Nykyaikaiset luettelot sisältävät painettujen sidottujen aineistojen lisäksi audiovisuaalisia aineistoja, kolmiulotteisia esineitä ja arkistoaineistoja. Myös digitoidut esineet ja elektroniset resurssit ovat saatavilla luetteloiden kautta liitetiedostojen, linkkien ja PURLS:ien (pysyvät tai pysyvät URL-osoitteet) kautta.

Luettelomoduulin sisältämiin raportteihin voi sisältyä hyllyluetteloita, formaatteja, kutsunumerosekvenssejä, asiasanojen/kirjoittajien/nimikkeiden luetteloita, sijainti- ja varastointitietoja ja -jaotteluja sekä raportteja, jotka ovat synkronoitavissa käyttö- ja kierrätysrekistereiden kanssa.

KIERRÄTYSTAPAHTUMA, LOINITUSTAPAHTUMAT TAI KÄYTTÖÖNOTTOAPAHTUMAT
Kierrätysmoduulien käyttömoduuleja tarvitaan olennaisesti, jos halutaan seurata resurssien hallintaa tietokeskuksissa tai kulttuuriympäristön laitoksille. Perinteisiin levitystoimintoihin ja -ohjelmiin kuuluvat asiakastietueet; kohteen sijainti (joka on perinteisesti luettelomoduulissa); käyttötietueet, jotka yhdistävät lainattujen kohteiden luettelotietueet lainaajaan tai asiakkaaseen; kiertävien kohteiden palautuspyynnöt; myöhästymismuistutusten lähettäminen; kohteiden lainaus- tai uusimispyyntöjen seuranta; fyysisten aineistojen kaukolainaus tai monistus- ja skannauspyynnöt. Moniin kiertojärjestelmiin sisältyy sisäisiä kiertokirjoja, jotka koskevat erityiskokoelmissa, museoiden kokoelmissa ja arkistoissa käytettyjä, hyllyistä poistettuja, mutta ei huoneesta tai rakennuksesta poistettuja aineistoja, digitaalisten ja elektronisten resurssien pyyntöjä ja latauksia sekä näyttelyä tai esillepanoa varten tehtyjä aineistoja. Jotkin laitokset käyttävät sisäistä kiertojärjestelmää ilmoittaakseen, milloin aineistot ovat tilapäisesti poissa hyllystä säilytystä, digitointia, korjausta tai sidontaa varten.

Kiertomoduulin jokainen komponentti yhdistää luettelotietueet asiakastietueisiin. Raportointitoimintoihin kuuluvat kierrätettyjen, lainattujen, käytettyjen tai jopa ladattujen aineistojen määrä ja tyypit. Muissa kiertoraporteissa keskitytään kadonneiden ja vahingoittuneiden esineiden korvauskustannuksiin, aineistojen lähettämiseen ulkopuolisiin paikkoihin, aineistojen lainaamiseen ja lainaamiseen laitoksen tai konsortion sisällä ja muihin laitoksiin.

Kiertojärjestelmillä voidaan seurata esineiden ja artikkeleiden kaukolainauspyyntöjä sekä skannaus- ja kopiointipyyntöjä laitoksessa, konsortiossa tai laitoksen ulkopuolella, mukaan lukien tekijänoikeus- ja käyttömaksujen noudattaminen. Kaikkien lainaustoimintojen seuraamiseksi ja dokumentoimiseksi voidaan luoda raportteja.

TIETOJEN PALAUTUS- JA VIITTAUSPYYNTÖJEN SEURANTA
ILS:ää käytetään sisäisen henkilökunnan, yritysten tutkijoiden ja ulkopuolisten käyttäjien tekemien viitekyselyjen palvelemiseen. Henkilökunta voi seurata kyselyjen kulkua siitä, kun tietokeskus vastaanottaa ne, kunnes pyydetyt tiedot tai aineistot on saatu valmiiksi ja toimitettu.

ILS sisältää hallintakomponentteja, joiden avulla voidaan seurata tieto- ja aineistopyyntöjä sekä kokoelmien kaukolainoja. Digitaalisten resurssien asiantuntijat tuntevat digitaalisten aineistojen lisensointiin liittyvät yksityiskohdat ja sen, voidaanko tällaisia aineistoja lainata tai kopioida kirjastojen välisiä lainapyyntöjä varten.

ILS-järjestelmän hallintakomponentti voi myös laatia raportteja käytöstä, aineistoista ja jopa viitepyynnöistä johdon tarpeiden ja järjestelmän kehittyneisyyden mukaan. Raportointitoiminnot ovat olennainen osa ROI-perusteluja.

TIEDONHALLINTA
ILS on olennainen osa tiedonhallintaa. Se tarjoaa rakenteen tiedon hierarkkiseen järjestämiseen ja tietokeskustoimintojen virtaviivaistamiseen. Luettelot, indeksit, arkistojen arkistoryhmien ja julkisten asiakirjojen hakuoppaat ovat integroidun kirjastojärjestelmän rakenteellisia tai yleisiä osia. Raportointitoiminnot dokumentoivat kokoelmien ja resurssien käytön, henkilöstön ajankäytön ja budjetit.

Integroidut kirjastojärjestelmät koostuvat toisiinsa liittyvistä moduuleista, joilla seurataan kohteita ja toimintoja tietokeskuksessa, arkistokeskuksessa tai kirjastossa – ja joskus myös arkistossa, historiallisessa yhdistyksessä tai museossa. Laitokset, joilla on laaja valikoima kokoelmia useissa eri muodoissa ja medioissa, voivat tunnistaa, asettaa saataville ja seurata resurssiensa sijaintia ja käyttöä. Järkevä, hyvin suunniteltu ILS hoitaa monia kulttuurilaitosten projektinhallintaan ja työnkulkuun liittyviä tehtäviä. Raportointitoiminnot auttavat resurssien hallinnassa ja kaikkien toimintojen käytön ja kustannusten tunnistamisessa aina hankinnoista ja luetteloinnista aineistojen kyselyyn, käyttöön ja palauttamiseen.