Vinkkejä toimenkuvan laatimiseen yritysomistajille

Hyvin määritelty toimenkuva on kriittinen tekijä suorituskyvyn maksimoimiseksi, mutta silti hyvin harvoilla toimitusjohtajilla on yritysomistajan toimenkuva omasta työstään! Useimmat meistä ovat ottaneet aikaa kehittää vankka ja hyvin harkittu toimenkuva työntekijöilleen, mutta eivät itselleen! Yritysomistajan työ on liian usein yrityksen määrittelemättömin ja huonoiten dokumentoitu työtehtävä!

Kun luomme yksityiskohtaiset työnkuvaukset jokaiselle organisaatiomme henkilölle ja otamme huomioon sen, missä he ovat hyviä ja mitä he nauttivat tekemisestä; luomme sitouttavia ja haastavia rooleja kaikille muille. Usein yrityksen omistajan toimenkuvasta tulee ”tehdä sitä, mitä kaikki muut eivät halua tehdä tai missä he eivät ole hyviä!”. Tämä ei ole oikein! Jos et tartu ohjaksista ja tartu oman aikasi hallintaan ja tee itsestäsi vastuullista ja tilivelvollista yrityksesi keskeisistä menestystekijöistä, et tee työtäsi!

Yrityksen omistajan toimenkuvan laatiminen voi myös auttaa torjumaan tunnetta, että olet vastuussa kaikesta. Jos olet vastuussa kaikesta, et ole oikeastaan vastuussa mistään. Tarvitset vastuuvelvollisuutta aivan kuten tiimisi jäsenetkin. On asioita, joita kukaan muu ei voi (tai tee), jos sinä et tee niitä – ja jotkut näistä asioista ovat ratkaisevan tärkeitä yrityksellesi. Jos teet kaiken, kiireelliset asiat syrjäyttävät tärkeät, etkä saa koskaan tehtyä suurinta osaa siitä, mitä sinun pitäisi tehdä.

Kun luot itsellesi työnkuvan, käy selväksi, mitä tehtäviä sinun on delegoitava menestyäksesi. Toki aloittelevassa pienyrityksessä ei aina ole tiimin jäseniä tekemään jokaista tehtävää. Jokaisen, erityisesti yrityksen omistajan, on käytettävä useita hattuja. Mutta kun yrityksesi kokee kasvua, tulee tarpeelliseksi palkata tiimin jäseniä ja delegoida vastuita ja työtehtäviä.

Tässä kohtaa asiat alkavat mennä hankaliksi! Kyllä sinä osaat tehdä työn paremmin kuin he, mutta mitä töitä sinä et tee, kun sinä teet heidän työtään? Työnkuvaus ei vain kerro, mitä pitää tehdä, vaan se kertoo myös, mitä ei pidä tehdä. Kun esimerkiksi yrityksen omistaja maksaa laskut, vaikka hänellä on kirjanpitäjä, hän ei ainoastaan vähennä kirjanpitäjän luottamusta, vaan myös vie itsensä pois omista tärkeistä tehtävistään. Tämä ei ainoastaan aiheuta tehottomuutta, vaan voi myös johtaa tyytymättömyyteen ja turhautumiseen tiimin jäsenten keskuudessa. Paras tapa osoittaa henkilöstöllesi, että luotat heidän kykyihinsä, on antaa heidän tehdä työnsä.

Mitä kuuluu yrityksen omistajan toimenkuvaan?

Työskennellessäsi toimitusjohtajan/puheenjohtajan/omistajan toimenkuvan laatimiseksi tässä on muutamia olennaisia elementtejä, jotka on syytä sisällyttää siihen:

Yrityksen omistajan on määriteltävä strategia.

Yrityksen omistajan tehtävänä on määritellä tulevaisuus antamalla visio ja välittämällä tämä visio tiimille. Sinulla on oltava näkemys siitä, mihin markkinat ja yrityksesi ovat menossa. Tämä näkökulma sisältää sen, miten eroat kilpailijoistasi ja miten todennäköisesti menestyt. Kun tiedät, mihin haluat mennä, sinun on määriteltävä, miten pääset sinne, ja laadittava suunnitelma. Sitä strategia on; aiomme kiivetä tuolle kukkulalle, ja tämä on miten ja miksi.

Kun yritys alkaa menettää merkitystään (esim. TV-antennivalmistajat tai DVD-korukoteloiden valmistajat!), omistajan on nähtävä se ja vaihdettava suuntaa. Kun uusi kilpailu tai innovaatio mullistaa markkinat, omistajan on suunniteltava seuraava siirto. Yrityksen omistajan tehtävänä on tarttua toimeen, niin hyvinä kuin huonoina aikoina, ja pitää yritys raiteillaan. He ovat yrityksensä johtajia.

Yrityksen strategia on omistajan keskeinen tehtävä, eikä kukaan muu voi tehdä sitä. Mutta, tämä ei tarkoita, että heidän on tehtävä se yksin. He voivat (ja heidän pitäisi) ottaa avainhenkilöstönsä ja neuvonantajansa mukaan prosessiin. Kuitenkin sen jälkeen, kun kaikki puheet ja kaikki hyvät ideat on pantu pöydälle, tiimi odottaa päätöstä yrityksen omistajalta.

Yrityksen omistajan on valvottava kulttuuria ja brändiä.

HP:n sisällä on kuuluisa tarina Bill Hewlettista. Legendan mukaan Bill vieraili tehtaalla lauantaina ja löysi laboratorion varastotilan lukittuna. Bill rohkaisi aina insinöörihenkilöstöään viemään viikonloppuisin laitteita kotiin tekemään kokeita omatoimisesti – tämä kokeilemisen intohimo oli yksi HP:n määrittelevistä periaatteista ja yksi HP:n suurten innovaatioiden ja parhaiden ihmisten houkuttelemisen salaisuuksista. Kerrotaan, että hän meni välittömästi huolto-osastolle, otti pulttileikkurin ja katkaisi riippulukon laboratorion varasto-ovesta. Sitten hän jätti viestin, joka löytyi maanantaiaamuna: ”Älä enää koskaan lukitse tätä ovea. Kiitos, Bill.”

Organisaation sisällä olevilla henkilöillä ei välttämättä ole sellaista kokonaisnäkemystä kuin yrityksen omistajalla. He eivät näe, miten heidän yksittäiset tekonsa lisäävät tai heikentävät organisaation ainutlaatuisuutta. Yrityksen omistajan tehtävä on määritellä ja ylläpitää tätä ainutlaatuisuutta. Yrityksen omistajan on määriteltävä – jälleen keskeisten tiiminjäsentensä avulla – organisaation tarkoitus ja arvot sellaisina kuin hän haluaa tiiminjäsenten, asiakkaiden ja yhteisön näkevän ne.

Yrityksen omistajan on palkattava, koulutettava ja kehitettävä yrityksen keskeisiä tiiminjäseniä.

Et voi olla kaikkialla. Joskus tiimisi jäsenet ovat vuorovaikutuksessa asiakkaidesi kanssa tai työskentelevät tuotteiden tai palveluiden parissa, jotka menevät asiakkaidesi eteen. Kun yrityksesi kasvaa suuremmaksi, näin tapahtuu yhä useammin. Varmistaaksesi, että nämä tiimin avainhenkilöt työskentelevät ja kohtelevat ihmisiä niin kuin sinä kohtelisit, heidän on oltava sinun käsin valitsemiasi! Sinun on henkilökohtaisesti valvottava heidän koulutustaan ja kehitystään. Ei tietenkään joka minuutti, mutta lopputuloksen laatu on sinun tehtäväsi.

Nämä tiimin jäsenet ovat avainasemassa yrityksesi yhteisön ja kulttuurin luomisessa ja sen tehokkuuden ylläpitämisessä. Ja vain sinulla, yrityksen omistajana, on jotain sellaista, joka heidän on ”saatava kiinni”. Heidän on ymmärrettävä arvosi ja pystyttävä elämään niiden mukaan, jotta he voivat toimia tilallasi.

Tuskin on mitään, mitä yrityksen omistaja voi tehdä luodakseen yritykselle pysyvämpää arvoa, kuin valita ja kouluttaa oikeat avainhenkilöt tiimiinsä.

Yrityksen omistaja on yrityksen tehokkain myyjä.

Kaikkea yrityksen omistajaa ei voi pitää loistavana myyjänä, ja menestyvät yritykset kasvavat siihen pisteeseen, että omistaja ei pysty sulkemaan jokaista myyntiä tai edes jokaista isoa myyntiä. Olen kuitenkin nähnyt kerta toisensa jälkeen, että yrityksen omistajat pystyvät sulkemaan loppuun myyntejä, joihin paraskaan myyjä ei pysty. On jotakin uskottavuutta, kun kuulee tietoa suoraan yrityksen omistajalta – siltä, jolle vastuu kuuluu – ja se voi sulkea vaikeita myyntejä.

Monet yrityksen omistajat ovat yrityksensä ykkösmyyjiä, ja heidän on pyrittävä siihen, että on aika, jolloin muut täyttävät tämän roolin paremmin. Jotkut yrityksen omistajat haluavat palkata myyjiä heti, kun heillä on varaa heihin. Vaikka erinomaisilla myyjillä saa varmasti hyviä tuloksia, saa myös ainutlaatuista ja korvaamatonta tietoa istumalla silmästä silmään asiakkaiden kanssa ja kuuntelemalla heidän ongelmiaan ja huolenaiheitaan. Pelkästään osoittamalla, että välität tarpeeksi viettääksesi aikaa heidän kanssaan ja kuunnellaksesi heitä, voit tehdä monia kauppoja.

Miten saan kaiken tehtyä?

Aloita keskittymällä ensin vain muutamaan asiaan. Olen ehdottanut vain neljää asiaa, joiden pitäisi viedä suurin osa ajastasi: strategia, kulttuuri ja brändi, palkkaaminen ja koulutus sekä myynti. Ehkä et voi tehdä siitä ihan näin yksinkertaista, mutta kannattaa aloittaa siitä! Etsi ne asiat, jotka vain sinä voit tehdä tai joissa olet ainutlaatuisen pätevä ja lahjakas. Loput on delegoitava tai ulkoistettava!

Kun olet lopettanut, katso kaikkia niitä asioita, joita teet tällä hetkellä. Onko joitain tehtäviä, jotka eivät sovi tähän työnkuvaan? Tee itsellesi ”lopeta tekeminen -lista” ja anna nämä tehtävät jollekin toiselle. Yrityksen omistajana varmista, että tiedät, mitä työsi ”yrityksen omistajana” pitää sisällään. Jos sinulla ei ole selkeää käsitystä siitä, mitkä ovat vastuualueesi, sinun on mietittävä asioita – ja kirjoitettava työnkuvaus.