Planista imprez jest jak dyrygent, który wie jak grać na wszystkich instrumentach. Podczas organizacji swojego wydarzenia, określa swój budżet, swój kontekst i swoje cele, przygotowuje swoje specyfikacje, wybiera swoich dostawców usług, przewiduje najmniejsze szczegóły …

Planista wydarzeń jest odpowiedzialny za projektowanie działań komunikacyjnych dla swojej firmy lub klienta. Wydarzenia te mogą przybierać różne formy, takie jak gala, seminarium, targi, wprowadzenie na rynek nowego produktu, wydarzenia sportowe, itp. Aby to zrobić, Event Planner musi spełniać potrzeby i wymagania klienta, wiedzieć, jak przewidzieć jego oczekiwania i zaproponować oryginalne pomysły rozrywki, aby go przekonać. Event Planner prowadzi wszystko od A do Z dla imprezy. Korzysta z usług dostawców, znajduje idealne miejsce, kontaktuje się z dostawcami i technikami. Organizator imprezy będzie, w rzeczywistości, współpracował z wieloma zawodami: technikami, cateringiem, najemcami, menedżerami itp.

Co to jest Event Planning

Event Planning obejmuje szacunki i budżet imprezy. To on wymyśla przebieg imprezy, animacje, planowanie… Nic nie jest pozostawione przypadkowi. Jednak kontrolowanie każdego szczegółu nie chroni przed nieprzewidzianymi zdarzeniami. W takim przypadku organizator musi być niezwykle czuły i umieć dostosować się do wielu sytuacji. Musi być pierwszy na miejscu imprezy i ostatni na imprezie. Gdy dzień już minie, czas nie daje wytchnienia. W Event Planningu konieczne jest wtedy podsumowanie i analiza uzyskanych wyników w stosunku do założonych celów, ocena efektów prasowych oraz zapytanie o zadowolenie klienta. Praca obejmuje również częste podróże i nieregularne harmonogramy (weekendy, święta i noc).

Kwalifikacje Event Plannera

Event Planner musi być wszechstronny: on musi rzeczywiście animować, towarzyszyć, doradzać na co dzień … On musi również wykazać wszechstronność i cierpliwość, mieć pewną elastyczność umysłu. Ale wymaga się od niego wielu innych cech:

• kreatywność & oryginalność: Jest to zawód, w którym liczy się pomysł. Event planner musi wykazać się kreatywnością i oryginalnością w swoich propozycjach Event Planning, aby utrzymać uwagę swojego klienta i zrobić wrażenie podczas eventu.
• Reaktywność & autonomia: Zimnokrwistość w zarządzaniu ostatnimi szczegółami, odporność na stres i fair play, wszystkie niezbędne cechy dla dobrego planisty imprez.
• Umiejętności relacyjne i redakcyjne: Musi wiedzieć, jak wymieniać, komponować i „pracować z” ludźmi w swoim środowisku zawodowym, ale nie tylko! Dobre relacje są niezbędne. Silne umiejętności pisania są również niezbędne, ponieważ jest on odpowiedzialny za komunikację wokół event planning.
• Rigor & poczucie szczegółu: Zero-defektu! Wizerunek firmy zależy od renderowania imprezy. Musimy być rygorystyczne i niech żaden szczegół. Ponadto, trzeba mieć poczucie priorytetów i wiedzieć, jak zoptymalizować swój czas i działania.

Rola Event Planner

Główną rolą jest organizowanie wydarzeń w B2B lub B2C pozwalając firmom do handlu, partnerów badawczych i tworzenia więzi z pracownikami. Musisz zarządzać organizacją, promować wydarzenie, zarządzać zaproszeniami, koktajlami, posiłkami, zakwaterowaniem, zarządzać rezerwacją sal konferencyjnych, organizować konferencje. Taki kierownik projektu eventowego może również uczestniczyć w projektach komunikacji wewnętrznej firmy, organizując wewnętrzne konkursy sprzedaży, wyjazdy motywacyjne, wieczory firmowe … prawdziwy dyrygent zdolny do dostosowania się do wszystkich odbiorców, wewnętrznych lub zewnętrznych w stosunku do firmy.

Organizator imprez ma również za zadanie zarządzać realizacją imprezy, od poszukiwania pomysłów miejsc, działań, animacji … które sprawią, że impreza dojdzie do skutku, aż do planowania organizacji interwencji i dostawców w dniu D-Day, wszystko zgodnie z budżetem określonym z góry.

Funkcje Event Management

Jego pierwszym celem jest znalezienie oryginalnych i / lub nietypowych pomysłów, które będą reprezentatywne dla celu imprezy. Wydarzenie będzie bardzo różne dla spotkania biznesowego lub wieczoru nagradzania lub dla rocznej konwencji korporacyjnej.

Odkąd ogólny pomysł lub temat jest zdefiniowany, misją kierownika projektu wydarzenia jest znalezienie wszystkich dostosowanych dostawców usług, którzy będą w stanie spełnić określone specyfikacje.

Kompetentny organizator wydarzeń musi również wykazać się ogromną reaktywnością i niezwykłą zdolnością adaptacji. Jeśli moglibyśmy powrócić do zawodu organizatora imprez, moglibyśmy zmienić nazwę tej dyscypliny na „zarządzanie nieoczekiwanym”. Ponieważ nieprzewidziane są liczne.

W dniu imprezy, caterer zamówione na okazję miał przerwę w dostawie prądu: wszystkie produkty przechowywane na koszt nie są już możliwe do wykorzystania. Organizator, aby zapewnić rozwiązanie awaryjne, i to szybko, ponieważ 300 gości na progu wydaje się już głodny.

Praca wymaga więc również ogromnego opanowania w połączeniu z bezlitosnym zarządzaniem stresem. Samopomoc jest również mile widziana, jeśli chodzi o spełnienie gargantuicznych oczekiwań klienta, który ma dość absurdalny budżet. W tym przypadku, System D jest twoim najlepszym przyjacielem.

Jakie są możliwości kariery w Event Planner Jobs

Planowanie wydarzeń jest dość szeroką gałęzią, więc możesz praktykować ten zawód w ramach różnych struktur, które otwierają różne możliwości event planner jobs. Organizator eventów może dołączyć na przykład do agencji eventów lub komunikacji, słupa komunikacyjnego w ramach dużej firmy (rzadziej) lub zintegrować serwis eventowy władz lokalnych.

Zrobienie kariery w eventach wymaga ważnej determinacji. Organizator eventów nie ma stałych grafików. W okresie organizacji poświęca cały swój czas na sukces imprezy. Często zamówiony w bardzo krótkim czasie event wymaga ciągłego zaangażowania ze strony event managera. Zapomnij o swoich wieczorach i weekendach, aby cieszyć się drinkiem z przyjaciółkami, lub spędzać czas na oglądaniu filmów w telewizji.

Event nie czeka. Musi być gotowy i dostarczony na czas i w sposób nienaganny. W dniu D-Day, organizator musi oczywiście być na miejscu, aby zapewnić sprawny przebieg wydarzeń. Po zakończeniu imprezy wydaje jej się, że może wreszcie odetchnąć. Ale jest w błędzie, teraz trzeba przeanalizować wyniki w stosunku do celów, ocenić zadowolenie klienta i skonsultować wygenerowane spin-offs.

Organizator imprez jest, w związku z tym, praca planista zdarzeń lub zawód, który wymaga znacznej liczby umiejętności i zaangażowania. Trudno ustalić średnie wynagrodzenie dla tego typu handlu, ponieważ będzie ono zależało od rodzaju i wielkości firmy, w której jest wykonywany. Jednak Onisep wycenia średnie wynagrodzenie początkującego w tej dziedzinie na 2200$+ brutto.

Podsumowanie

Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś skupić się na następujących umiejętnościach i zadaniach:

1. Organizuj wydarzenia, które spełniają oczekiwania Twoich klientów;
2. Określaj cele, które są konkretne, mierzalne i realistyczne;
3. Organizuj wydarzenia, które zostaną zapamiętane;
4. Planuj efektywnie swoje wydarzenia;
5. Wybierz profesjonalnie miejsce swojego wydarzenia;
6. Zorganizuj kampanię marketingową obsługującą Twoje wydarzenie;
7. Sprawdź wszystkie parametry, w tym te regulowane przez obowiązujące prawo;
8. Prowadź i motywuj swój zespół;
9. Oszacuj wpływ swojego wydarzenia.