Amerykańskie miejsce pracy znacznie się zmieniło od czasu uchwalenia Family and Medical Leave Act („FMLA”) ponad 25 lat temu. Wszechobecne wykorzystanie technologii, takich jak poczta elektroniczna, komunikatory internetowe, laptopy i telefony komórkowe, sprawiły, że praca w domu stała się bardziej powszechna i zatarły się granice między życiem domowym i zawodowym. W niektórych branżach lub kulturach pracy menedżerowie oczekują, że pracownicy będą dostępni przez większość godzin w ciągu dnia, nawet jeśli biorą zatwierdzone urlopy. Potrzeba, aby pracownicy odpowiadali na pytania pracodawcy będąc poza biurem jest jeszcze bardziej prawdopodobna, gdy pracownicy posiadają cenną wiedzę instytucjonalną na temat działalności firmy lub klientów, której potrzebuje pracodawca.

Podczas gdy dostępność pracowników może być po prostu częścią nowoczesnego miejsca pracy, kontaktowanie się z pracownikiem na urlopie chronionym FMLA może narazić pracodawcę na zarzut ingerencji w FMLA. Ale pracownicy na urlopie FMLA nie są całkowicie odcięci od wszelkich kontaktów. Jak stwierdził jeden z sądów, „odbieranie sporadycznych telefonów dotyczących pracy podczas urlopu jest profesjonalną uprzejmością, która nie uchyla ani nie ingeruje w korzystanie przez pracownika z praw FMLA.” Tak więc, kiedy dotarcie do pracownika na urlopie FMLA podnosi się do poziomu ingerencji?

Kontekst roszczeń dotyczących ingerencji w FMLA

FMLA ogólnie zapewnia pracownikom do 12 tygodni bezpłatnego urlopu w celu, między innymi, opieki nad własnym lub członka rodziny poważnym stanem zdrowia i opieki nad noworodkiem lub adoptowanym dzieckiem w ciągu jednego roku od urodzenia lub umieszczenia w adopcji. Zapewnia również do 12 tygodni bezpłatnego urlopu dla pracowników w celu zajęcia się kwalifikującymi się okolicznościami wynikającymi ze służby wojskowej oraz do 26 tygodni bezpłatnego urlopu w celu opieki nad członkiem służby objętym ubezpieczeniem, który doznał poważnego urazu lub zachorował.

Kiedy kontakty przekraczają ingerencję FMLA

Choć jasne jest, że wymaganie od pracownika wykonywania pracy na urlopie FMLA ingeruje w chronione prawa pracownika do urlopu, nie jest jasne, kiedy mniej uciążliwe prośby, takie jak prośby o informacje, są dopuszczalne. Sądy generalnie uznały, że kontakty „de minimis” związane z pracą, takie jak dzwonienie do pracownika na urlopie FMLA w celu uzyskania informacji kontaktowych od klienta, przekazania informacji o nowościach w miejscu pracy, poproszenia o klucze i hasła do sprzętu i urządzeń pracodawcy lub omówienia informacji administracyjnych, nie stanowią ingerencji w urlop FMLA. Jeśli cel tych kontaktów jest „ograniczony do zakresu przekazania wiedzy instytucjonalnej nowym pracownikom lub zapewnienia zamknięcia zakończonych zadań, pracodawcy nie naruszają FMLA poprzez wykonywanie takich telefonów.”

Przekroczenie linii od kontaktów „de minimis” do wymagania od pracownika przebywającego na urlopie FMLA „pracy” jest częściej niż nie kwestią ilości czasu potrzebnego pracownikowi do odpowiedzi na prośbę pracodawcy. Zgodnie z ogólną zasadą, im więcej czasu zajmuje pracownikowi odpowiedź na prośbę pracodawcy, tym bardziej prawdopodobne jest, że taki kontakt osiągnie poziom ingerencji FMLA. W przypadku, gdy żądanie pracodawcy wymaga od pracownika jedynie dostępu do informacji, które są łatwo dostępne, a informacje te są ważne dla działalności pracodawcy, sądy zazwyczaj uznają taki kontakt za de minimis. Na przykład, sąd uznał, że pracodawca nie zakłócił urlopu FMLA pracownika, kiedy ten kontaktował się z nim przez krótki czas z jego tymczasowym zastępcą i szefem w celu uzyskania podstawowych informacji związanych z jego obowiązkami, takich jak lokalizacja pewnych dokumentów. W innej sytuacji, pracownica nie mogła podnieść zarzutu ingerencji w FMLA w związku z kontaktami współpracowników i przełożonych podczas urlopu, gdy kontakty te miały na celu poinformowanie jej o przyjęciu świątecznym, poproszenie o podanie danych kontaktowych i informacji o koncie klienta, a także uzyskanie informacji o jej stanie zdrowia i dacie planowanego powrotu z urlopu. Sąd uznał, że były to kontakty de minimis, w których proszono o „podstawowe informacje o klientach” lub o aktualizację informacji o „wydarzeniach w pracy”. Sąd uznał za istotne, że nikt z pracodawców nie powiedział pracownikowi, że jest zobowiązany do pracy podczas urlopu FMLA, ani nie wymagał od niego, aby odpowiadał na e-maile lub telefony, które otrzymał.

Natomiast kontakty, które odnoszą się do regularnych obowiązków pracownika lub wymagają znacznej ilości czasu, takie jak prośba pracownika o przygotowanie memorandum lub zorganizowanie wydarzeń dla klienta, prawdopodobnie przekraczają granicę niedopuszczalnej ingerencji w urlop FMLA. Na przykład, federalny sąd okręgowy stwierdził, że pracodawca mógł ingerować w urlop FMLA pracownika prosząc go o „wykonanie 20-40 godzin pracy” i kontynuując „dzwonienie i wysyłanie e-maili z prośbą o wykonanie zadań, w tym aktualizację spraw dotyczących zgodności z przepisami, rewizję projektu przeglądu bezpieczeństwa i podrzucanie plików do biura”.

Nawet gdy pracownik wykonuje więcej niż de minimis pracę na urlopie FMLA, nie może to stworzyć roszczenia o ingerencję podlegającego zaskarżeniu, jeśli pracownik zgłosi się do pracy na ochotnika. Na przykład, Sąd Apelacyjny Ósmego Okręgu uznał, że pracodawca nie zakłócił urlopu FMLA asystentki lekarskiej, prosząc ją o wykonywanie zadań w domu, takich jak odpowiadanie na e-maile i telefony od pacjentów, uczestniczenie w realizacji recept i przeglądanie badań laboratoryjnych. Dochodząc do tego wniosku, sąd stwierdził, że pracownica nigdy nie wyrażała zastrzeżeń co do wykonywania pracy i w rzeczywistości szukała sposobów na to, aby nie uszczuplać swojego płatnego czasu wolnego. Chociaż sąd zauważył, że instrukcje przełożonych dotyczące pracy w domu podczas urlopu zbliżyły się do linii ingerencji, nie było rzeczywistej ingerencji, ponieważ pracownik nie mógł wykazać, że „prośby były warunkiem jej zatrudnienia, ani że jej zgodność z nimi była czymkolwiek innym niż dobrowolna.”

W niektórych przypadkach, pracodawca może potrzebować skontaktować się lub przeprowadzić rozmowę z pracownikiem na urlopie FMLA w związku z dochodzeniem w miejscu pracy dotyczącym zachowania pracownika lub gdy pracownik jest potrzebny, aby służyć jako świadek. W takich przypadkach, sądy generalnie uznały, że pracodawcy mogą kontaktować się z pracownikami w ograniczonym celu wypełnienia swoich obowiązków dochodzeniowych, ale nie mogą zmuszać lub wymagać od pracowników uczestnictwa. Na przykład, Sąd Apelacyjny Czwartego Okręgu stwierdził, że pracodawca nie narusza FMLA wymagając od pracownika przebywającego na urlopie FMLA uczestnictwa w spotkaniu związanym z trwającym dochodzeniem w sprawie niewłaściwego zachowania tego pracownika. W tej sprawie u pracownika, asystenta dyrektora szkoły, zdiagnozowano zespół stresu pourazowego i pracownik ten udał się na urlop FMLA po tym, jak doszło do fizycznej sprzeczki z uczniem. Podczas jego urlopu, zarząd poprosił go o udział w konferencji przeddyscyplinarnej związanej z incydentem między pracownikiem a uczniem. Pracownik twierdził, że konferencja ta kolidowała z jego urlopem poprzez zmuszanie go do pracy podczas urlopu. Sąd nie zgodził się, stwierdzając, że „jednorazowa konferencja była uzasadnioną częścią trwającego śledztwa”. Szczególnie pouczający dla pracodawców jest fakt, że Sąd Apelacyjny Czwartego Okręgu stwierdził:

Z pewnością prawdą jest, że procesy dochodzeniowe każdej instytucji są podatne na nadużycia, ale zapis tutaj wskazuje na standardową procedurę, podczas której należyty proces został przyznany Adamsowi na każdym kroku. Adams nie kwestionuje, że Zarząd miał prawo przeprowadzić własne dochodzenie w sprawie incydentu z 19 stycznia. Rzeczywiście, okręgi szkolne muszą często angażować się w dochodzenia takie jak to, w przeciwnym razie narażają się na oskarżenia i pozwy sądowe za brak niezwłocznego zbadania zarzutów dotyczących niewłaściwego kontaktu nauczyciela z uczniami lub naruszeń polityki okręgu szkolnego. Konferencja przeddyscyplinarna była częścią procesu dochodzeniowego i dyscyplinarnego, którego Adams nie powiązał odpowiednio z jego licznymi urlopami FMLA, a dążenie do udziału Adamsa i jego adwokata w tym procesie nie stanowiło niedopuszczalnej ingerencji w urlop FMLA Adamsa. Z drugiej strony, sąd okręgowy w Kalifornii uznał, że żądanie pracodawcy, aby pracownik uczestniczył w dochodzeniu w miejscu pracy, może stanowić ingerencję w FMLA. W tej sprawie, pracownik twierdził, że pracodawca czekał prawie rok po tym jak pracownik po raz pierwszy złożył zarzuty, aby przeprowadzić dochodzenie, a pracodawca oskarżył pracownika o brak współpracy, kiedy ten odmówił udziału w dochodzeniu z powodu jego urlopu FMLA. Sąd uznał, że te zarzuty mogą stanowić podstawę do stwierdzenia, że pracodawca wykorzystał dochodzenie w celu zniechęcenia powoda do wzięcia urlopu FMLA z naruszeniem statutu.

Praktyczne wnioski

Celem FMLA jest generalnie umożliwienie pracownikom wzięcia urlopu w celu zaspokojenia potrzeb rodzinnych i medycznych bez obawy, że ich praca jest zagrożona. Nakłada to na pracodawców obowiązek zapewnienia, że pracownicy mogą korzystać z urlopu w takich celach. Chociaż może zaistnieć całkowicie uzasadniona potrzeba skontaktowania się z pracownikiem na urlopie FMLA, pracodawcy muszą postępować ostrożnie, aby nie zakłócić chronionego urlopu pracownika. Bez jasnych wytycznych dotyczących określenia, kiedy taki kontakt może podnieść się do poziomu ingerencji FMLA, pracodawcy powinni rozważyć następujące ogólne wytyczne w celu zmniejszenia potencjalnego ryzyka:

• Unikaj kontaktowania się z pracownikami na urlopie FMLA, chyba że jest to konieczne. Jeśli można poczekać do powrotu pracownika, lepiej nie kontaktować się z nim.
• Jeśli kontaktujesz się z pracownikami na urlopie FMLA, proś ich tylko o dostarczenie podstawowych informacji, które nie wymagają od nich wykonywania czasochłonnych zadań lub wyszukiwania informacji, które nie są łatwo dostępne. Kontakty powinny być generalnie w określonych celach i mieć ograniczony charakter.
• Jeśli pracownik sprzeciwia się kontaktom, potraktuj te zastrzeżenia poważnie. Zleć wewnętrznemu lub zewnętrznemu radcy prawnemu sprawdzenie, czy dalszy kontakt jest wskazany.
• Przeszkol pracowników działu kadr i menedżerów w zakresie tego, jakie kontakty są odpowiednie, gdy pracownik przebywa na urlopie.

Dokumentuj wszystkie interakcje z pracownikami przebywającymi na urlopie FMLA, w tym, czy taki kontakt został zainicjowany przez pracownika czy pracodawcę i czy pracownik dobrowolnie zgodził się odpowiedzieć na prośbę.

*Wdzięczni jesteśmy za pomoc Victorii Dalcourt Angle w przygotowaniu tego artykułu.

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

Zobacz Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (powołując się na Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d at 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); patrz także O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (stwierdzając, że e-maile wysyłane do powódki podczas urlopu FMLA z prośbą o podpisanie i zwrócenie dokumentów były „de minimis” i „nie zakłóciły istotnie jej urlopu”).

Daugherty v. Wabash Ctr., Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (stwierdzając, że wielokrotne prośby pracodawcy o klucze i hasła „nie są bardziej inwazyjne niż wymóg informowania pracodawcy o statusie urlopu medycznego lub w inny sposób zgodne ze zwyczajowymi zasadami pracodawcy dotyczącymi powiadomienia”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (stwierdzając, że kontakt zainicjowany przez Radę Szkoły z superintendentem z prośbą o podział jej czasu wolnego nie wzrósł do poziomu zaskarżalnej ingerencji).

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); patrz także Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc, 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) („Dla celów wyroku podsumowującego sądy wyznaczyły linię wzdłuż rozróżnienia między, z jednej strony, otrzymywaniem niezakłócających komunikatów, takich jak krótkie rozmowy telefoniczne z prośbą o przekazanie pracownikowi wiedzy instytucjonalnej lub własności jako profesjonalnej uprzejmości, a z drugiej strony, wymaganiem od pracownika wykonania pracy związanej z zadaniami lub wytworzenia produktu pracy.”).

Zobacz Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc, 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (zbierając sprawy). Zob. Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (odmowa wydania wyroku podsumowującego, gdy powód twierdził, że pracodawca „kontynuował przydzielanie jej pracy” podczas urlopu FMLA).

Reilly v. Revlon, Inc, 620 F. Supp. 2d at 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. at 684 (E.D. Va. 2018); zob. także Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi.., No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, at *7 (N.D. Ill. Jan. 29, 2018) (odmowa wniosku o wydanie wyroku podsumowującego dla pracodawcy, gdzie powódka, nauczycielka, przedstawiła oświadczenie twierdzące, że dyrektor skontaktował się z nią podczas jej urlopu FMLA i, między innymi, chciał szybkiej odpowiedzi na pytanie, jak uzyskać dostęp do pewnych standardów edukacyjnych, zażądał awaryjnych planów lekcji na cały okres urlopu i polecił powódce zamieścić oceny uczniów wcześniej niż jest to wymagane); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. Feb. 28, 2006) (odrzucenie wniosku pracodawcy o orzeczenie podsumowujące, gdzie menadżer wielokrotnie dzwonił do powódki z pytaniami związanymi z pracą i żądaniami w sposób, który powódka uznała za napastliwy, menadżer prosił członków rodziny powódki o wykonanie zadań związanych z pracą, powódka poprosiła dział kadr i przełożonego, aby menadżer przestał się z nią kontaktować, a menadżer zachęcał innych kolegów do kontaktowania się z powódką); McConnell v. Swifty Transp., Inc.No. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), at *22-23 (S.D. Ohio, 29 lipca 2005 r.) (stwierdzając, że roszczenie powoda o ingerencję w FMLA było wystarczające do przetrwania wyroku skróconego, gdy powód twierdził, że dwóch współpracowników dzwoniło do niego prosząc o wykonanie zadań związanych z pracą i że jeden współpracownik odwiedził go dwa razy, kontakty, które powód scharakteryzował jako nękające).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs…, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, at *3, *10 (S.D. Tex. Jan. 12, 2015) (odmowa wydania wyroku podsumowującego, gdy powódka twierdziła, że pracodawca „kontynuował przydzielanie jej pracy” podczas urlopu FMLA).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc, 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (gdzie Eighth Circuit stwierdził, że FMLA zezwala pracownikom na dobrowolne wykonywanie pracy podczas urlopu).

Id. at 1154.

.