Większość firm korzysta z Gmaila lub Outlooka, aby zarządzać swoją pocztą elektroniczną w miejscu pracy. 13% firm publicznych korzysta z Office 365 lub G-Suite (dawniej Google Apps). Pozostałe 87% używa kombinacji tych dwóch rozwiązań lub prywatnej konfiguracji poczty elektronicznej.

Niektóre firmy wybierają Google lub Microsoft, ponieważ wolą pakiet biurowy w chmurze – który obejmuje kalendarze i współpracę nad arkuszami kalkulacyjnymi i dokumentami – od drugiego. (Porównaliśmy Office 365 z G-Suite w innym poście.)

Ale jeśli używasz innych narzędzi do zwiększania produktywności i decydujesz między Gmailem a Outlookiem wyłącznie dla poczty elektronicznej, chcesz wybrać ten, który pomoże Ci przyspieszyć przepływ pracy. Gmail ustawił swoją początkową poprzeczkę wysoko, a Microsoft wyraźnie zwrócił na to uwagę. Biorąc pod uwagę aktualizację Outlooka w 2016 roku, jest on teraz lepiej wyposażony, aby konkurować niż kiedykolwiek.

Oto pięć zmieniających grę różnic między Gmailem a Outlookiem.

Koszt i przechowywanie

Aby uzyskać Gmaila lub Outlooka dla swojej firmy, można go pobrać wraz z resztą powiązanego pakietu biurowego w chmurze, tj.G-Suite lub Microsoft Office 365.

G-Suite oferuje dwie ceny za pocztę e-mail, a także inne aplikacje biznesowe, takie jak Kalendarz, Dokumenty Google i Arkusze Google. Za 5 dolarów za użytkownika miesięcznie, dostaniesz 30 GB między Gmail i Google innych aplikacji biurowych. Za kolejne 5 dolarów za osobę można uaktualnić konto biznesowe do nieograniczonej pamięci masowej na tych platformach.

Outlook oferuje kilka różnych planów, ale ich najtańszy plan (Office 365 Enterprise E1) wyznacza 50 GB specjalnie do skrzynki odbiorczej, a 1 TB do reszty połączonego pakietu biurowego w chmurze.

Najtańszy plan korporacyjny Outlooka daje Ci o wiele więcej miejsca niż Gmail.

Jeśli chodzi o pamięć masową i cenę, Outlook jest wyraźnym zwycięzcą.

Ocena: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Wyszukiwanie w skrzynce odbiorczej

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że pisząc wiadomość e-mail, musiałeś jednocześnie odwołać się do starej wiadomości?

Gmail umożliwia wyszukiwanie starych wiadomości e-mail podczas pisania nowych, ale jest to skomplikowane. Tracisz podglądy wiadomości, daty i większość szukanego tematu.

Nawet jeśli włączysz widok skrzynki odbiorczej w dwóch oknach (za pośrednictwem opcji „Okno podglądu” na karcie „Laboratoria” w Ustawieniach), widok jest nadal zasłonięty. Nie można dostosować rozmiaru skrzynki odbiorczej, nowej wiadomości lub paska wyszukiwania, aby wyświetlić je wszystkie w tym samym czasie.

Proces wyświetlania nowych wiadomości w Outlooku jest czystszy, ale nie jest też doskonały. Domyślna skrzynka odbiorcza Outlooka to podwójny panel, a widok skrzynki odbiorczej nadal jest ucinany. Kiedy wyszukujesz starsze elementy, nadal widzisz pełny obraz nowej wiadomości.

Jeśli wolisz skupić się na jednym zadaniu w swojej poczcie, możesz dostosować Outlooka tak, aby był jednopanelowy, jak domyślnie w Gmailu. Po prostu przejdź do ikony ustawień, kliknij „Ustawienia wyświetlania” i kliknij „Ukryj panel czytania.”

Niezależnie od tego, jak skonfigurujesz swój wyświetlacz Gmaila lub Outlooka, Outlook ułatwia wyszukiwanie starych e-maili podczas pisania nowych.

Ocena: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Integracje kalendarza

Żadna z platform nie ma prawdziwego rozwiązania, które pozwala wyświetlać kalendarz i pocztę obok siebie.

Mimo że zarówno Gmail, jak i Outlook synchronizują wydarzenia z kalendarzem, żadna z nich nie pozwala wyświetlać kalendarza i skrzynki odbiorczej w tym samym czasie, na jednej karcie. Gdy klikniesz na pasku narzędzi programu Outlook, zostaniesz przeniesiony do osobnego okna kalendarza.

Z drugiej strony, gdy klikniesz Kalendarz w Gmailu, skrzynka odbiorcza pozostanie otwarta i zostanie dodane nowe okno (lub karta) z Twoim kalendarzem.

Ani Gmail, ani Outlook nie umożliwiają przeglądania w wielu oknach. Przynajmniej Gmail umożliwia jednoczesne przeglądanie kalendarza i wiadomości e-mail, choć w różnych oknach.

Punktacja: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

User Experience (UX)

Estetyka skrzynki odbiorczej jest subiektywna, ale ma znaczenie. Jeśli przez cały dzień wpatrujesz się w podświetlony ekran komputera, jedynym sposobem na uniknięcie poważnego nadwyrężenia oczu jest dostosowanie poziomu jasności na wszystkich urządzeniach.

Dotyczy to również poczty e-mail. Im bardziej możesz dostosować swoją skrzynkę odbiorczą do tego, co najmniej męczy Twoje oczy, tym lepiej.

(Nie)czytane wiadomości e-mail

Tekst w Gmailu jest większy niż w Outlooku. W połączeniu z wyraźną definicją tekstu pogrubionego i niepogrubionego oraz cieniowaniem skrzynki odbiorczej dostępnym w większości szablonów, Gmail jest ogólnie bardziej przyjazny dla oczu.

Gmail wygrywa pod względem dostosowywania nieprzeczytanych wiadomości e-mail. E-maile „przeczytane” są wyświetlane w ciemniejszym odcieniu niż „nieprzeczytane”. „Nieprzeczytane” maile są również wyróżnione, ponieważ ich nadawca i Temat są pogrubione.

Outlook rozróżnia je poprzez umieszczenie nadawcy i tematu w kolorze niebieskim. To również jest pogrubione, ale ponieważ ogólny tekst w Outlooku jest bardziej płaski i mniejszy, nadal trzeba mrużyć oczy, aby sprawdzić, czy coś jest nowym e-mailem.

Dzięki cieniowaniu, pogrubieniu i rozmiarowi tekstu estetyka Gmaila ułatwia zauważanie nieprzeczytanych e-maili w porównaniu z estetyką Outlooka.

Ocena: Outlook 2/5, Gmail 1,5/5.

Flagowanie

Ale nie znienawidźmy też estetyki Outlooka. Po oznaczeniu ważnej (przeczytanej) wiadomości e-mail cała linia wokół tej wiadomości zostaje podświetlona na żółto i jest inaczej cieniowana.

Gmail oferuje wiele różnych symboli flagowania, ale nie można przeszukiwać skrzynki odbiorczej według każdego symbolu (zauważ wykrzyknik i różnokolorowe gwiazdki poniżej). Jeśli szukasz ważnej, przeczytanej wiadomości e-mail, prawdopodobnie szybciej znajdziesz ją w Outlooku.

Ocena: Outlook 2,5/5, Gmail 1,5/5.

Bezpieczeństwo

Gmail spędził większość swojego życia (tzn. ostatnie dwanaście lat) w świetle reflektorów bezpieczeństwa. Oferował dwuetapowe uwierzytelnianie, zanim Microsoft zrobił to dla któregokolwiek ze swoich klientów poczty elektronicznej. Oznacza to, że jeśli ktoś ukradnie Twoje hasło, nie musi to oznaczać, że może uzyskać dostęp do Twojego konta. Aby się zalogować, nadal musisz wprowadzić coś jeszcze, na przykład pytania zabezpieczające, skan siatkówki oka, Touch ID lub kod bezpieczeństwa.

W programie Outlook 2016, Outlook również używa uwierzytelniania dwuetapowego. Gdy logujesz się do programu Outlook na nowym urządzeniu, program Outlook wysyła Ci kod bezpieczeństwa w celu zweryfikowania Twojej tożsamości. Jeśli chodzi o logowanie, jesteś mniej więcej na równi z Gmailem lub Outlookiem.

Prawdziwa różnica między bezpieczeństwem Gmaila i Outlooka polega dziś na tym, czy obrazy są wyświetlane automatycznie.

Zasadą Gmaila było wysyłanie e-maili wysłanych za pośrednictwem serwera innej firmy do spamu, ponieważ we wcześniejszych dniach internetu wiadomości korzystające z serwerów innych firm często były. To jest coś, co kiedyś czyniło Outlooka, a przed nim Hotmaila, podatnym na ataki.

Ale teraz, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, który subskrybuje biuletyny – lub po prostu chcesz otworzyć obraz wysłany przez znajomego – musisz wykonać kilka dodatkowych kroków, aby je zobaczyć.

Podobnie jak Hotmail przed nim, Outlook wyświetla obrazy, więc wszystko, co chcesz zobaczyć, jest tuż przed tobą. Microsoft stał się lepszy w wykrywaniu potencjalnie szkodliwych wiadomości, ale jego domyślną opcją jest nadal wyświetlanie obrazów.

Zważywszy na ryzyko, jakie mogą nieść ze sobą załączniki, to, czy wolisz dodatkowe zabezpieczenia, czy uważasz je za uciążliwe, zależy od Ciebie. Jeśli Twoje hasło jest silne, Twoje konto będzie tak bezpieczne, jak je stworzysz.

Punktacja: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

Zwycięzca: Outlook przeszedł długą drogę

Oba serwisy Gmail i Outlook to potężne platformy. Gmail jest tańszy, a jeśli wybierasz platformę pakietu biurowego, jest to bardzo ważny czynnik. Ale pomijając estetykę, dostaniesz więcej korzyści, jeśli wybierzesz Outlooka.

Możesz nawet używać Outlooka do pracy w trybie offline.

.