Kiedy dokonujesz sprzedaży na kredyt sklepowy, nigdy nie ma gwarancji, że klient zapłaci Ci na czas. W rzeczywistości, jeden na trzech Amerykanów spóźnia się z zapłatą swoich długów. Zamiast liczyć na terminowe płatności klientów, zaplanuj najgorsze. Rozważ również nałożenie na opieszałych klientów opłaty za opóźnienia w płatnościach, aby odzyskać swoje straty.
Jeśli płatności klientów są opóźnione, możesz nie mieć wystarczająco dużo pieniędzy, aby zapłacić sobie. Według jednego z badań, 79% właścicieli małych firm obcina swoje wynagrodzenie, gdy klienci nie płacą.
Czasami, gdy klient nie płaci, nie masz wystarczająco dużo pieniędzy, aby pokryć swoje długi, co może skutkować opłatami za opóźnienia w płatnościach dla Twojej firmy. Wdrożenie polityki opóźnień w płatnościach może pomóc Ci wydostać się z tego cyklu, zniechęcając do dokonywania opóźnionych płatności i dając Ci dodatkową poduszkę finansową.
Co to jest opłata za opóźnienie w płatnościach?
Opłata za opóźnienie w płatnościach to dodatkowa opłata, którą wierzyciele doliczają do rachunku dłużnika, jeśli ten nie ureguluje swoich zobowiązań w terminie. Dodanie odsetek za zwłokę do rachunku klienta zachęca go do terminowego regulowania należności. Opóźnienia w płatnościach mogą być spowodowane tym, że klienci zapominają o terminie lub nie mają wystarczającej ilości pieniędzy na pokrycie swojego długu.
Przedsiębiorstwa mogą naliczać opłaty za opóźnienia w płatnościach, gdy udzielają klientom kredytu. Jeśli sprzedajesz klientom na kredyt, możesz naliczać opłaty za zwłokę. A jeśli kupujesz przedmioty na kredyt, twoi sprzedawcy mogą naliczać opłaty za opóźnienia.
Ile wynoszą opłaty za opóźnienia w płatnościach?
Wysokość opłat za opóźnienia w płatnościach jest różna. Możesz pobierać stałą stawkę lub procent od rachunku klienta.
Na przykład, możesz doliczyć dodatkowe 10 dolarów opłaty za opóźnienie za 30 dni zaległości. Możesz też pobierać opłatę w wysokości 2% rachunku klienta miesięcznie.
Niektóre stany ograniczają wysokość opłat za opóźnienia w płatnościach. Upewnij się, że sprawdzisz swój stan, aby uzyskać więcej informacji.
Jak naliczać opłaty za opóźnienia w płatnościach
Naliczanie opłat za opóźnienia w płatnościach może przyspieszyć płatności klientów i poprawić zarządzanie przepływem gotówki w małej firmie. Ale jeśli chcesz skutecznie obciążać klientów za opóźnienia w płatnościach, musisz mieć zorganizowany plan.
Użyj następujących kroków do naliczania odsetek od opóźnionych płatności za faktury.
Stwórz politykę opóźnień w płatnościach
Zanim będziesz mógł obciążać klientów opłatą za opóźnienia w płatnościach, musisz mieć opracowaną politykę. W ten sposób klienci będą znali swoje obowiązki i terminy.
Opracuj politykę płatności firmy, która omawia świadczone usługi lub dostarczane towary, terminy płatności, akceptowalne formy płatności oraz politykę wczesnych i późnych płatności.
Twoja polityka opóźnień w płatnościach powinna być sformułowana prostym językiem. Powinna ona informować klientów, jakiego rodzaju działania podejmiesz, jeśli płatności nie zostaną uregulowane na czas.
W swojej polityce dotyczącej opóźnień w płatnościach uwzględnij, ile wynoszą opłaty za opóźnienia w płatnościach, podając stawkę procentową lub ryczałtową. Oszacuj, jakie opłaty powinieneś pobierać, patrząc na opłaty za opóźnienia w płatnościach w branży i konsultując się ze swoim państwem.
Powiedz klientom o zachętach i opłatach w punkcie sprzedaży
Posiadanie oficjalnej polityki dotyczącej opóźnień w płatnościach jest dobre i słuszne, ale musisz również powiadomić o niej klientów.
Gdy klienci dokonują zakupów na kredyt, przejrzyj swoje warunki płatności, w tym wszelkie zachęty do wczesnych płatności i opłaty za opóźnienia w płatnościach. Powiedzenie klientom o swojej polityce może pomóc wyeliminować niespodzianki i chronić Twoją firmę.
Oferowanie rabatu za wczesną płatność, czyli obniżenie ceny, którą klienci otrzymują, jeśli zapłacą wcześniej, może ładnie działać jako środek odstraszający od opóźnień w płatnościach.
Mówiąc o swoich zniżkach za wczesną płatność i opłatach za opóźnienia w płatnościach, klienci wiedzą, że zapłacą mniej niż wynosi ich zobowiązanie, jeśli zapłacą wcześnie i więcej, jeśli zapłacą późno.
Włącz informacje o opóźnieniach w płatnościach na fakturach
Gdy wystawiasz faktury swoim klientom, upewnij się, że określasz termin płatności. Podczas umieszczania daty wymagalności na fakturze masz dwie opcje:
- Data wymagalności: XX/XX/XXXX
- Net # (np. Net 30)
Wpisanie daty wymagalności może sprawić, że termin będzie bardziej jasny dla klientów. Określa to dokładną datę wymagalności płatności.
Net pokazuje klientom, że płatności są wymagalne w ciągu określonej liczby dni. Na przykład, Net 30 oznacza, że klienci mają 30 dni od daty faktury na spłatę długu.
Wyślij przypomnienia z prośbą o zapłatę
Przed naliczeniem opóźnionej płatności, powinieneś przypomnieć klientom o ich długu.
Możesz wysłać przypomnienie o płatności pocztą elektroniczną lub zwykłą. Według jednego z badań FICO, 36% klientów woli otrzymywać przypomnienia o opóźnieniach w płatnościach za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Wysyłanie przypomnień o płatnościach nie tylko zachęci klientów do zapłaty, ale również będzie stanowić dowód, że klient powinien był wiedzieć o swoim zobowiązaniu.
Przypomnienia o płatnościach informują klientów o towarach lub usługach, które otrzymali, o kwocie należności oraz o terminie płatności. Przypomnienia o płatności należy wysyłać po wystawieniu faktury klientowi, a przed upływem terminu płatności.
Na przykład można wysłać przypomnienie o płatności na tydzień przed terminem płatności.
Tworzenie raportu starzenia się należności
Aby naliczyć opłatę za zwłokę, należy wiedzieć, który klient ma zaległą płatność. Utwórz raport starzenia się należności, aby śledzić niezapłacone faktury klientów.
Raport starzenia się należności zawiera listę klientów, łączne kwoty, które są Ci winni, zaległe płatności oraz wysokość zaległych sald (np. 1-30 dni przeterminowania). Twój raport pokazuje również całkowitą kwotę pieniędzy należnych Twojej firmie.
Twój raport wiekowania należności powinien wyglądać następująco:
Możesz użyć raportu wiekowania należności, aby określić, z którymi klientami należy się skontaktować i jak wysoką opłatę za opóźnienie w płatnościach naliczyć.
Wyślij list z informacją o opóźnieniu w płatnościach
Gdy klienci nie dotrzymają terminu płatności, możesz zastosować opłatę za opóźnienie w płatnościach. Wyślij list z informacją o opóźnieniu płatności, informując klienta, że jego płatność jest zaległa.
W liście z informacją o opóźnieniu płatności wyjaśnij, kiedy minął termin płatności. Wymień opłaty za zaległe faktury i ich nowe zobowiązanie. Wyjaśnij, czy opłata za zwłokę wzrośnie, jeśli klient nie zapłaci w ciągu określonej liczby dni. Możesz również rozważyć dołączenie kopii oryginalnej faktury do wglądu.
Twój list w sprawie opóźnień w płatnościach może również zawierać informacje na temat ustalenia planu płatności. Niektórzy klienci, którzy nie są w stanie spłacić swojego długu, mogą zdecydować się na plan płatności, np. płacąc uzgodnioną kwotę w dolarach miesięcznie.
Zawrzyj informacje kontaktowe w swoim liście w sprawie opóźnień w płatnościach. W ten sposób klient może się z Tobą skontaktować w celu dokonania płatności lub ustalenia planu płatności.
Możesz również rozważyć dotarcie do klientów w sprawie ich opłat za opóźnienia w płatnościach, dzwoniąc do nich. Według badania FICO, 27% respondentów stwierdziło, że są bardziej skłonni odpowiedzieć na kontakt na żywo w sprawie opóźnionej płatności.
Szukasz prostego sposobu na śledzenie niezapłaconych faktur? Oprogramowanie Patriot do księgowości online umożliwia wystawianie faktur nieograniczonej liczbie klientów i śledzenie należności. Pobierz bezpłatną wersję próbną teraz!
Niniejszy dokument nie jest przeznaczony jako porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, proszę kliknąć tutaj.