Asystenci wykonawczy odgrywają ważną rolę w firmie, ponieważ są lewą ręką mężczyzny (lub kobiety) wykonawczego!

Sukcesywny asystent wykonawczy pójdzie wyżej i dalej, aby upewnić się, że firma zmierza we właściwym kierunku, zapewniając, że wykonawczy, któremu pomagają, jest na szczycie wszystkiego, a następnie niektóre.

W tym artykule, będziemy pokrywać:

• Opis stanowiska asystenta wykonawczego
• Średnie wynagrodzenie asystenta wykonawczego
• Jak zostać asystentem wykonawczym
• Wskazówki dla asystenta wykonawczego
• Umiejętności asystenta wykonawczego

Opis stanowiska asystenta wykonawczego

Co robi asystent wykonawczy? Asystenci wykonawczy, czasami nazywani również osobistymi asystentami, odgrywają kluczową rolę w firmie, ponieważ pomagają jednemu lub większej liczbie kierowników, takich jak urzędnicy wysokiego szczebla, dyrektor generalny lub właściciel firmy.

Asystenci wykonawczy są podobni do asystentów administracyjnych; jednakże, asystenci administracyjni mają tendencję do skupiania się na pracy biurowej, podczas gdy asystenci wykonawczy są odpowiedzialni za asystowanie kierownictwu firmy, zazwyczaj z zadaniami wyższego poziomu.

Choć rodzaje zadań wykonywanych przez asystentów wykonawczych mogą się różnić w zależności od stanowiska, wszyscy oni mają tendencję do wykonywania podobnych zadań i obowiązków wysokiego poziomu.

Zadania te mogą obejmować:

• Zarządzanie harmonogramem kierownika
• Reprezentowanie kierownika w rozmowach i spotkaniach, gdy jest on niedostępny
• Przygotowywanie i przeglądanie dokumentów
• Obsługiwanie informacji poufnych
• Produkowanie raportów i prezentacji
• Analizowanie danych
• Zadania związane z zarządzaniem biurem
• Pilnowanie członków personelu, w tym asystentów administracyjnych

Tutaj jest przykład opisu pracy asystenta wykonawczego z www.Monster.com:

• Produkuje informacje poprzez przepisywanie, formatowanie, wprowadzanie, edytowanie, odzyskiwanie, kopiowanie i przekazywanie tekstu, danych i grafiki. Conserves executive’s time by reading, researching, and routing correspondence; drafting letters and documents; collecting and analyzing information; initiating telecommunications.
• Mains executive’s appointment schedule by planning and scheduling meetings, conferences, teleconferences, and travel.
• Representates the executive by attending meetings in the executive’s absence; speaking for the executive.
• Wita gości i klientów, witając ich osobiście lub przez telefon; odpowiada lub kieruje zapytania.
• Utrzymuje zaufanie klientów i chroni operacje, zachowując poufność informacji.
• Realizuje projekty, przydzielając pracę pracownikom biurowym; śledzi wyniki.
• Przygotowuje raporty poprzez zbieranie i analizowanie informacji.
• Bezpieczy informacje poprzez wykonywanie kopii zapasowych baz danych.
• Zapewnia odniesienia historyczne poprzez rozwój i wykorzystanie systemów archiwizacji i wyszukiwania; nagrywanie dyskusji na spotkaniach.
• Utrzymywanie zapasów materiałów biurowych poprzez sprawdzanie zapasów w celu określenia poziomu zapasów; przewidywanie potrzebnych materiałów; ocena nowych produktów biurowych; składanie i przyspieszanie zamówień na materiały eksploatacyjne; weryfikacja odbioru materiałów eksploatacyjnych.
• Zapewnia działanie sprzętu poprzez spełnianie wymagań konserwacji zapobiegawczej; przestrzeganie instrukcji producenta; rozwiązywanie problemów związanych z nieprawidłowym funkcjonowaniem; wzywanie do napraw; utrzymywanie zapasów sprzętu; ocena nowego sprzętu i technik.
• Utrzymuje profesjonalną i techniczną wiedzę poprzez uczestnictwo w warsztatach edukacyjnych; przeglądanie profesjonalnych publikacji; tworzenie osobistych sieci; uczestnictwo w stowarzyszeniach zawodowych.
• Przyczynia się do pracy zespołowej poprzez osiąganie powiązanych wyników w razie potrzeby.

Executive Assistant Salary

According to www.onetonline.org, mediana wynagrodzenia asystenta wykonawczego za 2016 rok wynosiła $26.86 godzinowo, lub $55,860 rocznie.

Keep in mind, to może się różnić w oparciu o lata doświadczenia i gdzie się mieszka, tak jak każde inne stanowisko pracy.

Jak zostać asystentem wykonawczym

Aby zostać asystentem, rozważ zdobycie dyplomu w biznesie lub pokrewnej dziedzinie, takiej jak wsparcie administracyjne lub zarządzanie biurem.

Co najmniej, asystenci wykonawczy zazwyczaj mają 4-letni stopień naukowy, ale niektórzy asystenci wykonawczy pracują od bycia asystentem administracyjnym, lub otrzymują certyfikat lub stopień z dwuletniego programu.

Przy pracy w większych firmach, jednak jeden może potrzebować wielu lat doświadczenia jako asystent wykonawczy, aby być uznanym za stanowisko.

W dodatku, asystenci wykonawczy mogą potrzebować wiedzy w dziedzinie, w której planują pracować. Na przykład, jeśli planują być asystent wykonawczy w środowisku prawnym, muszą być zaznajomieni z terminologii prawnej i procedur.

Wskazówki dla asystenta wykonawczego

Patrząc na asystenta wykonawczego porady organizacyjne? Te wskazówki zwiększą twoją organizację.

1. Zorganizuj swoje e-maile

Jako asystentka wykonawcza, musisz zarządzać nie tylko własną skrzynką odbiorczą, ale również swoją wykonawczą. To może stać się przytłaczające przy tak wielu przepływających e-mailach.

Prawdopodobnie zaakceptowałaś fakt, że osiągnięcie zerowego poziomu skrzynki odbiorczej jest prawie niemożliwe, jednak istnieją inne opcje, aby pokonać to wyzwanie i uprościć skrzynkę odbiorczą!

Matryca Priorytetów to narzędzie, które pozwala uprościć skrzynkę odbiorczą.

Rozważ zorganizowanie e-maili w kwadrancie opartym na szablonie z czterema kwadrantami oznaczonymi jako:

• Pilne: Wymagające odpowiedzi – Jest niezwykle ważne, abyś poświęcił tym wiadomościom swoją najwyższą uwagę. Odpowiedz na nie ASAP; Nie wychodź z biura bez tego kwadrantu prawie pusty.
• Mniej Pilne: Odpowiedzi – Musisz odpowiedzieć na te e-maile w końcu, ale masz większe priorytety na razie. Zaleca się, aby umieścić datę wymagalności na tych e-mailach, więc nie zapomnij o nich, ponieważ są one nadal znaczące.
• Śledzenie – Ustaw daty wymagalności dla kiedy śledzić z tych e-maili, jak te mają tendencję do poślizgu przez pęknięcia.
• To-Do’s – Wyznaczone miejsce dla tych e-maili, które listy zadań, które muszą być wykonane. Ustaw due-dates na tych również.

Szablon email wygląda następująco:

Matryca Priorytetów, jest opartym na kwadrantach rozwiązaniem do zarządzania projektami, które pozwala ci łatwo przeciągnąć i upuścić twoje emaile do powyższych kwadrantów z twojej poczty Outlook. Sprawdź Top 5 Templates to Sharpen Your Executive Assistant Skills.

Z tego miejsca, możesz:

• Ustalić datę wymagalności, aby wiedzieć, kiedy odpowiedzieć na tę wiadomość e-mail lub wykonać zadanie wymienione w wiadomości e-mail.
• Odelegować wiadomość e-mail do członka zarządu lub zespołu, jeśli są zaangażowani lub chcesz, aby przejęli.
• Użyj ikon zadań, aby określić, które wiadomości e-mail są najważniejsze. Na przykład, możesz umieścić „ogień” obok wiadomości e-mail, która wymaga odpowiedzi w ciągu następnej godziny, lub ponumerować wiadomości e-mail na podstawie tego, które z nich potrzebują twojej uwagi w pierwszej kolejności.

Tutaj jak to będzie wyglądać w Macierzy Priorytetów:

Zauważ, że „nazwa zadania” jest tematem wiadomości e-mail. Po kliknięciu na nią, treść wiadomości jest wyświetlana pod 'notatkami’.

Tutaj film pokazujący, jak zarządzać obowiązkami asystentki w Macierzy Priorytetów

Importuj szablon pokazany w filmie, tutaj.

Naucz się jak:

• Integracja Email Matrycy Priorytetów pomaga
• INTEGROWAĆ WINDOWS I MAC PRIORITY MATRIX INBOX Z TWOIM EMAILEM

1. Zrób jutrzejszą listę rzeczy do zrobienia przed wyjściem z biura

Nie trać czasu! Przed wyjściem z biura stwórz listę zadań, na których musisz się skupić jutro, póki wszystko jest świeże w twojej głowie. Dodatkowe 5-10 minut, które na to poświęcisz, z pewnością się opłaci, kiedy wejdziesz do biura rano, ponieważ będziesz miał dobry pomysł, na czym stoisz.

Dzięki temu nie będziesz tracił czasu, ponieważ wiesz, co jest najwyższym priorytetem i co wymaga twojej uwagi w pierwszej kolejności.

1. WIZUALIZUJ, CO CHCESZ OSIĄGNĄĆ

Kiedy wchodzisz do biura, zacznij swój dzień z myślą o końcu.

Poświęć 5 minut na zastanowienie się, jakie wyniki musisz dzisiaj osiągnąć. Następnie zastanów się, jakie zadania pomogą ci osiągnąć ten cel.

W tym momencie zrewiduj swoją listę rzeczy do zrobienia z poprzedniego wieczoru, upewniając się, że każde z zadań na niej zawartych jest na właściwym miejscu.

1. Użyj narzędzia

Aby pozostać zorganizowanym, rozważ użycie platformy online lub oprogramowania do zarządzania projektami, aby utrzymać zarówno siebie, jak i swój zespół w pętli.

Wspaniałym rozwiązaniem do zarządzania projektami dla asystentów wykonawczych jest Priority Matrix, to samo narzędzie wymienione we wskazówce #1, które pomaga w obsłudze poczty elektronicznej.

W Priority Matrix możesz śledzić zadania, e-maile i dokumenty w jednym miejscu. Dodatkowo, możesz czytać szczegółowe raporty, abyś mógł upewnić się, że twój zespół jest na dobrej drodze, lub że twój zespół nie robi postępów, abyś mógł wkroczyć od razu.

Oto jak możesz używać Priority Matrix ze swoim kierownictwem:

• Wykonawca może delegować zadania bezpośrednio do ciebie poprzez platformę (czyniąc cię „właścicielem”), co oznacza, że zawsze wiesz, co musisz zrobić! Jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania, możesz rozmawiać na czacie w ramach zadania, dzięki czemu będziesz mógł szybko odnieść się do niego później. Koniec z mylącymi wątkami e-maili lub nieporozumieniami dotyczącymi odpowiedzialności!

• Gdy otrzymasz e-mail od swojego kierownika, możesz przeciągnąć i upuścić go do swojego szablonu e-maila Matrycy Priorytetów, aby nie stracić go z oczu, co pomoże Ci efektywniej zarządzać e-mailami.
• Generuj raport o wszystkim, co skończyłeś każdego dnia, aby twój szef rozumiał dokładnie, co zostało osiągnięte.

• Zarządzaj swoim czasem lepiej, używając naszych szablonów priorytetyzacji, lub stwórz własne. Zadbaj o zadowolenie swojego kierownika i bądź superwykonawcą!

• Przewiduj potrzeby swojego kierownika. Jeśli widzisz, że ma on cały dzień spotkań, przygotuj posiłek z jego ulubionej restauracji. Jeśli prowadzi duże spotkanie w godzinach porannych, zamów te bajgle i kawę z wyprzedzeniem, zanim jeszcze o nie zapyta.

Możesz również zwiększyć ogólną organizację, ponieważ wszystko jest w jednym miejscu.

Twój szef ma jutro ważny telefon? Ustaw alert w aplikacji Priority Matrix, aby przypomnieć mu o tym godzinę wcześniej.

Chcesz sprawdzić, czy coś ważnego dzieje się jutro lub w następnym tygodniu? Otwórz listę główną Matrycy Priorytetów, aby zobaczyć wszystko z lotu ptaka i przefiltrować ją według okresu, na którym chcesz się skupić.

1. Prowadzenie bazy danych

Prowadź dobre rejestry różnych miejsc, takich jak hotele i restauracje, w których twój dyrektor był w przeszłości. Upewnij się, że przechowujesz informacje kontaktowe, takie jak numery telefonów i adresy, a także obszar, który stwierdza, czy podobało mu się ostatnie doświadczenie, czy nie. Możesz śledzić te informacje w arkuszu kalkulacyjnym Excel, Microsoft Access, lub nawet Priority Matrix.

Executive Assistant Skills

• Communication Skills: Doskonałe pisemne i ustne umiejętności komunikacyjne są krytyczne w tej dziedzinie, czy mówienie przez telefon, pisanie wiadomości e-mail, lub wyrażanie opinii.
• Umiejętności zarządzania czasem: Jeden musi być w stanie ustalić priorytety, aby określić, gdzie czas jest najlepiej wydać nie tylko dla ich pozycji, ale dla wykonawczej pracują dla.
• Organizacja: Z plików i informacji pływających wszędzie, jeden musi być w stanie opracować strategię, aby utrzymać wszystko na swoim miejscu.
• Multitasking Abilities: Z tak wiele dzieje, to jest prawdopodobne, że będziesz musiał uczestniczyć w wielu zadaniach na raz.
• Rozwiązywanie problemów : Plany, strategie i harmonogramy się zmieniają – to jest twoja praca, aby reagować szybko i być odpornym, znajdując najlepsze alternatywy, gdy te zmiany powstają.
• Niezależny: Posiadanie niezależności, aby uzyskać własną pracę wykonaną, zapewnić, że twój wykonawczy jest na torze, jak również członkowie zespołu, który nadzorujesz.
• Proaktywny: Twój umysł powinien być myślenie daleko w przyszłość, więc można krok w razie potrzeby.
• Detail Oriented: Małe rzeczy naprawdę mają znaczenie – literówki, zmiany harmonogramu, a nawet minutowe informacje o tym, jak wykonawczy musi ubierać się na nadchodzące spotkanie marketingowe – więc musisz mieć oko na nawet najdrobniejsze szczegóły.
• Technologia: Wykonawczy Asystent powinien mieć wiedzę na temat oprogramowania priorytetyzacji, oprogramowanie do prezentacji, oprogramowanie graficzne, Microsoft office, itp.
• Przywództwo: Executive Assistant’s często zarządzać ludźmi, więc jeden musi być w stanie wstać i dostać zespół na track.

.