Job Description:

Stanowisko Practice Assistant II jest odpowiedzialne za codzienne interakcje z pacjentami i klientami w jednostce Dermatology znajdującej się przy 221 Longwood Avenue. Pracując pod kierunkiem Koordynatora Praktyki i Kierownika Praktyki, Asystent Praktyki II jest pierwszą linią kontaktu z pacjentem w ramach praktyki. Jest to bardzo ważna rola, mająca znaczący wpływ na opiekę nad pacjentem i jego zadowolenie, operacje kliniczne oraz przychody kliniczne. Praktyka Dermatologiczna przy 221 Longwood Avenue generuje ponad 26,000 wizyt pacjentów i otrzymuje ponad 72,000 telefonów od pacjentów rocznie.
STANDARY SPECJALNE

* Ciepło wita wszystkich pacjentów, klientów i gości w praktyce. Upewnia się, czy pacjent lub klient jest umówiony na wizytę.

* W przypadku wszystkich umówionych wizyt pacjentów, weryfikuje ich tożsamość za pomocą 2 identyfikatorów akceptowanych przez BWH. Weryfikacja czasu wizyty pacjenta i dostawcy.

* Wprowadza pacjenta do systemu planowania BWH zgodnie z wytycznymi wydziału.

* Alert clinical support staff of any special needs or special attention needed for arriving patient, including fall risk, patient special needs or VIP patient.

* Coordinates patient arrival with interpreter services department as necessary

* For any patient who does not have a scheduled appointment, work within the established practice protocols to determine how best to serve the patients needs.

* W przypadku innych umówionych spotkań należy powiadomić odpowiednią stronę o przybyciu klienta lub odwiedzającego.

* Podczas procesu przybycia należy rozprowadzić odpowiednie formularze instytucjonalne i specyficzne dla praktyki, w tym formularz informacyjny dotyczący samooceny pacjenta, kwestionariusz informacyjny dla pacjenta oraz formularz przeglądu leków i alergii pacjenta. Żądanie podpisu elektronicznego dla wszystkich stosownych formularzy instytucjonalnych, w tym powiadomienia HIPAA o prywatności, zgody Mass HIway, zgody szpitala na leczenie oraz formularza zrzeczenia się braku skierowania.

* Jest w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania pacjenta dotyczące formularzy instytucjonalnych lub specyficznych dla praktyki.

* Dokumentuje elektronicznie w systemie każdy przypadek odmowy podpisania przez pacjenta wymaganych formularzy

* Wymaga, aby każdy pacjent zweryfikował dokładność wszystkich informacji demograficznych i ubezpieczeniowych w swoich aktach oraz dostarczył instrukcji, w jaki sposób można dokonać aktualizacji. Identyfikowanie pacjentów, którzy nie są w stanie wykonać tego zadania i oferowanie im pomocy.

* Zbieranie płatności należnych w momencie świadczenia usługi, zgodnie z polityką zbierania płatności od pacjentów działu.

* Ustalenie, czy pacjent jest odpowiedzialny za dopłatę do wizyty oraz ustalenie kwoty należnej dopłaty

* Zbieranie płatności za wykonane usługi kosmetyczne

* Wprowadzanie płatności do systemu planowania BWH oraz zatwierdzonego systemu transakcji bankowych online

* Wydawanie pokwitowań za wszystkie zebrane płatności

* W przypadku, gdy płatność nie została zebrana dla wszystkich sald należnych za zabiegi kosmetyczne, koordynowanie odpowiednich działań następczych.

* Zapewnienie, że partie płatności są wykonane zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez Departamenty polityki zbierania płatności pacjentów

* Koordynuje działania związane z zarządzaniem opieką dla wszystkich wizyt pacjentów

* Określenie pacjentów, którzy nie mają ważnych informacji o ubezpieczeniu w pliku. Przekazuje pacjentowi konieczność aktualizacji ubezpieczenia w celu zapewnienia dokładności rozliczeń wizyt i procedur

* Dzwoni do BWH Patient Service Center w imieniu pacjentów w celu aktualizacji informacji o planach ubezpieczeniowych w razie potrzeby

* Określa pacjentów, którzy nie mają ważnych skierowań ubezpieczeniowych na miejscu. W przypadku pacjentów, którzy nie mają ważnego skierowania ubezpieczeniowego na dzień wykonania usługi, sprawdza brakujące skierowanie BWH i formularz zwolnienia z wcześniejszej autoryzacji i prosi pacjentów o podpis

* Kieruje pacjentów do odpowiedniej poczekalni i udziela krótkiego wyjaśnienia, czego powinni się spodziewać. Przekazuje informacje o oczekiwaniach dotyczących czasu oczekiwania. Monitorowanie poczekalni i koordynacja z praktykami klinicznymi personelu pomocniczego w celu zapewnienia, że klienci są odpowiednio obsługiwani w odpowiednim czasie.

* W przypadku potencjalnych awarii usług lub procesów, próba naprawienia sytuacji. Gdy nie jest to możliwe, należy natychmiast poinformować członka zespołu, który jest w stanie szybko rozwiązać problem.

* Dostarczanie pacjentom i innym klientom aktualizacji dotyczących opóźnień, w tym dostarczanie aktualizacji, gdy czas trwania wcześniej zakomunikowanego opóźnienia uległ znacznej zmianie.

* Utrzymywanie obszaru oczekiwania przez cały dzień w celu zapewnienia, że jego wygląd spełnia odpowiednie standardy obsługi klienta i bezpieczeństwa.

* Zapewnienie, że na pytania pacjentów udzielono odpowiednich odpowiedzi i/lub, że zapewniono odpowiednie działania następcze.

* Podczas procesu wymeldowywania się z gabinetu, przyjęcie głównej odpowiedzialności za planowanie kolejnych wizyt pacjentów w Klinice Dermatologii, koordynowanie działań z innymi działami w razie potrzeby. Koordynowanie wszelkich zewnętrznych wizyt pacjentów lub usług wymaganych przez lekarza, w tym radiologii, usług laboratoryjnych, skierowań do innych działów BWH lub skierowań do zewnętrznych placówek medycznych.

* Przeglądanie formularzy spotkań pacjenta w celu wskazania, że wymagane są dodatkowe usługi (w tym takie jak wizyty kontrolne, USG, tomografia komputerowa, badania przedoperacyjne, procedury kardiologiczne, zdjęcia rentgenowskie, badania laboratoryjne, przyjęcia do szpitala lub procedury, itp. Nie należy prosić pacjenta o telefon do gabinetu w celu umówienia się na wizytę kontrolną.

* W przypadku wizyt kontrolnych w innych gabinetach BWPO, BWH lub innych placówkach, należy skontaktować się bezpośrednio z gabinetem w celu ułatwienia umówienia koniecznej wizyty (wizyt). Przekazywanie i potwierdzanie zleceń, uzyskiwanie instrukcji dla pacjenta, a kiedy to możliwe, planowanie wizyt.

* Koordynuje i planuje kolejne spotkania z usługami tłumacza w razie potrzeby

* Zgodnie z protokołami praktyki, przygotowuje wszelkie niezbędne dokumenty lub instrukcje związane z dalszą opieką.

* Na zakończenie spotkania, podziękować każdemu pacjentowi.

* Przejąć główną odpowiedzialność za planowanie wizyt pacjentów. Pomoc w zwiększaniu zadowolenia klientów poprzez odpowiednie zarządzanie harmonogramem wizyt i dostępem do usług klinicznych.

* Współpracuje ściśle z każdym lekarzem, aby zapewnić, że planowanie terminów pacjentów odbywa się zgodnie z ich preferencjami i szablonów planowania.

* Maksymalizacja użyteczności aplikacji planowania poprzez dostęp do wszystkich dostępnych danych planowania i zasobów. Wykorzystanie aplikacji planowania w sposób, który wspiera optymalny dostęp, odpowiednie ustalenia dotyczące mianowania i dokładną dokumentację odpowiednich wymagań. Uzyskać wszystkie niezbędne informacje w celu zapewnienia, że pacjent jest zaplanowane z najbardziej odpowiednim dostawcą.

* Jeśli następny dostępny termin przekracza rozsądne ramy czasowe (ustalone przez praktykę), lub jeśli pacjent lub lekarz kierujący wyraża obawy z czasem oczekiwania na wizytę, oferują do zbadania innych możliwości planowania. Współpracuje z personelem triage, lekarzem i kierownictwem praktyki w celu ustalenia, czy można wprowadzić jakieś udogodnienie, aby zapewnić pacjentowi wcześniejszy termin wizyty. Koordynuje i planuje wszystkie spotkania z tłumaczami w razie potrzeby.

* W razie potrzeby, konferencje w odpowiednich usługach tłumaczeniowych lub przedstawicieli linii językowych w rozmowach telefonicznych z pacjentami w celu zapewnienia wysokiej jakości usług dla pacjentów, którzy wymagają usług tłumaczeniowych

* Odwołanie i zmiana terminu spotkań zgodnie z życzeniem. Podczas anulowania

Apply Now
.