Ocena wydajności członka zespołu to jedno z najczęstszych wyzwań, jakie słyszę od moich klientów. Nie są oni zadowoleni z wyników i zmagają się z oceną wydajności pracownika. Może to prowadzić do unikania ważnej rozmowy, aż sprawy przybiorą tak zły obrót, że trzeba będzie podjąć działania. Do tego czasu szanse na poprawę sytuacji są nikłe.

W większości tych przypadków brakuje jednej prostej rzeczy. Uzgodnienia z pracownikiem oczekiwanych wyników, jakie ma osiągnąć. Czasami oczekiwania zostały spisane, ale pracownik nie do końca je rozumie. Co ważniejsze, czy rozumie, jak jego wyniki będą oceniane?

Wpływ niejasnych oczekiwań pracowników

Oto niektóre z problemów, które obserwuję, gdy oczekiwania pracowników nie są jasne i uzgodnione:

• Niepewność co do tego, nad czym należy pracować. Może to być niepokojące lub prowadzić do późniejszej frustracji, gdy wyniki nie są zadowalające. Przypomina to scenariusz „przynieś mi kamień”. Ciężko pracują, ale nigdy nie mogą zadowolić szefa.
• Niezdolność do oceny wydajności w czasie. Brak jasnych oczekiwań jest źródłem wielu nieprzyjemnych niespodzianek w ostatniej chwili. W miarę upływu czasu osoba jest bardziej niechętna, aby poprosić o wyjaśnienie z obawy przed wyglądaniem głupio.
• Zmniejszona zdolność do coachingu drugiej osoby, ponieważ nie wie, że nie spełnia oczekiwań. Udzielanie wskazówek na wczesnym etapie buduje zaufanie, a lider może przyjąć rolę trenera.
• Lider bierze na siebie pracę, ponieważ łatwiej jest ją wykonać samemu. Jest to bardzo częste, gdy liderzy są niezadowoleni z wyników pracy. Zmniejsza to zdolność lidera do wykonywania innych obowiązków, a także osłabia pracownika.

Proste praktyki, aby wyjaśnić oczekiwania pracowników

Powyższe problemy są bardzo bolesne i czasochłonne do rozwiązania. Teraz dobra wiadomość, alternatywa jest prosta i nie wymaga wiele czasu ani wysiłku. Oto sześć najlepszych praktyk w zakresie ustalania jasnych i uzgodnionych oczekiwań z pracownikami:

• Współtwórzcie cele razem. Określ pewne rzeczy, które muszą zostać osiągnięte, ale pozwól na pewną elastyczność w ich definiowaniu. Zachęć pracownika, aby dodał swój język. Zapytaj ich, co mogliby dodać, aby wygenerować większą wartość i uczynić go bardziej znaczącym.
• Bądź jasny, co jest i nie jest negocjowalne. Na przykład, ostateczna data zakończenia może być ustalona, ale czy istnieje elastyczność, kiedy tymczasowe produkty muszą być gotowe?
• Uzgodnij proste wskaźniki, które ilustrują, jak wygląda sukces i upewnij się, że są one jasne dla obu stron. Unikajcie żargonu i starajcie się używać prostych, codziennych określeń tego, jak wygląda sukces. Jeśli to możliwe, ustal środki, które pokazują postęp w realizacji celu, aby wczesne problemy mogły być zauważone i rozwiązane.
• Wyjaśnij, dlaczego wynik jest ważny, aby wygenerować zaangażowanie. Tylko dlatego, że ty wiesz, dlaczego cel jest ważny, inni mogą tego nie wiedzieć. Jeśli powód nie jest jasny, istnieje ryzyko, że stanie się on kolejną pozycją na i tak już długiej liście „do zrobienia”.
• Słuchaj i odpowiadaj na pytania i obawy pracownika. Mogą oni nie być pewni siebie, a Twoją rolą jest nauczyć ich, jak to zrobić. Oprzyj się pokusie, aby wejść i przejąć kontrolę. Jak wspomniano powyżej, że zachowanie nie służy nikomu dobrze.
• Sprawdź w regularnie na postępy. Odłóż na bok dedykowany czas 1:1, aby przejrzeć cele i poczynione postępy. Mieszanie tych przeglądów z innymi rzeczami, być może bardziej pilnymi, osłabi koncentrację.

Menedżerowie osiągający dobre wyniki ustalają i uzgadniają jasne oczekiwania oraz regularnie przekazują informacje zwrotne dotyczące wydajności. Jeśli do tej pory nie robiłeś tego dobrze, nie przychodzi mi do głowy ważniejsze działanie, które powinieneś rozpocząć już teraz.