To nie jest rzadkością dla właścicieli firm, aby mieć projekty, dla których po prostu nie mają przepustowość lub doświadczenie do obsługi siebie. To może być roll-out produktu, kampania marketingowa, lub integracji nowej technologii. Biorąc pod uwagę ograniczony zakres i długość tych projektów, to może nie ma sensu zatrudniać nowych pracowników w pełnym wymiarze godzin.
Ale płacąc niezależnego wykonawcy nie jest taka sama jak płacenie regularnego pracownika. W przeciwieństwie do pracowników, niezależni wykonawcy są samozatrudnieni, ustalają swoje stawki płac i mogą negocjować opcje płatności i harmonogramy. Implikacje podatkowe niezależnych wykonawców różnią się od pracowników, jak również.
Ten artykuł będzie spojrzenie na najbardziej opłacalnych sposobów płacenia wykonawców przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami podatkowymi. Każda z metod płatności omówionych w tym artykule ma unikalną kombinację mocnych i słabych stron, a podjęcie decyzji, która jest najlepsza dla Ciebie zaczyna się od oceny okoliczności.
Rzeczy do rozważenia przed wyborem sposobu płacenia wykonawcy
Decyzja o tym, jak najlepiej płacić swoim wykonawcom zależy od wielu czynników. Do najważniejszych z nich należą podatki, liczba wykonawców, których planujesz zatrudnić, jak często i ile im płacisz oraz gdzie się znajdują.
Jak radzić sobie z podatkami?
W przeciwieństwie do pracowników, niezależni wykonawcy płacą swoje własne podatki. Kontrahent dostarcza firmie zatrudniającej formularz W-9 (podobny do formularza W-4, który wypełniają pracownicy), a na koniec roku firma zatrudniająca generuje i wysyła formularz 1099-NEC (dawniej znany jako formularz 1099-MISC) do kontrahenta, aby ten złożył go wraz z podatkami.
Ilu wykonawców planujesz zatrudnić?
Im więcej wykonawców zatrudniasz, tym bardziej pracochłonne staje się naliczanie płac. Ważne jest, aby zaplanować z wyprzedzeniem na to, ponieważ trzeba będzie produkować formularze podatkowe, śledzić godziny i / lub projektów, i wydać płatności do każdej osoby. Pamiętaj, że kontrahenci mogą negocjować sposób zapłaty, więc teoretycznie każdy z nich może wynegocjować inną formę płatności. To może szybko stać się administracyjnym koszmarem, więc ważne jest, aby mieć jasny pomysł, ile osób zamierzasz zatrudnić przed negocjowaniem warunków i metod płatności.
Jak często (i ile) będziesz płacić swoim wykonawcom?
Różne formy płatności mają różne struktury kosztów, więc ważne jest, aby zrozumieć kwoty płatności i jak często będziesz płacić swoim wykonawcom. Na przykład, powiedzmy, że musisz dokonać jednorazowej płatności na rzecz wykonawcy w wysokości 50 000 USD. Sensowne może być wykonanie przelewu bankowego z opłatą za przelew w wysokości 30 USD. Jeśli jednak płacisz kontrahentowi 2 000 dolarów tygodniowo przez 25 tygodni, za każdym razem zostaniesz obciążony opłatą w wysokości 30 dolarów. To będzie Cię kosztować 750 dolarów w opłatach transferowych w trakcie trwania umowy.
Gdzie znajduje się Twój wykonawca?
W niektórych przypadkach możesz potrzebować zatrudnić niezależnego wykonawcę, który pracuje za granicą. W tym scenariuszu, kursy wymiany walut wchodzą w grę. W zależności od tego, jak płacisz tych pracowników, opłaty mogą stać się kosztowne, nie wspominając już o dodatkowych obawach związanych z bezpieczeństwem.
Mając na uwadze te rozważania, rzućmy okiem na sześć najlepszych sposobów płacenia niezależnym wykonawcom.
The 6 Best Ways to Pay Contractors
Checks
Sprawdzone i prawdziwe, czeki są proste, stosunkowo tanie i nie ma potrzeby rejestrowania się w aplikacji lub usługi transferu pieniędzy. Ale pomimo ich prostoty, są pewne minusy.
Czeki są powolne. Po wypisaniu czeku, musi on zostać wysłany pocztą do odbiorcy, odbiorca musi go następnie zdeponować na swoim koncie bankowym, i może to zająć do 2-5 dodatkowych dni roboczych, aby czek został rozliczony, a środki zostały udostępnione na koncie kontrahenta.
Dodatkowo, środki nie są gwarantowane. To często sprawia, że wykonawcy są ostrożni w przyjmowaniu czeków od nowej firmy, której nie znają. A bounced check can leave them with fees from their bank as well as delay their payment.
One of the more overlooked downfalls of checks is security. Podczas gdy odbiorca nie musi dzielić się żadnymi informacjami bankowymi, informacje o koncie bankowym wystawcy są wydrukowane na czeku.
Wszystko biorąc pod uwagę, czeki pozostają tanią, niezawodną formą płatności, ale biorąc pod uwagę ich brak bezpieczeństwa i powolny czas przetwarzania, są one najlepiej zarezerwowane dla jednorazowych sytuacji, w których powtarzające się płatności nie są konieczne.
PrzelewyACH
PrzelewyACH są najczęstszą formą płatności pomiędzy pracodawcami i pracownikami (tj. bezpośredni depozyt). Chociaż kontrahenci nie są pracownikami, mogą być skonfigurowani z jednorazowymi lub cyklicznymi przelewami ACH w ten sam sposób. Jest to szczególnie wygodne, jeśli używasz oprogramowania, które może zautomatyzować powtarzające się płatności.
Dodatkowo, przelewy ACH są bez papieru, a więc stosunkowo bezpieczne. Kontrahent będzie musiał udostępnić informacje o swoim koncie bankowym firmie zatrudniającej, ale większość ludzi czuje się z tym komfortowo, ponieważ każdy, kto otrzymał depozyt bezpośredni, przeszedł przez ten proces wcześniej.
Karty kredytowe
Płatności kartą kredytową to kolejny szybki i łatwy sposób płacenia kontrahentom. Powab kart kredytowych bierze się przede wszystkim z ich bezpieczeństwa. Karty kredytowe oferują warstwę ochrony, utrzymując informacje o koncie bankowym jako prywatne i oddzielone od codziennych transakcji.
Dodatkowo, ponieważ płacisz za pomocą linii kredytowej, masz możliwość kwestionowania i rozwiązywania błędnych transakcji bez narażania jakichkolwiek rzeczywistych pieniędzy na ryzyko. A jeśli chodzi o błędne lub oszukańcze opłaty, firmy obsługujące karty kredytowe są zazwyczaj bardziej skłonne do szybkiego rozwiązywania sporów i często pokrywają całkowitą kwotę opłaty do czasu rozwiązania problemu. Wiele firm idzie o krok dalej, oferując swoim klientom zerową odpowiedzialność za oszustwa.
Jednakże, aby zapłacić kontrahentowi kartą kredytową, musi on posiadać konto handlowe w swoim banku lub inną usługę handlową, taką jak Square, więc nie zawsze jest to możliwe.
Przelewy
Przelewy są jedną z najlepszych opcji, gdy szybkość jest najważniejsza. Jeśli musisz szybko dokonać płatności, przelew jest jednym z najszybszych sposobów na udostępnienie środków.
Podczas gdy przelewy międzynarodowe mogą trwać kilka dni, przelewy krajowe zazwyczaj przetwarzane są w ciągu 24 godzin. Ta szybkość jednak wiąże się z kosztami. Dla krajowych i międzynarodowych przelewów bankowych, nadawca i odbiorca zazwyczaj ponoszą opłaty. Opłaty za przelewy krajowe wynoszą średnio $15-$20 dla odbiorców i $20-$30 dla nadawców. Przelewy międzynarodowe kosztują jeszcze więcej.
Najważniejszą rzeczą do rozważenia przed zainicjowaniem przelewu jest to, jak dobrze znasz i ufasz odbiorcy. Gdy fundusze zostaną już przekazane na konto odbiorcy, znacznie trudniej jest je cofnąć. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku międzynarodowych przelewów bankowych.
W skrócie, przelewy bankowe powinny być zarezerwowane dla płatności wrażliwych na czas. W przypadku małych lub rutynowych płatności, stosunkowo wysokie koszty i ryzyko związane z przelewami sprawiają, że są one mniej atrakcyjne niż inne opcje, na które patrzyliśmy do tej pory.
Systemy płatności online
Systemy płatności online to kolejna świetna opcja dla właścicieli firm. Paypal, wiodący na świecie system płatności online, zdecydowanie przewodzi stawce. Jest on dostępny w ponad 200 krajach i ma ponad 300 milionów aktywnych użytkowników.
Paypal jest chwalony za swoje bezpieczeństwo, ponieważ utrzymuje Twoje osobiste konto bankowe oddzielone od transakcji, którą wykonujesz. Paypal łączy się z Twoim kontem bankowym, więc możesz przelewać środki między nimi. Aby zapłacić innemu użytkownikowi Paypal, po prostu przelej środki ze swojego konta bankowego na konto Paypal, a następnie przeprowadź transakcję. Odbiorca otrzyma środki na swoje konto Paypal i może następnie przelać je na swoje konto bankowe.
Aby korzystać z Paypal w środowisku komercyjnym, Twój kontrahent będzie potrzebował konta biznesowego Paypal, więc wybór Paypal jest wygodny tylko wtedy, gdy kontrahent ma już takie konto. Jeśli jednak posiada on konto, Paypal automatycznie tworzy formularz 1099-K na koniec roku, co oszczędza Ci kłopotów związanych z wysyłaniem formularza 1099-NEC.
Warto zauważyć, że jeśli planujesz dokonywać częstych lub dużych płatności na rzecz kontrahentów międzynarodowych, inne systemy, takie jak Xoom (własność Paypal) i Transferwise mogą być bardziej opłacalnymi opcjami. Platformy te obsługują wymianę walut i mogą okazać się tańsze niż korzystanie z Paypal. Aby uzyskać bardziej dogłębne spojrzenie na te usługi, spójrz na nasze porównanie Transferwise vs Xoom.
Oprogramowanie księgowe
Choć nie jest to koniecznie metoda płatności, warto zaznaczyć, że korzystanie z oprogramowania księgowego/płacowego jest szczególnie przydatne, jeśli zatrudniasz wielu wykonawców. Oprogramowanie księgowe, takie jak Quickbooks i Intacct są potężne narzędzia, które integrują się z innymi systemami w celu automatyzacji śledzenia, fakturowania, przygotowania podatkowego i płatności. Platformy te zmniejszają koszty administracyjne poprzez utrzymywanie wszystkiego w jednym miejscu i automatyzację zadań, które w przeciwnym razie byłyby wykonywane ręcznie.