Public-Facing ILS Elements

ONLINE PUBLIC ACCESS CATALOGS or OPACs
To jest serce i dusza zintegrowanego systemu bibliotecznego. OPAC zawiera rekordy wszystkich zbiorów danej instytucji. Są one tradycyjnie dostępne poprzez zapytania o autora, tytuł, temat i numer katalogowy, a także poprzez słowa kluczowe lub zapytania w języku naturalnym. Niektóre OPAC posiadają funkcję przeglądania, która jest widoczna po zadaniu zapytania. Funkcja przeglądania jest najczęściej używana do wyszukiwania haseł przedmiotowych i autorów.

Dzisiejsze katalogi zawierają nie tylko materiały drukowane, ale także materiały audiowizualne, obiekty trójwymiarowe i archiwalia. Zdigitalizowane przedmioty i zasoby elektroniczne są również dostępne poprzez katalogi dzięki załącznikom, linkom i PURLS (trwałe lub stałe adresy URL).

Raporty w ramach modułu katalogowego mogą obejmować listy półek, formaty, sekwencje numerów wywoławczych, listy tematyczne/autorskie/tytułowe, informacje o lokalizacji i przechowywaniu oraz alokacji, a także raporty, które synchronizują się z rejestrami użytkowania i obiegu.

KRUCH, WYPOŻYCZANIE I UŻYTKOWANIE
Moduły obiegu są integralną częścią śledzenia zasobów w centrach informacyjnych i instytucjach kulturalnych. Tradycyjne operacje i programy cyrkulacji obejmują rekordy patronów; lokalizację pozycji (która tradycyjnie znajduje się w module katalogowym); rekordy użytkowania, które łączą rekordy katalogowe pozycji, które są pożyczane z pożyczkobiorcą lub patronem; prośby o zwrot pozycji znajdujących się w obiegu; wysyłanie powiadomień o zaległościach; śledzenie próśb o pożyczenie lub odnowienie pozycji; oraz wypożyczenia międzybiblioteczne materiałów fizycznych lub prośby o powielanie i skanowanie. Wiele systemów obiegu zawiera rejestry obiegu wewnętrznego dla pozycji, które są używane wewnętrznie w zbiorach specjalnych, muzealnych i archiwach, usuwane z półek, ale nie z pomieszczenia lub budynku; prośby i pobrania zasobów cyfrowych i elektronicznych; oraz dla wystaw lub pokazów. Niektóre instytucje używają wewnętrznego systemu obiegu do wskazania, kiedy materiały są tymczasowo wyłączone z półki w celu konserwacji, digitalizacji, naprawy lub oprawy.

Każdy komponent modułu obiegu łączy rekordy katalogowe z rekordami patronów. Funkcje raportowania obejmują liczbę i typy materiałów, które trafiły do obiegu, zostały wypożyczone, wykorzystane, a nawet pobrane. Inne raporty obiegu koncentrują się na kosztach wymiany utraconych i uszkodzonych pozycji, wysyłki materiałów do lokalizacji zewnętrznych, pożyczek i wypożyczeń materiałów w obrębie instytucji lub konsorcjum oraz do innych instytucji.

Systemy obiegu mogą śledzić wnioski o pożyczki międzybiblioteczne dla pozycji, artykułów oraz skanowania i kserowania w obrębie instytucji, konsorcjum lub poza nim, w tym zgodność z prawami autorskimi i opłatami za użytkowanie. Raporty mogą być generowane w celu śledzenia i dokumentowania wszystkich funkcji cyrkulacji.

ŚLEDZENIE ZWROTU INFORMACJI I ZAPYTAŃ O REFERENCJE
ILS jest używany do obsługi zapytań referencyjnych przez pracowników wewnętrznych, badaczy korporacyjnych i użytkowników zewnętrznych. Personel może śledzić przepływ zapytań od otrzymania przez centrum informacyjne do zakończenia i dostarczenia żądanych informacji lub materiałów.

An ILS zawiera komponenty zarządzania do śledzenia wniosków o informacje, o materiały i o wypożyczenia międzybiblioteczne kolekcji. Specjaliści zasobów cyfrowych są zaznajomieni z tajnikami licencjonowania aktywów cyfrowych i czy takie materiały mogą być pożyczane lub kopiowane dla ILL (interlibrary loan requests).

Komponent zarządzania systemu ILS może również skompilować raporty użytkowania, aktywów, a nawet żądań referencyjnych w zależności od potrzeb zarządzania i zaawansowania systemu. Funkcje raportowania są istotnymi elementami uzasadnienia ROI.

ZARZADZANIE WIEDZĄ
System ILS jest integralną częścią Zarządzania Wiedzą. Zapewnia strukturę do organizowania informacji w sposób hierarchiczny i do usprawniania operacji centrum informacji. Katalogi, indeksy, pomoce naukowe dla grup archiwalnych i rejestrów publicznych są strukturalnymi lub nadrzędnymi komponentami zintegrowanego systemu bibliotecznego. Funkcje raportowania dokumentują wykorzystanie zbiorów i zasobów, czas pracowników i budżety.

Zintegrowane systemy biblioteczne składają się z wzajemnie powiązanych modułów, które śledzą pozycje i funkcje w centrum informacji, centrum rekordów, lub biblioteki – a czasami, archiwum, społeczeństwa historycznego lub muzeum. Instytucje z szerokim zakresem kolekcji w wielu formatach i mediach mogą identyfikować, udostępniać i śledzić lokalizację i wykorzystanie swoich zasobów. Solidny, dobrze zaprojektowany system ILS realizuje wiele funkcji zarządzania projektami i przepływem pracy w instytucjach kultury. Funkcje raportowania pomagają w kontroli zasobów oraz identyfikacji wykorzystania i kosztów każdej operacji – od nabycia i katalogowania po kwerendę, wykorzystanie i zwrot materiałów.

.