• Dokładne praktyki fakturowania mają kluczowe znaczenie dla strumienia przychodów firmy.
• Aplikacje do fakturowania mogą sprawić, że proces fakturowania w firmie będzie mniej czasochłonny.
• Wyszukując aplikacje do fakturowania, należy wziąć pod uwagę integracje, funkcje, łatwość obsługi i koszty każdej aplikacji.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla właścicieli firm, którzy chcą usprawnić procesy fakturowania i rozliczania.

Fakturowanie może pochłaniać ogromną część czasu właściciela firmy. Aplikacje do fakturowania ułatwiają tworzenie, wysyłanie i śledzenie faktur, dzięki czemu szybciej otrzymujesz zapłatę. Najlepsze jest to, że są one dostępne na urządzeniach mobilnych, co umożliwia fakturowanie w podróży.

Niezależnie od tego, czy szukasz płatnej aplikacji do fakturowania z wieloma funkcjami, oprogramowania księgowego i do fakturowania typu „wszystko w jednym”, czy też bezpłatnego generatora faktur, który sprawi, że Twoja mała firma będzie wyglądać bardziej profesjonalnie, istnieje aplikacja do fakturowania dla Ciebie.

Czego szukać w aplikacji do fakturowania

Znalezienie odpowiedniej aplikacji do fakturowania dla swojej firmy może być przytłaczające, zwłaszcza że na rynku pojawiają się nowe narzędzia do fakturowania lub stare są aktualizowane o nowe funkcje. Zanim zaczniesz porównywać opcje, zastanów się, czego oczekujesz od aplikacji do fakturowania.

Integracje

Niektóre aplikacje mogą obsługiwać wszystkie potrzeby księgowe, w tym fakturowanie i monitorowanie przepływu gotówki. Jeśli wybierzesz aplikację, która służy tylko do wystawiania faktur i rachunków, powinna ona integrować się z dowolnym oprogramowaniem księgowym, z którego już korzystasz. W przeciwnym razie istnieje ryzyko popełnienia kosztownych błędów podczas przenoszenia informacji z jednego programu do drugiego, a także utraty czasu, który można poświęcić na inne części swojej działalności.

Uwaga redaktora: Szukasz oprogramowania do księgowości lub generatora faktur dla Twojej firmy? Wypełnij poniższy kwestionariusz, aby nasi partnerzy skontaktowali się z Tobą i udzielili Ci bezpłatnych informacji.

Funkcje

Więcej funkcji nie oznacza automatycznie lepszego narzędzia do fakturowania, zwłaszcza jeśli skończysz płacąc za funkcje, których nigdy nie używasz. Nie chcesz jednak oszczędzać pieniędzy, poświęcając funkcje, których naprawdę potrzebujesz. Jeśli płacisz za oprogramowanie do fakturowania, poszukaj aplikacji, która zawiera te funkcje:

• Generator faktur z dostosowywalnymi szablonami umożliwiającymi profesjonalny branding
• Łatwy sposób śledzenia niezapłaconych faktur
• Profile klientów, które możesz zapisać, zamiast ręcznego wprowadzania danych za każdym razem
• Sposób przechowywania i wysyłania paragonów za wydatki, które klient musi zwrócić
• Połączenie z wieloma bramkami płatności
• Fakturowanie online

Łatwość użytkowania

Jako właściciel firmy chcesz, aby technologia usprawniała Twoje zadania, a nie czyniła je bardziej skomplikowanymi. Nie chcesz szukać listy klientów za każdym razem, gdy otwierasz generator faktur lub spędzać godzin na przesyłaniu paragonów, gdy wysyłasz rachunek do refundacji.

Oprogramowanie do fakturowania, z którego korzystałeś w przeszłości i Twoja znajomość nowych technologii wpłynie na to, jak skomplikowane będą te aplikacje. Poszukaj aplikacji, która jest łatwa w użyciu i intuicyjna.

Powinieneś również poszukać takiej, która jest łatwa w użyciu na urządzeniach mobilnych, jak również w przeglądarce internetowej, aby ułatwić fakturowanie w podróży. Upewnij się, że masz łatwy dostęp do obsługi klienta w przypadku, gdy masz pytania w dół drogi.

Koszt

Budżet jest zawsze problemem dla właścicieli firm, zwłaszcza tych, którzy dopiero zaczynają. Na szczęście istnieją aplikacje do faktur dostępne w wielu przedziałach cenowych, w tym kilka, które są bezpłatne. Wiele płatnych opcji oferuje bezpłatny okres próbny, umożliwiając przetestowanie oprogramowania przed podjęciem miesięcznego lub rocznego planu.

W przypadku wielu aplikacji do fakturowania, struktura firmy będzie miała wpływ na ostateczny koszt. Niektóre aplikacje pobierają zryczałtowaną opłatę za użytkowanie, podczas gdy inne naliczają ją na podstawie liczby faktur wysyłanych w miesiącu lub liczby przechowywanych profili klientów. Twoja historia rozliczeń może pomóc Ci określić, która aplikacja do faktur jest najlepszym rozwiązaniem dla budżetu Twojej firmy.

Key takeaway: Porównując aplikacje do fakturowania i wystawiania faktur, należy zwrócić uwagę na integracje, funkcje, łatwość obsługi i koszt każdego z pretendentów.

Aplikacje do fakturowania do rozważenia dla Twojej firmy

Faktury kwadratowe

Aplikacja Square Invoices to generator faktur, który zarządza rozliczeniami i płatnościami za pośrednictwem urządzenia mobilnego. Pozwala na tworzenie niestandardowych i powtarzających się faktur, śledzenie płatności i generowanie przypomnień o płatnościach. Zawiera również analitykę i akceptuje różne metody płatności, ułatwiając Ci utrzymanie przepływu gotówki.

W przypadku Square Invoices zarówno oprogramowanie do fakturowania, jak i do przetwarzania kart kredytowych są bezpłatne. Za każdym razem, gdy klient dokonuje płatności, firma Square pobiera opłatę stałą plus niewielki procent od transakcji.

Invoice2go

Invoice2go to aplikacja do fakturowania mobilnego i internetowego przeznaczona dla mikro- i małych firm. Oferuje konfigurowalne szablony, dzięki czemu nie trzeba zaczynać od zera. Zapisuje również ceny, informacje o klientach i inne dane, aby automatycznie uzupełniać wymagane pola.

Invoice2go pozwala zobaczyć, kiedy klient otwiera fakturę, ustawić automatyczne przypomnienia o płatności i tworzyć raporty finansowe dla niezapłaconych faktur. Usługa oferuje cztery plany w różnych punktach cenowych (od 3 USD miesięcznie, rozliczane rocznie) w oparciu o liczbę użytkowników konta, ilu klientów przechowujesz i ile faktur wysyłasz miesięcznie. Wszystkie cztery plany pozwalają na przyjmowanie płatności kartą kredytową, debetową lub PayPal.

QuickBooks Online

QuickBooks Online pozwala na szybkie tworzenie faktur i otrzymywanie płatności, przy zachowaniu pełnej łączności między oprogramowaniem do fakturowania i oprogramowaniem księgowym. Firma korzysta z rozwiązań nazywanych „inteligentnymi fakturami”, które informują użytkownika o tym, że klienci przejrzeli i zapłacili swoje faktury. Opcje płatności obejmują karty kredytowe, karty debetowe i bezpłatne przelewy bankowe ACH.

QuickBooks oferuje kilka wspaniałych funkcji oszczędzających czas, takich jak autouzupełnianie na podstawie poprzednich faktur, powtarzające się faktury i płatności, przypomnienia o płatnościach i konwersja szacunków do faktur płatnych. QuickBooks ma aplikację mobilną, ale nie zawiera ona wszystkich funkcji aplikacji internetowej. Plany programu QuickBooks są wyceniane miesięcznie (od 12,50 USD) na podstawie wielkości firmy, wybranego poziomu obsługi klienta oraz dostępu do dodatkowych funkcji, takich jak śledzenie zapasów i analiza finansowa.

FreshBooks

FreshBooks to rozwiązanie do fakturowania typu „wszystko w jednym” dla małych firm. Jego dostosowywane szablony pozwalają na dodanie logo oraz zmianę czcionek i kolorów, aby dopasować je do Twojej marki. FreshBooks ułatwia otrzymywanie płatności dzięki takim funkcjom, jak płatności kartą kredytową, śledzenie faktur, zryczałtowane opłaty za transakcje PayPal i szybkie wpłaty na firmowe konto bankowe. Posiada również kilka funkcji automatyzacji, które pozwalają zaoszczędzić czas, takich jak powtarzające się faktury, przypomnienia o płatnościach, opłaty za opóźnienia, rabaty i obliczenia podatkowe.

FreshBooks posiada również wiele innych funkcji, takich jak śledzenie czasu i wydatków, zarządzanie projektami, raporty i zarządzanie relacjami z klientami. Jako część systemu księgowości w chmurze FreshBooks, plany są rozliczane miesięcznie (od 4,50 USD) na podstawie liczby aktywnych klientów na Twoim koncie.

Billdu

Dzięki Billdu możesz tworzyć faktury i wysyłać je w kilka sekund, a klienci mogą natychmiast dokonywać płatności, klikając przycisk „zapłać teraz” bezpośrednio na fakturze. Billdu pozwala również na tworzenie kosztorysów i zamówień zakupu, śledzenie zapasów i wydatków, zarządzanie wydatkami i rachunkami oraz eksportowanie plików do formatów PDF, XLS, CSV i innych.

Billdu posiada poręczny tryb offline, który pozwala na dostęp do faktur i innych danych bez połączenia z Internetem. Oferuje trzy różne pakiety, które są rozliczane miesięcznie w oparciu o liczbę faktur, które chcesz wysłać w ciągu roku i ilu użytkowników chcesz na swoim koncie, począwszy od 1,99 USD miesięcznie.

Zoho Invoice

Zoho, być może najlepiej znany ze swojego opartego na chmurze oprogramowania CRM, oferuje również platformę faktur, która pozwala zautomatyzować i zaplanować dostarczanie markowych faktur do klientów. Przyjazne dla użytkownika oprogramowanie umożliwia dodawanie do faktur pozycji liniowych, podatków i innych. Oferuje również opcję wysyłania przez zespół Zoho papierowych faktur pocztą.

Zoho jest darmowe, jeśli masz pięciu lub mniej klientów. W przeciwnym razie, plany zaczynają się od 9 dolarów miesięcznie. Opłaty za przetwarzanie mogą się różnić, ponieważ płatności klientów otrzymywane za pośrednictwem Zoho mogą być przetwarzane za pośrednictwem kilku aplikacji innych firm.

Invoicely

Dzięki Invoicely możesz dostarczać faktury swoim klientom, akceptować faktury sprzedawców, zarządzać wydatkami i działalnością biznesową oraz nie tylko. Pozwala to na markowe faktury i płatności online, choć te funkcje są ograniczone, jeśli używasz bezpłatnej warstwy Invoicely.

Poza bezpłatną warstwą, plany zaczynają się od 9,99 USD miesięcznie. Bezpłatny poziom pozwala tylko na płatności online za pośrednictwem systemu PayPal, więc PayPal ustawia opłaty za przetwarzanie na tym planie. Twoje opłaty za przetwarzanie będą się różnić w przypadku innych planów.

Bill.com

Bill.com to aplikacja do faktur, która szczegółowo przedstawia postępy wszystkich Twoich faktur – wysłanych, zatwierdzonych, oczekujących i innych. Doświadczenie użytkownika Bill.com jest najlepsze, gdy Twoi klienci również się na niej zarejestrują, a rejestracja konta trwa zaledwie kilka minut. Z ich własnych kont, klienci mogą pozostać na szczycie ich terminów płatności, i można być powiadomiony, gdy płatności są przetwarzane.

Bill.com plany zaczynają się od 39 dolarów miesięcznie. Jego płatności elektroniczne i opłaty za przetwarzanie ACH wynoszą 49 centów za transakcję, a opłaty handlowe poziomu 3 są dostępne dla płatności kartą kredytową.

Jaka jest najlepsza darmowa aplikacja do faktur?

Dla firm, które dopiero zaczynają lub muszą utrzymać wydatki na niskim poziomie, dostępne są darmowe aplikacje do faktur. Chociaż te aplikacje obejmują podstawy generowania i wysyłania profesjonalnych faktur, zazwyczaj nie zawierają tak wielu funkcji jak płatne aplikacje.

InvoiceNinja

InvoiceNinja to aplikacja open-source w chmurze i na urządzenia mobilne, która umożliwia tworzenie i wysyłanie faktur oraz zarządzanie nimi. Obejmuje ona śledzenie czasu pracy, tworzenie niestandardowych faktur, śledzenie wydatków i generowanie propozycji. Możesz akceptować płatności mobilne lub online z InvoiceNinja. Obsługuje ponad 40 bramek płatności, w tym Stripe, WePay i Checkout.com.

Plan Forever Free pozwala na wysyłanie nieograniczonej liczby faktur i przechowywanie do 100 klientów. Zawiera on ograniczoną liczbę szablonów faktur, z których wszystkie są oznaczone jako „stworzone przez InvoiceNinja”. Płatne plany usuwają ten branding i oferują dodatkowe funkcje.

Invoice by Wave

Invoice by Wave to darmowa aplikacja do fakturowania zaprojektowana do tworzenia faktur o profesjonalnej jakości. Możesz wybrać z szerokiej gamy szablonów i spersonalizować je za pomocą swojego logo i kolorów firmowych. Inne opcje układu obejmują niestandardowe kolumny oraz elementy linii metodą „przeciągnij i upuść”. Jeśli nie chcesz tworzyć konta Wave, możesz skorzystać z internetowego generatora faktur Wave.

Faktury możesz wysyłać z aplikacji Wave, Gmaila lub Outlooka, a następnie śledzić, czy zostały obejrzane i zapłacone. Można również ustawić niestandardowe warunki płatności, tworzyć przypomnienia o płatnościach, zarządzać księgowością i przesyłać paragony. Dodatek Payments by Wave pozwala na przyjmowanie płatności online z kart kredytowych lub przelewów bankowych, ale ta funkcja wiąże się z opłatą transakcyjną.

Max Freedman i Sara Angeles przyczynili się do raportowania i pisania w tym artykule.