Não é raro os proprietários de empresas terem projectos para os quais simplesmente não têm largura de banda ou experiência para lidar. Isto pode ser um lançamento de produto, uma campanha de marketing ou integração de novas tecnologias. Dado o escopo e duração limitados desses projetos, pode não fazer sentido contratar novos funcionários em tempo integral.

Mas pagar a um contratante independente não é o mesmo que pagar a um funcionário regular. Ao contrário dos empregados, os empreiteiros independentes são autônomos, estabelecem suas taxas de pagamento e podem negociar opções e cronogramas de pagamento. As implicações fiscais dos contratantes independentes diferem dos empregados também.

Este artigo irá analisar as formas mais rentáveis de pagar aos contratantes enquanto se mantém em conformidade com os impostos. Cada uma das formas de pagamento discutidas neste artigo tem uma combinação única de pontos fortes e fracos e decidir qual é a melhor para você começa com a avaliação de suas circunstâncias.

Coisas a considerar antes de escolher como pagar ao seu contratante

Decidir como melhor pagar aos seus contratantes depende de uma série de fatores. Entre os mais importantes estão os impostos, o número de empreiteiros que pretende contratar, com que frequência e quanto lhes paga, e onde estão localizados.

Como lidar com os impostos?

Empregados não semelhantes, os empreiteiros independentes pagam os seus próprios impostos. A empresa contratante fornece à empresa contratante um formulário W-9 (semelhante ao formulário W-4 que os funcionários preenchem) e no final do ano, a empresa contratante gera e envia um formulário 1099-NEC (anteriormente conhecido como formulário 1099-MISC) ao contratante para arquivar com seus impostos.

Embora o processo seja simples, é importante que as informações no formulário W-9 sejam precisas e que a empresa contratada esteja devidamente classificada. Erros, como ter um número de identificação de contribuinte incorrecto, podem levar a uma retenção na fonte de segurança que exige que a empresa contratante reserve o imposto de renda sobre os salários pagos a esse contratante. A classificação errada também pode ser dispendiosa, portanto, certifique-se de verificar as diretrizes do IRS antes de tomar qualquer decisão de contratação.

Quantos empreiteiros você pretende contratar?

Quantos mais empreiteiros você contrata, mais mão-de-obra intensiva se torna a folha de pagamento. É importante planejar com antecedência para isso porque você terá que produzir formulários de impostos, rastrear horas e/ou projetos, e emitir pagamentos para cada indivíduo. Lembre-se que os empreiteiros podem negociar como eles são pagos, então teoricamente, cada empreiteiro poderia negociar uma forma diferente de pagamento. Isto pode rapidamente tornar-se um pesadelo administrativo, por isso é importante ter uma ideia clara de quantas pessoas você vai contratar antes de negociar os termos e métodos de pagamento.

Quanta frequência (e quanto) você vai pagar aos seus empreiteiros?

Diferentes formas de pagamento têm diferentes estruturas de custos, por isso é importante compreender os montantes de pagamento e com que frequência você vai pagar aos seus empreiteiros. Por exemplo, digamos que você precisa fazer um pagamento único a um empreiteiro de $50.000. Pode fazer sentido fazer uma transferência bancária com uma taxa de transferência de $30. No entanto, se estiver a pagar a um empreiteiro $2.000 por semana durante 25 semanas, ser-lhe-ão cobrados 30 dólares de cada vez. Isto irá custar-lhe $750 em taxas de transferência ao longo do contrato.

Onde está o seu empreiteiro?

Em alguns casos, poderá ter de contratar um empreiteiro independente que esteja a trabalhar no estrangeiro. Neste cenário, as taxas de câmbio de moeda entram em jogo. Dependendo de como você paga esses funcionários, as taxas podem se tornar caras, sem mencionar a preocupação adicional com a segurança.

Com essas considerações em mente, vamos dar uma olhada nas seis melhores maneiras de pagar empreiteiros independentes.

As 6 Melhores Maneiras de Pagar Empreiteiros

Verificações

Testes e verdadeiros, os cheques são simples, relativamente baratos, e não há necessidade de se inscrever para um aplicativo ou serviço de transferência de dinheiro. Mas apesar da sua simplicidade, há algumas desvantagens.

Os cheques são lentos. Uma vez que um cheque é escrito, ele tem que ser enviado pelo correio para o destinatário, o destinatário então tem que depositá-lo em sua conta bancária, e pode levar até 2-5 dias úteis adicionais para que o cheque seja compensado e os fundos sejam disponibilizados na conta do contratante.

Adicionalmente, os fundos não são garantidos. Isto muitas vezes faz com que os empreiteiros desconfiem de aceitar cheques de uma nova empresa com a qual não estão familiarizados. Um cheque devolvido pode deixá-los com taxas do banco, bem como atrasar o pagamento.

Uma das quedas de cheques mais negligenciadas é a segurança. Embora o destinatário não tenha que compartilhar nenhuma de suas informações bancárias, a informação da conta bancária do emissor é impressa diretamente no cheque.

Todos os aspectos considerados, os cheques permanecem uma forma de pagamento barata e confiável, mas dada a sua falta de segurança e tempo de processamento lento, eles são melhor reservados para situações pontuais onde pagamentos recorrentes não são necessários.

ACH Transferências

ACH transferências são a forma mais comum de pagamento entre empregadores e empregados (ou seja, depósito direto). Embora os empreiteiros não sejam empregados, eles podem ser estabelecidos com transferências ACH únicas ou recorrentes da mesma forma. Isto é particularmente conveniente se você estiver usando um software que pode automatizar os pagamentos recorrentes.

Adicionalmente, as transferências ACH são sem papel e, portanto, relativamente seguras. O contratante terá que compartilhar suas informações de conta bancária com a empresa contratante, mas a maioria das pessoas estão confortáveis com isso, pois qualquer pessoa que tenha recebido depósito direto já passou por esse processo antes.

Cartões de crédito

Os pagamentos com cartão de crédito são outra forma rápida e fácil de pagar aos contratantes. O fascínio dos cartões de crédito vem principalmente da sua segurança. Os cartões de crédito oferecem uma camada de protecção, mantendo as informações da sua conta bancária privadas e separadas das suas transacções diárias.

Adicionalmente, porque está a pagar com uma linha de crédito, tem a capacidade de disputar e resolver transacções errantes sem colocar em risco nenhum do seu dinheiro real. E quando se trata de cobranças errôneas ou fraudulentas, as empresas de cartão de crédito estão tipicamente mais dispostas a resolver disputas rapidamente e frequentemente cobrem o valor total da cobrança até que o problema seja resolvido. Muitas empresas dão um passo à frente, oferecendo responsabilidade zero por fraude aos seus clientes.

No entanto, para pagar a um contratante através de cartão de crédito, o contratante deve ter uma conta de comerciante no seu banco ou outro serviço comercial como a Square, por isso esta nem sempre é uma opção.

Transferências com fio

Transferências com fio são uma das melhores opções quando a velocidade é primordial. Se você precisa fazer um pagamento rapidamente, uma transferência bancária é uma das formas mais rápidas de disponibilizar os fundos.

Embora as transferências internacionais possam demorar alguns dias, as transferências domésticas normalmente são processadas em 24 horas. Esta velocidade, no entanto, tem um custo. Para transferências domésticas e internacionais, o remetente e o destinatário geralmente incorrem em taxas. As taxas para transferências domésticas são em média de $15-$20 para os destinatários, e $20-$30 para os remetentes. As transferências internacionais custam ainda mais.

O mais importante a considerar antes de iniciar uma transferência bancária é o quão bem você conhece e confia no destinatário. Uma vez que os fundos tenham sido transferidos para a conta do recebedor, é muito mais difícil de reverter. Isto é particularmente verdade para transferências eletrônicas internacionais.

Em suma, as transferências eletrônicas devem ser reservadas para pagamentos sensíveis ao tempo. Para pagamentos pequenos ou de rotina, o custo relativamente elevado e o risco associado às transferências bancárias tornam-nas menos atraentes do que as outras opções que vimos até agora.

Sistemas de pagamento online

Os sistemas de pagamento online são outra grande opção para os proprietários de empresas. Paypal, o sistema de pagamento online líder mundial, lidera definitivamente o pacote. Ele está disponível em mais de 200 países e tem mais de 300 milhões de usuários ativos.

Paypal é elogiado por sua segurança porque mantém sua conta bancária pessoal separada da transação que você completa. Paypal liga à sua conta bancária para que você possa transferir fundos entre os dois. Para pagar outro utilizador Paypal, basta transferir os fundos da sua conta bancária para a sua conta Paypal e depois processar a transacção. O destinatário receberá os fundos na sua conta Paypal e poderá então transferir os fundos para a sua conta bancária.

Para usar Paypal em um ambiente comercial, o seu contratante precisará de uma conta comercial Paypal, então escolher Paypal só é conveniente se o contratante já tiver essa configuração. No entanto, se eles tiverem uma conta, Paypal produz automaticamente um formulário 1099-K no final do ano, o que lhe poupa o trabalho de ter que enviar um formulário 1099-NEC.

Vale a pena notar que se você planeja fazer pagamentos frequentes ou grandes empreiteiros internacionais, outros sistemas como Xoom (propriedade de Paypal) e Transferwise podem ser opções mais econômicas. Estas plataformas lidam com câmbio de moeda e podem revelar-se mais baratas do que a utilização do Paypal. Para um olhar mais profundo sobre estes serviços, veja a nossa comparação Transferwise vs. Xoom.

Software de contabilidade

Embora este não seja necessariamente um método de pagamento, vale a pena salientar que a utilização de software de contabilidade/pagamento é especialmente útil se estiver a contratar vários contratantes. Software de contabilidade como Quickbooks e Intacct são ferramentas poderosas que se integram com outros sistemas para automatizar o rastreamento, faturamento, preparação de impostos e pagamentos. Estas plataformas reduzem os custos administrativos, mantendo tudo num só lugar e automatizando tarefas que de outra forma seriam realizadas manualmente.