Todos os trabalhadores se lembram do seu primeiro dia de pagamento. Quer o cheque fosse grande ou pequeno, houve uma profunda satisfação em rasgar o envelope e ver aquele sinal de dólar. Ao longo dos anos, os cheques podem chegar com menos fanfarra, mas sempre com um forte sentimento de orgulho. Esta é a natureza do trabalho; remuneração justa e oportuna para um trabalho bem feito.

Payroll, no seu mais básico, é o processo pelo qual um empregador paga a um empregado pelo trabalho realizado. Se você possui seu próprio negócio, mas não tem empregados, então você não tem que se preocupar com a folha de pagamento. Mas assim que você contrata o seu primeiro trabalhador, você tem a responsabilidade de pagar a esse trabalhador a tempo e no valor correto.

Se os empregadores falharem em suas obrigações de folha de pagamento, seus trabalhadores estarão menos motivados para cumprir a sua parte do acordo. Eles serão menos produtivos e sofrerão de baixo moral. E se você cometer um erro no salário de um empregado vezes suficientes, ele provavelmente desistirá.

Da perspectiva do trabalhador, a folha de pagamento parece ser uma tarefa simples. Mas há mais do que apenas assinar um cheque e entregá-lo na sua secretária. Um empregador deve certificar-se de que os impostos apropriados são retidos de cada cheque de pagamento e que esses fundos são pagos à agência governamental certa no momento certo. Formulários de impostos complicados devem ser preenchidos e arquivados anualmente, trimestralmente, às vezes até semanalmente. Prazos falhados e declarações de impostos impróprios podem resultar em multas íngremes e até mesmo pena de prisão.

As taxas de pagamento podem ser um verdadeiro fardo para o proprietário de uma pequena empresa. Em vez de se concentrar no desenvolvimento de produtos, atendimento ao cliente e outras tarefas empresariais importantes, o chefe está preso na parte de trás com uma calculadora e uma pilha de formulários de IRS. É por isso que todas as empresas, e especialmente as pequenas empresas sem os seus próprios contabilistas, precisam de um sistema de folha de pagamento fiável, eficaz e fácil de usar.

Certo, é possível lidar com as responsabilidades da folha de pagamento com uma caneta, folha de registo e calculadora, mas hoje em dia a maioria dos proprietários de empresas utiliza um serviço de folha de pagamento subcontratado ou um software de folha de pagamento informatizado.

Quais são as características e funções de um bom sistema de folha de pagamento? Quais são as vantagens e desvantagens de um software de computador versus um fornecedor de serviço completo de folha de pagamento? E como você escolhe o melhor sistema para o seu negócio? Continue lendo para descobrir.