As assistentes executivas desempenham papéis importantes numa empresa porque são o homem (ou mulher) esquerdo do executivo!

Um assistente executivo bem sucedido irá acima e além para se certificar de que a empresa está a ir na direcção certa, assegurando que o executivo que está a assistir está em cima de tudo e depois alguns.

Neste artigo, vamos cobrir:

• A descrição de funções de um Assistente Executivo
• O salário médio de um Assistente Executivo
• Como se tornar um Assistente Executivo
• Dicas para um Assistente Executivo
• Habilidades de um Assistente Executivo

Descrição de funções de um Assistente Executivo

O que faz um assistente executivo? Os assistentes executivos, também chamados por vezes de assistentes pessoais, desempenham papéis-chave numa empresa porque assistem um ou mais executivos, tais como altos funcionários, o CEO ou o proprietário de uma empresa.

Os assistentes executivos são semelhantes aos assistentes administrativos; contudo, os assistentes administrativos tendem a concentrar-se no trabalho administrativo, enquanto os assistentes executivos são responsáveis por assistir um executivo da empresa, geralmente com tarefas de nível mais elevado.

Embora os tipos de tarefas que os assistentes executivos desempenham possam variar de posição para posição, todos eles tendem a desempenhar tarefas e deveres de nível elevado semelhantes.

Estas tarefas podem variar de:

• Gerir a agenda do executivo
• Representar o executivo em chamadas e reuniões quando o executivo não está disponível
• Preparar e rever documentos
• Manipular informação confidencial
• Produzir relatórios e apresentações
• Analisar dados
• Tarefas de gestão do escritório
• Mantendo um olho nos membros da equipe, incluindo assistentes administrativos

Aqui está um exemplo de uma descrição de cargo de assistente executivo da www.Monster.com:

• Produz informações através da transcrição, formatação, entrada, edição, recuperação, cópia e transmissão de texto, dados e gráficos. Conserva o tempo do executivo através da leitura, pesquisa e encaminhamento de correspondência; elaboração de cartas e documentos; coleta e análise de informações; início das telecomunicações.
• Representa a agenda de compromissos do executivo através do planejamento e agendamento de reuniões, conferências, teleconferências e viagens.
• Representa o executivo através da participação em reuniões na ausência do executivo; falando em nome do executivo.
• Proxima os convidados e clientes, saudando-os pessoalmente ou por telefone; respondendo ou dirigindo consultas.
• Mantén a confiança do cliente e protege as operações, mantendo a informação confidencial.
• Completa os projetos, atribuindo trabalho ao pessoal administrativo; acompanhando os resultados.
• Prepara relatórios através da coleta e análise de informações.
• Segura informações através do preenchimento de backups de banco de dados.
• Provê referência histórica através do desenvolvimento e utilização de sistemas de arquivamento e recuperação; gravação de discussões de reuniões.
• Mantém o inventário de material de escritório verificando o estoque para determinar o nível de estoque; antecipando os suprimentos necessários; avaliando novos produtos de escritório; fazendo e expedindo pedidos de suprimentos; verificando o recebimento de suprimentos.
• Segura o funcionamento do equipamento completando os requisitos de manutenção preventiva; seguindo as instruções do fabricante; solucionando problemas de mau funcionamento; solicitando reparos; mantendo o inventário de equipamentos; avaliando novos equipamentos e técnicas.
• Contém conhecimentos profissionais e técnicos através da participação em workshops educacionais; revisão de publicações profissionais; estabelecimento de redes pessoais; participação em sociedades profissionais.
• Contribui para o esforço da equipe, realizando resultados relacionados, conforme necessário.

Salário do Assistente Executivo

De acordo com www.onetonline.org, o salário médio de um Assistente Executivo para 2016 era de $26,86 por hora, ou $55.860 anualmente.

Cuidado, isto pode variar com base em anos de experiência e onde se vive, como qualquer outra posição de trabalho.

Como se tornar um assistente executivo

Para se tornar um assistente, considere a possibilidade de obter uma licenciatura em negócios ou numa área relacionada, como apoio administrativo ou gestão de escritório.

No mínimo, os assistentes executivos normalmente têm uma licenciatura de 4 anos, mas alguns assistentes executivos trabalham a partir de ser um assistente administrativo, ou recebem um certificado ou uma licenciatura de um programa de dois anos.

Quando se trabalha para empresas maiores, porém, pode ser necessário ter vários anos de experiência como assistente executivo para ser considerado para o cargo.

Além disso, os assistentes executivos podem precisar de conhecimentos na área em que planejam trabalhar. Por exemplo, se eles estão planejando ser um assistente executivo num ambiente legal, eles devem estar familiarizados com a terminologia e procedimentos legais.

Dicas para um Assistente Executivo

Procurando dicas de organização de assistentes executivos? Estas dicas irão aumentar a sua organização.

1. Organize seus e-mails

Como assistente executivo, você deve gerenciar não só a sua própria caixa de entrada, mas também a de seu executivo. Isso pode ficar esmagador com tantos e-mails fluindo.

Você provavelmente já aceitou que chegar à caixa de entrada zero é quase impossível, no entanto existem outras opções para vencer esse desafio, e simplificar essa caixa de entrada!

Matriz de prioridades uma ferramenta que lhe permite simplificar sua caixa de entrada.

Considerando organizar e-mails em um modelo baseado em quadrantes com os quatro quadrantes rotulados:

• Urgente: Resposta obrigatória – É fundamental que você dê a estes e-mails a sua máxima atenção. Responda a eles o mais rápido possível; Não saia do escritório sem este quadrante quase vazio.
• Menos Urgente: Respostas – Você precisa responder a estes e-mails eventualmente, mas você tem prioridades maiores por enquanto. É recomendado que você coloque uma data de vencimento nesses e-mails para não esquecê-los, pois eles ainda são significativos.
• Follow-Ups – Defina datas de vencimento para quando acompanhar esses e-mails, pois eles tendem a deslizar pelas rachaduras.
• To-Do’s – Um local designado para aqueles e-mails que listam tarefas que devem ser feitas. Defina também as datas de vencimento nestes também.

O modelo de e-mail parece como se segue:

Priority Matrix, é uma solução de gestão de projectos baseada em quadrantes que lhe permite arrastar e largar facilmente os seus e-mails para os quadrantes acima a partir do seu e-mail Outlook. Confira os Top 5 Templates para Sharpen Your Executive Assistant Skills.

De lá, você pode:

• Definir uma data para que você saiba quando responder a esse e-mail ou completar a tarefa listada no e-mail.
• Delegar o e-mail para um executivo ou membro da equipe se eles estiverem envolvidos, ou você quer que eles assumam.
• Utilizar ícones de tarefa para determinar quais e-mails são os mais importantes. Por exemplo, você pode colocar um ‘fogo’ ao lado de um email que precisa de uma resposta na próxima hora, ou numerar seus emails com base em quais precisam de sua atenção primeiro.

Aqui está como isto ficaria na Matriz de Prioridade:

Note que o ‘nome da tarefa’ é o assunto do email. Ao clicar nele, o conteúdo do e-mail é listado em ‘notas’.

Aqui está um vídeo mostrando como gerenciar suas funções de assistente executivo em Matriz Prioritária:

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Importar o modelo mostrado em vídeo, aqui.

Saiba como:

• A integração de e-mail Matriz Prioritária ajuda
• INTEGRAR JANELA E MAC PRIORITY MATRIX INBOX COM SEU E-MAIL

1. Faça a lista de tarefas de amanhã antes de sair do escritório

Não perca tempo! Antes de sair do escritório, crie uma lista de tarefas para as quais você precisa se concentrar amanhã enquanto tudo está fresco na sua cabeça. Os 5-10 minutos extras que você gasta para fazer isso certamente compensarão quando você entrar no escritório pela manhã, porque você terá uma boa idéia de onde você está.

Isso garante que você não perca tempo porque você sabe o que é prioridade máxima e o que precisa do seu foco primeiro.

1. Visualize o que você vai realizar

Quando você entra no escritório, comece seu dia com o fim em mente.

Tire 5 minutos para pensar nos resultados que você precisa alcançar hoje. Então, considere quais tarefas o ajudarão a chegar lá.

Neste ponto, revise sua lista de tarefas da noite antes de certificar-se de que cada uma de suas tarefas lá esteja no lugar certo.

1. Use uma ferramenta

Para se manter organizado, considere usar uma plataforma online ou um software de gerenciamento de projetos para mantê-lo, assim como a sua equipe, no loop.

Uma solução maravilhosa de gerenciamento de projetos para assistentes executivos é a Priority Matrix, a mesma ferramenta listada na dica #1 para ajudar com seus e-mails.

Na Priority Matrix, você pode acompanhar as tarefas, e-mails e documentos, tudo em um só lugar. Além disso, você pode ler relatórios detalhados para que você possa ter certeza que sua equipe está no caminho certo, ou que sua equipe não está progredindo para que você possa intervir imediatamente.

Aqui está como você pode usar a Matriz Prioritária com seu executivo:

• O executivo pode delegar tarefas diretamente a você através da plataforma (fazendo de você o ‘dono’), o que significa que você sempre sabe o que você precisa fazer! Se houver alguma dúvida, você pode conversar dentro da tarefa para que você possa referenciá-la rapidamente mais tarde. Acabaram-se os tópicos de e-mail confusos ou os erros de comunicação sobre responsabilidades!

• Quando você recebe um e-mail do seu executivo, você pode arrastá-lo e soltá-lo em seu modelo de e-mail da Matriz Prioritária para não perdê-lo de vista, ajudando-o a gerenciar seus e-mails de forma mais eficiente.
• Gere um relatório de tudo que você terminou cada dia para que seu executivo entenda exatamente o que foi feito.

• Gerenciar melhor o seu tempo usando nossos modelos de priorização, ou crie o seu próprio. Faça o seu executivo feliz e seja um super performer!

• Antecipe as necessidades do seu executivo. Se você vir que ele tem um dia inteiro de reuniões, tenha uma refeição de seu restaurante favorito esperando. Se ele/ela estiver liderando uma grande reunião no AM, peça aqueles bagels e café com antecedência antes mesmo de ser perguntado.

Você também pode aumentar a organização geral porque tudo está em um só lugar.

Seu chefe tem uma ligação importante amanhã? Coloque um alerta na Matriz Prioritária para lembrá-lo uma hora antes.

Quer ver se algo importante está a acontecer amanhã ou na semana seguinte? Abra a lista principal da Matriz Prioritária para ver tudo o que está acontecendo, e filtre-a pelo período de tempo que você quer focar.

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1. Mantenha uma base de dados

Mantenha bons registros de uma variedade de lugares, como hotéis e restaurantes, que o seu executivo já esteve no passado. Certifique-se de manter informações de contato como números de telefone e endereços, bem como uma área que declare se ele/ela gostou ou não de sua última experiência.

Desta forma, se o seu executivo está procurando um lugar para ficar em Los Angeles. Você pode procurar hotéis onde ele/ela já tenha ficado no passado, e fazer algumas ligações!

Você pode acompanhar essas informações em uma planilha de Excel, Microsoft Access, ou mesmo em uma Matriz de Prioridade.

Habilidades do Assistente Executivo

• Habilidades de Comunicação: Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal são críticas neste campo, seja falando ao telefone, escrevendo um e-mail ou expressando uma opinião.
• Time Management Skills: Deve-se ser capaz de priorizar para determinar onde o tempo é melhor gasto não só para a sua posição, mas para o executivo para quem trabalham.
• Organização: Com arquivos e informações flutuando por toda parte, é preciso ser capaz de desenvolver uma estratégia para manter tudo em seu lugar.
• Multitas de Habilidades: Com tanta coisa acontecendo, é provável que você tenha que atender a múltiplas tarefas ao mesmo tempo.
• Resolução de problemas : Planos, estratégias e horários mudam – é seu trabalho reagir rapidamente e ser resiliente, encontrando as melhores alternativas quando essas mudanças surgem.
• Independente: Possuir independência para realizar seu próprio trabalho, garantir que seu executivo esteja no caminho certo, assim como os membros da equipe que você supervisiona.
• Proativo: Sua mente deve estar pensando no futuro para que você possa intervir quando necessário.
• Detail Oriented: As pequenas coisas realmente importam – erros de digitação, mudanças de horário, e até informações minúsculas sobre como o executivo precisa se vestir para uma próxima reunião de marketing – então você deve ter um olho até mesmo para os menores detalhes.
• Tecnologia: Um assistente executivo deve ter conhecimentos sobre software de priorização, software de apresentação, software gráfico, Microsoft Office, etc.
• Liderança: Os Assistentes Executivos muitas vezes gerenciam pessoas, então é preciso ser capaz de se aproximar e colocar a equipe nos eixos.