Configurar um dispositivo multifuncional para digitalizar para e-mail através do Office 365 é fácil. Este documento da Microsoft lista os três métodos possíveis, que são:

• Submissão de ClienteSMTP
• Envio Direto
• Utilizar um Relé SMTP

Qual método você deve usar depende do seu ambiente. Se você já tem um servidor SMTP configurado internamente, o uso de SMTP relay pode lhe servir melhor.

Este post cobrirá o método de Envio de Cliente SMTP. A desvantagem deste método é que ele requer que a impressora utilize uma conta licenciada do Office 365. Mas é muito fácil de configurar.

Setup scan to email from a HP Multi-function Device

I am going to demonstrate using a HP PageWide Pro 477dw MFP, but the same method will work for any brand. Antes de começar a configurar a impressora, certifique-se de saber o nome de usuário e senha da conta do Office 365 que você vai usar.

1. Entrar na interface web das impressoras.
2. Localize as opções “Scan to Email”:
   
3. Agora você precisa digitar o seguinte:
   1. Do endereço: Use o endereço de e-mail da conta Office 365 que deseja usar para a impressora
   2. Servidor SMTP: smtp.office365.com
   3. Porta SMTP: 587
   4. Marque a caixa que diz “Use sempre conexão segura (SSL/TLS)”
   5. Nome de usuário: Use o endereço de e-mail da conta Office 365 que deseja usar para a impressora
   6. Senha: Digite a senha para a conta que deseja usar.
      
   7. Digitalize um documento!

A HP PageWide tem um belo livro de endereços interno para armazenar endereços de e-mail, o que torna a digitalização para e-mail rápida e fácil.

Aqui está um vídeo mostrando como configurar a digitalização para e-mail no Office 365, conforme acima: