Muitas empresas recorrem ao Gmail ou ao Outlook para gerir o e-mail do seu local de trabalho. 13% das empresas públicas utilizam o Office 365 ou G-Suite (antigo Google Apps). Os restantes 87% usam uma combinação dos dois, ou uma configuração de e-mail privado.

Algumas empresas escolhem o Google ou a Microsoft porque preferem uma suite de escritório em nuvem – que inclui calendários e colaboração em folhas de cálculo e documentos – à outra. (Nós comparamos o Office 365 com o G-Suite em outro post.)

Mas se você usa outras ferramentas de produtividade e está decidindo entre Gmail ou Outlook apenas para e-mail, você quer escolher uma que ajude a acelerar o seu fluxo de trabalho. O Gmail definiu sua barra inicial alta, e a Microsoft notou claramente. Dada a atualização 2016 do Outlook, ele agora está mais equipado do que nunca para competir.

Aqui estão cinco diferenças de mudança de jogo entre o Gmail e o Outlook.

Custo e armazenamento

Para obter o Gmail ou o Outlook para a sua empresa, você pode baixá-lo junto com o resto de sua suíte de escritório em nuvem relacionada, i.e. G-Suite ou Microsoft Office 365.

G-Suite oferece dois preços para e-mail, assim como outros aplicativos de negócios como Calendário, Google Docs, e Google Sheets. Por $5 por usuário por mês, você ganha 30GB entre o Gmail e as outras aplicações de escritório do Google. Por mais $5 por pessoa, pode actualizar a sua conta empresarial para armazenamento ilimitado através dessas plataformas.

Outlook oferece vários planos diferentes, mas o seu plano mais barato (Office 365 Enterprise E1) designa 50GB especificamente para a sua caixa de entrada, e 1TB para o resto da sua suite de escritório em nuvem ligada.

O plano empresarial mais barato doOutlook dá-lhe muito mais espaço em toda a linha do que o Gmail.

Quando se trata de armazenamento e preço, o Outlook é o vencedor claro.

Score: Outlook 1/5, Gmail 0/5.

Procurar dentro da sua caixa de entrada

Conhece que está a escrever um e-mail e precisa de consultar um e-mail antigo ao mesmo tempo?

Gmail permite-lhe pesquisar e-mails antigos à medida que escreve novos, mas é desajeitado. Você perde as prévias de mensagens, datas e a maioria do assunto que você está procurando.

Even se você habilitar uma visualização de duplo painel da sua caixa de entrada (via “Preview Pane” na aba “Labs” em Configurações), sua visualização ainda estará obstruída. Você não pode ajustar o tamanho da sua caixa de entrada, nova mensagem ou barra de busca para vê-las todas ao mesmo tempo.

O processo de nova mensagem do Outlook é mais limpo, embora também não seja perfeito. A caixa de entrada padrão do Outlook é um painel duplo, e a sua visualização da sua caixa de entrada ainda é cortada. Quando você procura por itens mais antigos, você ainda pode ver uma imagem completa da sua nova mensagem.

Se você preferir zerar em uma tarefa no seu e-mail, você pode ajustar o Outlook para que ele seja de um único painel, como o padrão do Gmail. Basta ir até o ícone Configurações, clicar em “Configurações de exibição” e clicar em “Ocultar painel de leitura”

Não importa como você configura seu Gmail ou Outlook, o Outlook facilita a pesquisa de e-mails antigos enquanto escreve novos.

Score: Outlook 2/5, Gmail 0/5.

Integrações do calendário

A qualquer uma das plataformas tem uma solução real que lhe permite ver o seu calendário e e-mail lado a lado.

Embora tanto o Gmail como o Outlook sincronizem eventos com o seu calendário, nenhum deles lhe permite ver o seu calendário e caixa de entrada ao mesmo tempo, numa só guia. Quando você clica na barra de ferramentas do Outlook, é levado para uma janela separada do calendário.

Por outro lado, quando você clica em Calendário no Gmail, ele mantém sua caixa de entrada aberta e adiciona uma nova janela (ou aba) com seu calendário.

Nem o Gmail nem o Outlook emprestam bem para visualização em várias janelas. Pelo menos o Gmail permite-lhe ver o seu calendário e e-mail ao mesmo tempo, embora em janelas diferentes.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1/5.

Experiência do usuário (UX)

A estética da caixa de entrada é subjetiva, mas eles são importantes. Se você estiver olhando para a tela iluminada do seu computador o dia todo, a única maneira de evitar tensão séria nos olhos é ajustando o nível de brilho em todos os seus dispositivos.

Isso também se aplica ao e-mail. Quanto mais você puder personalizar sua caixa de entrada para o que menos cansa seus olhos, melhor.

(Un)read emails

Texto no Gmail é maior do que no Outlook. Juntamente com a definição clara entre texto em negrito e não negrito, bem como o sombreamento da caixa de entrada disponível com a maioria dos modelos, o Gmail é geralmente mais suave aos seus olhos.

Gmail ganha para personalização em torno de e-mails não lidos. Os e-mails “lidos” aparecem em um tom mais escuro do que os “não lidos”. E-mails “não lidos” também são distinguidos, porque seu remetente e Assunto estão em negrito.

Outlook diferencia-os colocando o remetente e Assunto em azul. Também está em negrito, mas como o texto em geral no Outlook é mais plano e menor, você ainda precisa de squint para ver se algo é um novo email.

Pontos a sombrear, negrito e tamanho de texto, a estética do Gmail torna mais fácil detectar emails não lidos do que os do Outlook.

Score: Outlook 2/5, Gmail 1.5/5.

Flagging

Mas também não vamos odiar a estética do Outlook. Quando você sinaliza um e-mail importante (lido), toda a linha ao redor desse e-mail fica destacada em amarelo, e é sombreada de forma diferente.

Gmail oferece uma variedade de símbolos de sinalização diferentes, mas você não pode procurar na sua caixa de entrada por cada símbolo (observe o ponto de exclamação e as diferentes estrelas coloridas abaixo). Se você estiver procurando por um e-mail de leitura importante, provavelmente o encontrará mais rapidamente no Outlook.

Score: Outlook 2.5/5, Gmail 1.5/5.

Segurança

Gmail passou a maior parte da sua vida (ou seja, os últimos doze anos) no Security Spotlight. Ele ofereceu autenticação em duas etapas antes da Microsoft para qualquer um de seus clientes de e-mail. Isso significa que se alguém roubar a sua senha, isso não significa necessariamente que possa acessar a sua conta. Para entrar, você ainda precisa inserir algo mais, como perguntas de segurança, uma verificação de retina, um ID de toque, ou um código de segurança.

Com o Outlook 2016, o Outlook também usa autenticação em dois passos. Quando você entra no Outlook em um novo dispositivo, o Outlook lhe envia um código de segurança para verificar sua identidade. Quando se trata de fazer login, você está mais ou menos em pé de igualdade com o Gmail ou o Outlook.

A verdadeira diferença entre a segurança do Gmail e do Outlook hoje em dia depende se as imagens são exibidas automaticamente.

A regra geral do Gmail era enviar e-mails enviados por um servidor de terceiros para spam, porque nos primeiros dias da Internet, as mensagens que usavam servidores de terceiros geralmente eram. Isso é algo que antes tornava o Outlook e o Hotmail vulneráveis.

Mas agora, se você é um usuário do Gmail que assina boletins informativos – ou apenas quer abrir uma imagem que um amigo lhe envia – você tem que dar alguns passos extras para vê-los.

Como o Hotmail antes dele, o Outlook exibe imagens, então tudo o que você optar por ver está bem na sua frente para começar. A Microsoft tornou-se melhor na detecção de mensagens potencialmente prejudiciais, mas seu padrão ainda é exibir imagens.

Com os riscos que os anexos podem carregar, se você preferir a segurança extra ou achá-la incômoda é a sua chamada. Se sua senha for forte, sua conta será tão segura quanto você a torna.

Score: Outlook 3/5, Gmail 2/5.

O Vencedor: O Outlook percorreu um longo caminho

Bambos o Gmail e o Outlook são plataformas poderosas. O Gmail é mais barato, e se você estiver escolhendo qual plataforma de suíte de escritório usar, isso é uma grande consideração. Mas, exceto pela estética, você ganhará mais dinheiro se escolher o Outlook.

Você pode até usar o Outlook para trabalhar offline.