O organizador de eventos é como um maestro que sabe tocar todos os instrumentos. Durante a organização do seu evento, ele define seu orçamento, seu contexto e seus objetivos, prepara suas especificações, escolhe seus prestadores de serviços, antecipa os menores detalhes …
O Planejador de Eventos é responsável por projetar operações de comunicação para sua empresa ou cliente. Estes eventos podem assumir várias formas como a gala, o seminário, a feira, o lançamento de um novo produto, eventos desportivos, etc.
Para isso, o Event Planner deve satisfazer as necessidades e exigências do cliente, saber antecipar as suas expectativas e propor ideias originais de entretenimento para o convencer. O Planeamento do Evento corre tudo de A a Z para o evento. Ele utiliza fornecedores, encontra o lugar ideal, contacta fornecedores e técnicos. O organizador do evento irá, de facto, colaborar com múltiplas profissões: técnicos, caterers, locatários, gestores, etc.
O que é o Planejamento de Eventos
O Planejamento de Eventos inclui as estimativas e orçamentos do evento. Ele então concebe o curso da festa, as animações, o planejamento … Nada é deixado ao acaso. Mas controlar cada detalhe não protege contra eventos imprevistos. Neste caso, o organizador deve ser extremamente ágil e saber adaptar-se a muitas situações. Ele deve ser o primeiro no local do evento e a última festa. Uma vez que o dia tenha passado, o tempo não está em repouso. No Planejamento de Eventos, é necessário, em seguida, analisar e analisar os resultados obtidos em relação aos objetivos, avaliar os efeitos da imprensa e inquirir sobre a satisfação do cliente. O trabalho também envolve viagens frequentes e horários irregulares (fins de semana, feriados e noites).
As Qualidades de um Planejador de Eventos
O planejador de eventos deve ser versátil: ele deve realmente animar, acompanhar, aconselhar diariamente… Ele também deve demonstrar versatilidade e paciência, ter certa flexibilidade de espírito. Mas muitas outras qualidades são exigidas dele:
- Criatividade & originalidade: É uma profissão onde a ideia conta. O organizador do evento deve mostrar criatividade e originalidade em suas propostas de Planejamento de Eventos, para prender a atenção de seu cliente e causar uma impressão durante o evento.
- Reatividade & autonomia: Sangue frio para a gestão dos últimos detalhes, resistência ao stress e fair play, todas qualidades essenciais para um bom organizador de eventos.
- Competências relacionais e editoriais: Ele deve saber trocar, compor e “trabalhar” com as pessoas no seu ambiente profissional, mas não só! Um bom relacionamento é essencial. Uma boa capacidade de escrita também é essencial porque ele é responsável pela comunicação em torno do planejamento do evento.
- Rigor & senso de detalhe: Zero-defeito! A imagem da empresa depende da prestação do evento. Devemos ser rigorosos e não deixar detalhes. Além disso, você deve ter um senso de prioridades e saber otimizar seu tempo e ações.
O papel de um planejador de eventos
O papel principal é organizar eventos em B2B ou B2C permitindo que as empresas negociem, pesquisem parceiros e criem vínculos com seus funcionários. Tem de gerir a organização, promover o evento, gerir os convites, cocktails, refeições, alojamento, gerir a reserva de salas de reuniões, organizar conferências. Tal gestor de projectos de eventos também pode participar nos projectos de comunicação interna da empresa através da organização de concursos internos de vendas, viagens de incentivo, noites de empresa… um verdadeiro condutor capaz de se adaptar a todo o público, interno ou externo à empresa. !
O organizador do evento também tem o papel de gerenciar a implementação do evento, desde a busca de idéias de lugares, atividades, animações… que farão com que o evento chegue ao sucesso, até o planejamento de intervenções e fornecedores no Dia D, tudo de acordo com um orçamento previamente determinado.
Funções de Gerenciamento do Evento
O primeiro objetivo é encontrar as idéias originais e/ou atípicas que serão representativas do objetivo do evento. O evento será muito diferente para uma reunião de negócios ou uma noite gratificante ou para uma convenção corporativa anual.
Após a idéia geral ou tema ser definido, a missão do gerente de projeto do evento é encontrar todos os prestadores de serviços adaptados, que serão capazes de atender às especificações definidas.
Um organizador de eventos competente também deve demonstrar uma tremenda capacidade de resposta e uma notável adaptabilidade. Se pudéssemos revisitar a profissão do organizador do evento, poderíamos renomear a disciplina por “gestão do inesperado”. Porque os imprevistos são numerosos.
No dia do evento, o fornecedor encomendado para a ocasião teve um corte de energia: todos os produtos armazenados à custa já não são utilizáveis. O organizador para fornecer uma solução de recurso, e rapidamente porque os 300 convidados à porta já parecem ter fome.
O trabalho, portanto, também requer uma enorme compostura aliada a uma gestão implacável do stress. A auto-ajuda também é bem-vinda quando se trata de satisfazer as gigantescas expectativas de um cliente que tem um orçamento bastante ridículo. Neste caso, o Sistema D é o seu melhor amigo.
O que são as Oportunidades de Carreira em Planejamento de Eventos
O planejamento de eventos é um ramo bastante amplo, para que você possa exercer a profissão dentro de uma variedade de estruturas que abrem diferentes oportunidades de trabalho de planejador de eventos. O organizador do evento pode se juntar, por exemplo, a uma agência de eventos ou comunicação, a um pólo de comunicação dentro de uma grande empresa (mais raro) ou integrar o serviço de eventos de uma autoridade local.
Para fazer uma carreira em eventos é preciso uma determinação importante. O organizador do evento não tem horários fixos. Durante o período de organização, ela dá todo o seu tempo para o sucesso do evento. Muitas vezes encomendado em um tempo muito curto, o evento requer o envolvimento contínuo de um gerente de eventos. Esqueça suas noites e fins de semana para desfrutar de uma bebida com namoradas, ou para passar o tempo assistindo filmes de TV.
O evento não espera. Ele deve estar pronto e entregue na hora e de forma irrepreensível. No Dia D, o organizador deve, naturalmente, estar no local para garantir o bom andamento das coisas. Uma vez terminado o evento, ela pensa que pode finalmente respirar. Mas está errado, agora é necessário analisar os resultados em relação aos objectivos, avaliar a satisfação do cliente e consultar os spin-offs gerados.
Organizador de eventos é, portanto, um trabalho de planificador de eventos ou profissão que requer um número considerável de competências e envolvimento. Difícil estabelecer um salário médio para este tipo de comércio, pois dependerá do tipo e do tamanho da empresa em que se realiza. Entretanto, o Onisep avalia o salário médio de um iniciante nesta área para 2200$+ brutos.
Conclusão
Após a leitura deste artigo, você deve se concentrar nas seguintes habilidades e tarefas:
- Organizar eventos que satisfaçam as expectativas dos seus clientes;
- Definir objectivos específicos, mensuráveis e realistas;
- Organizar eventos que serão lembrados;
- Planear os seus eventos de forma eficaz;
- Selecione profissionalmente o local do seu evento;
- Instaure uma campanha de marketing para servir o seu evento;
- Cheque todos os parâmetros, incluindo aqueles regidos pela legislação vigente;
- Lidere e motive a sua equipe;
- Avalie o impacto do seu evento.