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Public-Facing ILS Elements

CATÁLOGOS DE ACESSO PÚBLICO ONLINE ou OPACs
Este é o coração e a alma de um sistema integrado de biblioteca. O OPAC contém registos de todas as explorações de uma instituição. Eles são tradicionalmente acessíveis através de consultas de autor, título, assunto e número de chamada, bem como consultas de palavras-chave ou de linguagem natural. Alguns OPACs têm uma função de navegação que é visível uma vez que uma consulta é feita. A função de pesquisa é mais comumente usada para pesquisar títulos de assuntos e autores.

Os catálogos de hoje incluem não só materiais impressos mas também materiais audiovisuais, objetos tridimensionais e registros de arquivo. Itens digitalizados e recursos eletrônicos também são acessíveis através de catálogos por meio de anexos, links e PURLS (Persistent or Permanent URLs).

Relatórios dentro do módulo catálogo podem incluir listas de prateleiras, formatos, seqüências de números de chamada, listas de assuntos/autores/títulos, informações de localização e armazenamento e alocação e relatórios que se sincronizam com registros de uso e circulação.

CIRCULATION, LOANS, and USE
Módulos de currículo são parte integrante para manter o controle dos recursos dentro de centros de informação e instituições culturais. As operações e programas tradicionais de circulação incluem registros de clientes; localização do item (que tradicionalmente está no módulo catálogo); registros de uso que conectam registros de catálogo de itens que são emprestados com o cliente ou cliente; pedidos de devolução de itens em circulação; envio de avisos de atraso; pedidos de rastreamento de itens emprestados ou renovados; e empréstimos entre bibliotecas de materiais físicos ou pedidos de duplicação e escaneamento. Muitos sistemas de circulação incluem registros de circulação interna para itens que são usados internamente em coleções especiais, coleções de museus e arquivos, removidos das prateleiras mas não da sala ou edifício; pedidos e downloads de recursos digitais e eletrônicos; e para exposição ou exibição. Algumas instituições usam o sistema de circulação interna para indicar quando os materiais estão temporariamente fora da prateleira para preservação, digitalização, reparação ou encadernação.

Cada componente do módulo de circulação liga os registos do catálogo com os registos dos patronos. As funções de relatório incluem o número e os tipos de materiais circulados, emprestados, usados ou mesmo descarregados. Outros relatórios de circulação focam nos custos para substituir itens perdidos e danificados, envio de materiais para locais externos, empréstimos e empréstimos de materiais dentro da instituição ou consórcio e para outras instituições.

Sistemas de circulação podem rastrear pedidos de empréstimos entre bibliotecas para itens, artigos e digitalização e fotocópia dentro de uma instituição, consórcio ou além, incluindo o cumprimento dos direitos autorais e taxas de uso. Relatórios podem ser gerados para rastrear e documentar todas as funções de circulação.

TRACKING INFORMATION RETRIEVAL and REFERENCE REQUESTS
O ILS é usado para atender consultas de referência por funcionários internos, pesquisadores corporativos e usuários externos. A equipe pode acompanhar o fluxo de consultas desde o recebimento pelo centro de informações até a conclusão e entrega das informações ou materiais solicitados.

Um ILS inclui componentes de gerenciamento para acompanhar os pedidos de informações, de materiais e de empréstimo entre bibliotecas de coletas. Os especialistas em recursos digitais estão familiarizados com as entradas e saídas do licenciamento de ativos digitais e se tais materiais podem ser emprestados ou copiados para ILL (interlibrary loan requests).

O componente de gerenciamento do sistema ILS também pode compilar relatórios de uso, ativos e até mesmo solicitações de referência dependendo das necessidades de gerenciamento e da sofisticação do sistema. As funções de relatórios são componentes essenciais das justificações do ROI.

GERENCIAMENTO DE CONHECIMENTOS
O ILS é parte integrante da Gestão do Conhecimento. Ele fornece uma estrutura para organizar a informação de forma hierárquica e para racionalizar as operações do centro de informação. Os catálogos, índices, ajudas de busca para grupos de registros arquivísticos e registros públicos são os componentes estruturais ou abrangentes de um sistema de biblioteca integrado. As funções de relatório documentam o uso de coleções e recursos, tempo de pessoal e orçamentos.

Sistemas de biblioteca integrados são compostos de módulos de intertravamento que rastreiam itens e funções dentro de um centro de informação, centro de registros ou biblioteca – e às vezes, um arquivo, sociedade histórica ou museu. Instituições com uma ampla gama de coleções em vários formatos e mídias podem identificar, disponibilizar e rastrear a localização e uso de seus recursos. Um ILS sólido e bem concebido desempenha muitas das funções de gestão de projectos e fluxo de trabalho dentro das instituições culturais. As funções de relatório ajudam no controle dos recursos e na identificação do uso e dos custos de cada operação – desde a aquisição e catalogação até a consulta, utilização e devolução de materiais.