Job Description:

A posição de Assistente de Prática II é responsável pelas interações diárias do paciente e do cliente dentro da unidade de Dermatologia localizada na 221 Longwood Avenue. Trabalhando sob a direcção do Coordenador de Prática e do Director de Prática, o Assistente de Prática II é a linha da frente do contacto com o paciente dentro da clínica. O papel é vital, tendo impactos significativos no cuidado e satisfação do paciente, operações clínicas e receitas clínicas. A prática de Dermatologia na 221 Longwood Avenue gera mais de 26.000 visitas de pacientes e é apresentada com mais de 72.000 telefonemas por ano.
JOB SPECIFIC STANDARDS

* Saudamos calorosamente todos os pacientes, clientes e visitantes da clínica. Verifique se o paciente ou o cliente tem uma consulta.

* Para todas as consultas de pacientes, verifique a identidade dos pacientes usando 2 identificadores aceitáveis do BWH. Verifique a hora da consulta e o provedor.

* Chega o paciente no sistema de agendamento do BWH de acordo com as diretrizes do departamento.

* Alerta a equipe de suporte clínico de qualquer necessidade especial ou atenção especial necessária para a chegada do paciente, incluindo risco de queda, necessidades especiais do paciente ou paciente VIP.

* Coordena a chegada do paciente com o departamento de serviços de intérprete conforme necessário

* Para qualquer paciente que não tenha uma consulta agendada, trabalhe dentro dos protocolos de prática estabelecidos para determinar a melhor forma de atender às necessidades do paciente.

* Para outras consultas, notifique a parte apropriada sobre a chegada do cliente ou visitantes.

* Durante o processo de chegada, distribua formulários específicos para instituições e práticas relevantes, incluindo formulário de informação de auto-avaliação do paciente, questionário de informação do paciente, e formulário de revisão de medicação e alergia do paciente. Solicita assinatura eletrônica para todos os formulários institucionais aplicáveis, incluindo aviso HIPAA de privacidade, consentimento de HIway em massa, consentimento hospitalar para tratamento e formulário de renúncia de encaminhamento em falta.

* Capaz de responder a quaisquer perguntas que um paciente possa ter sobre qualquer um dos formulários institucionais ou específicos da prática.

* Documentar eletronicamente no sistema sempre que um paciente se recusar a assinar os formulários solicitados

* Solicita que cada paciente verifique a exatidão de todas as informações demográficas e de seguro em seu arquivo e forneça instruções sobre como as atualizações podem ser feitas. Identificar pacientes que não são capazes de realizar esta tarefa e oferecer assistência.

* Recolher os pagamentos devidos no momento do serviço, de acordo com a política de cobrança de pagamentos dos pacientes dos departamentos.

* Determina se o paciente é responsável por um co-pagamento para visita e o valor do co-pagamento devido

* Recolhe pagamentos por serviços cosméticos prestados

* Introduz pagamentos no sistema de agendamento BWH, bem como no sistema de transações bancárias on-line aprovadas

* Emite recibos para todos os pagamentos recolhidos

* Quando o pagamento não for recolhido para todos os saldos devidos em procedimentos cosméticos, coordene as atividades de acompanhamento adequadas.

* Assegurar que os lotes de pagamentos sejam completados de acordo com os critérios estabelecidos pela política de cobrança de pagamentos dos pacientes dos Departamentos

* Coordenar as atividades relacionadas aos cuidados de saúde para todas as consultas dos pacientes

* Determinar os pacientes que não têm informações de seguro válidas no arquivo. Comunicar ao paciente a necessidade de atualizar o seguro para garantir a precisão no faturamento das visitas e procedimentos

* Chama o Centro de Atendimento ao Paciente BWH em nome dos pacientes, a fim de atualizar as informações do plano de seguro conforme necessário

* Determina os pacientes que não possuem indicações válidas de seguro. Comunica a necessidade de encaminhamento com o paciente e dá instruções sobre como obter encaminhamento de seguro.

* Para pacientes que não têm encaminhamento de seguro válido em arquivo para data de revisões de serviço BWH falta encaminhamento e formulário de isenção de autorização prévia e solicita a assinatura do paciente

* Direcione os pacientes para a área de espera apropriada e forneça uma breve explicação do que eles devem esperar. Comunica as expectativas de tempo de espera. Monitore a sala de espera e coordene com a equipe de suporte clínico para assegurar que os clientes sejam atendidos de forma adequada e em tempo hábil.

* Quando houver possíveis falhas no serviço ou no processo, tente remediar a situação. Quando isso não for possível, informe imediatamente um membro da equipe que seja capaz de resolver o problema rapidamente.

* Forneça atualizações aos pacientes e outros clientes sobre atrasos, incluindo o fornecimento de atualizações quando a duração de um atraso comunicado anteriormente tiver mudado significativamente.

* Mantenha a área de espera ao longo do dia para garantir que sua aparência atenda aos padrões apropriados de atendimento ao cliente e segurança.

* Assegurar que as perguntas dos pacientes sejam respondidas adequadamente e/ou que seja fornecido um acompanhamento adequado.

* Durante o processo de check-out, assumir a responsabilidade primária de agendar as consultas de acompanhamento dos pacientes no Departamento de Dermatologia, coordenando com outras práticas do departamento, conforme necessário. Coordenar quaisquer consultas ou serviços externos ao paciente solicitados pelo médico, incluindo radiologia, serviços laboratoriais, encaminhamentos a outros departamentos do BWH ou encaminhamentos a instalações médicas externas.

* Reveja os formulários de encontro com o paciente para indicar que serviços adicionais são necessários (incluindo consultas de acompanhamento, ultra-som, tomografia computadorizada, testes pré-cirúrgicos, procedimentos cardiológicos, radiografias, testes laboratoriais, internações ou procedimentos hospitalares, etc.)

* Para consultas de acompanhamento na clínica, ofereça-se para agendar a consulta. Não peça ao paciente para chamar o consultório para agendar uma consulta de acompanhamento.

* Para consultas de acompanhamento em outras clínicas BWPO ou BWH ou outras instalações, entre em contato diretamente com o consultório para facilitar o agendamento da(s) consulta(s) necessária(s). Comunicar e confirmar as ordens, obter instruções para o paciente e, quando possível, agendar as consultas.

* De acordo com os protocolos da Prática, preparar a(s) papelada(s) necessária(s) ou instruções relacionadas aos cuidados de acompanhamento.

* No final do encontro, agradeça a cada paciente.

* Assuma a responsabilidade primária de agendar as consultas dos pacientes. Ajudar a aumentar a satisfação do cliente, gerindo adequadamente o horário das consultas e o acesso aos serviços clínicos.

* Trabalha de perto com cada médico para assegurar que o agendamento das consultas dos pacientes seja feito de acordo com suas preferências e modelos de agendamento.

* Maximiza a utilidade do aplicativo de agendamento acessando todos os dados e recursos de agendamento disponíveis. Utilize a aplicação de agendamento de uma forma que suporte um acesso otimizado, acordos apropriados de consultas e documentação completa dos requisitos relevantes. Obtenha todas as informações necessárias para garantir que o paciente seja agendado com o provedor mais apropriado.

* Se a próxima consulta disponível exceder um período de tempo razoável (conforme estabelecido pela clínica), ou se o paciente ou o médico referente expressar preocupação com os tempos de espera para uma consulta, ofereça-se para investigar outras oportunidades de agendamento. Trabalhar com a equipe de triagem do consultório, médico e gerência do consultório para determinar se uma acomodação pode ser feita a fim de proporcionar ao paciente uma consulta mais cedo. Acompanhamento com o paciente ou com o consultório médico de referência, conforme apropriado.

* Coordena e marca todas as consultas com serviços de intérprete, conforme necessário.

* Conforme necessário, conferências em serviços de intérprete apropriados ou representantes da linha de idiomas em chamadas telefônicas de pacientes para fornecer serviços de alta qualidade aos pacientes que necessitam de serviços de intérprete

* Cancela e marca novamente as consultas, conforme solicitado. Ao cancelar uma

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