Elemente ILS orientate către public
Cataloage cu acces public online sau OPAC-uri
Aceasta este inima și sufletul unui sistem integrat de bibliotecă. OPAC-ul conține înregistrări ale tuturor fondurilor unei instituții. Acestea sunt în mod tradițional accesibile prin interogări pe autor, titlu, subiect și număr de apel, precum și prin interogări pe cuvinte cheie sau în limbaj natural. Unele OPAC-uri au o funcție de navigare care este vizibilă odată ce se efectuează o interogare. Funcția de răsfoire este cel mai frecvent utilizată pentru a căuta titluri de subiecte și autori.
Cataloagele de astăzi includ nu numai materiale tipărite și legate, ci și materiale audio-vizuale, obiecte tridimensionale și înregistrări arhivistice. Articolele digitalizate și resursele electronice sunt, de asemenea, accesibile prin intermediul cataloagelor prin atașamente, link-uri și PURLS (URL-uri persistente sau permanente).
Rapoartele din cadrul modulului de catalog pot include liste de rafturi, formate, secvențe de numere de apel, liste de subiecte/autori/titluri, informații despre locație și depozitare și alocare, precum și rapoarte care se sincronizează cu înregistrările de utilizare și de circulație.
Circulație, împrumuturi și utilizare
Modulurile de circulație sunt parte integrantă pentru a ține evidența resurselor din cadrul centrelor de informare și al instituțiilor culturale. Operațiunile și programele tradiționale de circulație includ înregistrările clienților; localizarea articolului (care se află în mod tradițional în modulul de catalog); înregistrările de utilizare care conectează înregistrările de catalog ale articolelor împrumutate cu împrumutatul sau clientul; cererile de returnare a articolelor aflate în circulație; trimiterea de notificări de restanțe; urmărirea cererilor de împrumut sau de reînnoire a articolelor; și împrumutul interbibliotecar de materiale fizice sau cererile de copiere și scanare. Multe sisteme de circulație includ înregistrări de circulație internă pentru articolele care sunt utilizate intern în colecții speciale, colecții muzeale și arhive, scoase de pe rafturi, dar nu din sală sau din clădire; cereri și descărcări de resurse digitale și electronice; și pentru expoziție sau prezentare. Unele instituții vor utiliza sistemul de circulație internă pentru a indica momentul în care materialele sunt temporar scoase de pe raft pentru conservare, digitizare, reparare sau legare.
Care componentă a modulului de circulație face legătura între înregistrările din catalog și înregistrările clienților. Funcțiile de raportare includ numărul și tipurile de materiale puse în circulație, împrumutate, utilizate sau chiar descărcate. Alte rapoarte de circulație se concentrează pe costurile de înlocuire a articolelor pierdute și deteriorate, pe expedierea materialelor către locații externe, pe împrumuturile și împrumuturile de materiale în cadrul instituției sau consorțiului și către alte instituții.
Sistemele de circulație pot urmări cererile de împrumut interbibliotecar pentru articole, articole și scanare și fotocopiere în cadrul unei instituții, al unui consorțiu sau în afara acestuia, inclusiv respectarea drepturilor de autor și a taxelor de utilizare. Rapoartele pot fi generate pentru a urmări și documenta toate funcțiile de circulație.
TRĂGĂDUIREA RETRAGERILOR DE INFORMAȚII și a CERERILOR DE REFERINȚĂ
Sistemul ILS este utilizat pentru a răspunde solicitărilor de referință ale personalului intern, ale cercetătorilor corporației și ale utilizatorilor externi. Personalul poate urmări fluxul de interogări de la primirea de către centrul de informare până la finalizarea și livrarea informațiilor sau materialelor solicitate.
Un ILS include componente de gestionare pentru a ține evidența cererilor de informații, de materiale și de împrumut interbibliotecar de colecții. Specialiștii în resurse digitale sunt familiarizați cu detaliile legate de licențierea activelor digitale și dacă astfel de materiale pot fi împrumutate sau copiate pentru ILL (cereri de împrumut interbibliotecar).
Componenta de management a sistemului ILS poate, de asemenea, să întocmească rapoarte de utilizare, active și chiar cereri de referință, în funcție de nevoile managementului și de gradul de sofisticare a sistemului. Funcțiile de raportare sunt componente esențiale ale justificărilor ROI.
GESTAREA CUNOAȘTERILOR
Sistemul ILS face parte integrantă din managementul cunoștințelor. Acesta oferă o structură pentru organizarea informațiilor într-o manieră ierarhică și pentru eficientizarea operațiunilor centrului de informații. Cataloagele, indicii, instrumentele de căutare pentru grupurile de documente de arhivă și înregistrări publice sunt componentele structurale sau generale ale unui sistem integrat de bibliotecă. Funcțiile de raportare documentează utilizarea colecțiilor și a resurselor, timpul personalului și bugetele.
Sistemele integrate de bibliotecă sunt compuse din module interconectate care urmăresc elementele și funcțiile din cadrul unui centru de informare, al unui centru de înregistrări sau al unei biblioteci – și, uneori, al unei arhive, al unei societăți istorice sau al unui muzeu. Instituțiile cu o gamă largă de colecții într-o multitudine de formate și suporturi pot identifica, pune la dispoziție și urmări localizarea și utilizarea resurselor sale. Un ILS solid și bine conceput îndeplinește multe dintre funcțiile de gestionare a proiectelor și a fluxului de lucru în cadrul instituțiilor culturale. Funcțiile de raportare ajută la controlul resurselor și la identificarea utilizării și a costurilor fiecărei operațiuni – de la achiziții și catalogare până la interogarea, utilizarea și returnarea materialelor.
.