Descrierea postului:

Postul de asistent de cabinet II este responsabil de interacțiunile zilnice cu pacienții și clienții în cadrul unității de Dermatologie situată la 221 Longwood Avenue. Lucrând sub conducerea coordonatorului de practică și a managerului de practică, asistentul de practică II reprezintă prima linie de contact cu pacienții în cadrul cabinetului. Rolul este unul vital, având atât un impact semnificativ asupra îngrijirii și satisfacției pacienților, cât și asupra operațiunilor clinice și veniturilor clinice. Cabinetul de dermatologie de la 221 Longwood Avenue generează peste 26.000 de vizite ale pacienților și se prezintă cu peste 72.000 de apeluri telefonice ale pacienților pe an.
STANDARDE SPECIFICE ALE Muncii

* Întâmpină cu căldură toți pacienții, clienții și vizitatorii în cabinet. Asigură dacă pacientul sau clientul are o programare.

* Pentru toate programările pacienților, verifică identitatea pacienților folosind 2 identificatori acceptați de BWH. Verifică ora programării pacienților și furnizorul.

* Ajunge pacientul în sistemul de programare BWH în conformitate cu liniile directoare ale departamentelor.

* Alertează personalul de asistență clinică cu privire la orice nevoi speciale sau atenție specială necesară pentru pacientul care sosește, inclusiv riscul de cădere, nevoile speciale ale pacientului sau pacientul VIP.

* Coordonează sosirea pacientului cu departamentul de servicii de interpretare, dacă este necesar

* Pentru orice pacient care nu are o programare programată, lucrează în cadrul protocoalelor de practică stabilite pentru a determina cea mai bună modalitate de a răspunde nevoilor pacientului.

* Pentru alte programări, notifică partea corespunzătoare cu privire la sosirea clientului sau a vizitatorului.

* În timpul procesului de sosire, distribuie formularele instituționale și specifice practicii relevante, inclusiv formularul de informare privind autoevaluarea pacientului, chestionarul de informare a pacientului și formularul de revizuire a medicației și alergiilor pacientului. Solicită semnătura electronică pentru toate formularele instituționale aplicabile, inclusiv notificarea de confidențialitate HIPAA, consimțământul Mass HIway, consimțământul spitalului pentru tratament și formularul de renunțare la trimitere lipsă.

* Este capabil să răspundă la orice întrebare pe care o poate avea un pacient cu privire la oricare dintre formularele instituționale sau specifice cabinetului.

* Documentează electronic în sistem de fiecare dată când un pacient refuză să semneze formularele solicitate

* Solicită ca fiecare pacient să verifice acuratețea tuturor informațiilor demografice și de asigurare din dosarul său și oferă instrucțiuni cu privire la modul în care se pot face actualizări. Identifică pacienții care nu sunt capabili să îndeplinească această sarcină și se oferă să le ofere asistență.

* Colectează plățile datorate la momentul serviciului, în conformitate cu politica de colectare a plăților pacienților din cadrul departamentului.

* Determină dacă pacientul este responsabil pentru o coplată pentru vizită și valoarea coplății datorate

* Colectează plățile pentru serviciile cosmetice prestate

* Introduce plățile în sistemul de programare BWH, precum și în sistemul de tranzacții bancare online aprobat

* Eliberează chitanțe pentru toate plățile colectate

* Atunci când plata nu este colectată pentru toate soldurile datorate pentru procedurile cosmetice, coordonează activitățile de urmărire corespunzătoare.

* Se asigură că loturile de plată sunt completate în conformitate cu criteriile stabilite de politica de colectare a plăților pacienților de către departamente

* Coordonează activitățile legate de îngrijirea administrată pentru toate programările pacienților

* Determină pacienții care nu au informații de asigurare valabile în dosar. Comunică pacientului necesitatea de a actualiza asigurarea pentru a asigura acuratețea facturării vizitelor și procedurilor

* Sună la Centrul de servicii pentru pacienți BWH în numele pacienților pentru a actualiza informațiile despre planul de asigurare, după caz

* Determină pacienții care nu au referate de asigurare valabile în vigoare. Comunică necesitatea trimiterii cu pacientul și oferă instrucțiuni cu privire la modul de obținere a trimiterii de asigurare.

* Pentru pacienții care nu au o trimitere de asigurare valabilă în dosar pentru data serviciului, revizuiește trimiterea BWH lipsă și formularul de renunțare la autorizația prealabilă și solicită semnătura pacienților

* Îndrumă pacienții către zona de așteptare corespunzătoare și le oferă o scurtă explicație cu privire la ceea ce trebuie să se aștepte. Comunică așteptările privind timpul de așteptare. Monitorizează sala de așteptare și se coordonează cu personalul de asistență clinică pentru practici pentru a se asigura că clienții sunt deserviți în mod corespunzător și în timp util.

* Atunci când există potențiale defecțiuni ale serviciului sau ale procesului, încearcă să remedieze situația. Atunci când acest lucru nu este posibil, informați imediat un membru al echipei care este capabil să rezolve rapid problema.

* Furnizați actualizări pacienților și altor clienți în ceea ce privește întârzierile, inclusiv furnizarea de actualizări atunci când durata unei întârzieri comunicate anterior s-a schimbat în mod semnificativ.

* Întrețineți zona de așteptare pe tot parcursul zilei pentru a vă asigura că aspectul acesteia îndeplinește standardele corespunzătoare de servicii pentru clienți și de siguranță.

* Asigurați-vă că se răspunde în mod corespunzător la întrebările pacienților și/sau că se oferă un follow-up adecvat.

* În timpul procesului de check-out, își asumă responsabilitatea principală pentru programarea programărilor pentru întâlnirile de follow-up ale pacienților în cadrul Departamentului de Dermatologie, coordonând cu alte practici ale departamentului, dacă este necesar. Coordonează orice programări sau servicii externe pentru pacienți solicitate de medic, inclusiv radiologie, servicii de laborator, trimiteri către alte departamente BWH sau trimiteri către unități medicale externe.

* Analizează formularele de întâlnire cu pacienții pentru a vedea dacă există indicii că sunt necesare servicii suplimentare (inclusiv lucruri precum programări de urmărire, ecografii, tomografii computerizate, teste prechirurgicale, proceduri cardiologice, radiografii, teste de laborator, internări sau proceduri spitalicești etc.)

* Pentru programările de urmărire în cabinet, oferă programarea unei întâlniri. Nu cereți pacientului să sune la cabinet pentru a programa o programare de urmărire.

* Pentru programări de urmărire în alte cabinete BWPO sau BWH sau în alte unități, contactați direct cabinetul pentru a facilita programarea programării programării necesare. Comunicați și confirmați comenzile, obțineți instrucțiuni pentru pacient și, atunci când este posibil, programați programări.

* Coordonează și programează programarea (programările) de urmărire cu servicii de interpret, după caz

* În conformitate cu protocoalele cabinetului, pregătește orice documente sau instrucțiuni necesare legate de îngrijirea de urmărire.

* La încheierea întâlnirii, mulțumește fiecărui pacient.

* Își asumă responsabilitatea principală pentru programarea programărilor pacienților. Ajutați la creșterea satisfacției clienților prin gestionarea adecvată a programului de programări și a accesului la serviciile clinice.

* Lucrează îndeaproape cu fiecare medic pentru a se asigura că programarea programărilor pacienților se face în conformitate cu preferințele și șabloanele de programare ale acestora.

* Maximizează utilitatea aplicației de programare prin accesarea tuturor datelor și resurselor disponibile pentru programare. Utilizează aplicația de programare într-o manieră care să sprijine accesul optim, aranjarea corespunzătoare a programărilor și documentarea temeinică a cerințelor relevante. Obțineți toate informațiile necesare pentru a vă asigura că pacientul este programat cu cel mai potrivit furnizor.

* Dacă următoarea programare disponibilă depășește un interval de timp rezonabil (stabilit de cabinet) sau dacă pacientul sau medicul curant își exprimă îngrijorarea cu privire la timpii de așteptare pentru o programare, oferiți-vă să investigați alte oportunități de programare. Colaborați cu personalul de triaj al cabinetului, cu medicul și cu conducerea cabinetului pentru a stabili dacă se poate face o adaptare pentru a oferi pacientului o programare mai devreme. Urmăriți cu pacientul sau cu cabinetul medicului curant, după caz.

* Coordonează și programează toate programările cu serviciile de interpretare, după cum este necesar.

* După cum este necesar, conferințe în servicii de interpretare adecvate sau reprezentanți ai liniei lingvistice în apelurile telefonice ale pacienților pentru a oferi servicii de înaltă calitate pacienților care au nevoie de servicii de interpretare

* Anulează și reprogramează programările la cerere. Atunci când se anulează o

Aplicați acum
.