Planificatorul de evenimente este ca un dirijor care știe să cânte la toate instrumentele. În timpul organizării evenimentului său, el își definește bugetul, contextul și obiectivele, își pregătește caietul de sarcini, își alege prestatorii de servicii, anticipează cele mai mici detalii…

Plannerul de evenimente este responsabil de conceperea operațiunilor de comunicare pentru compania sau clientul său. Aceste evenimente pot lua numeroase forme, cum ar fi gala, seminarul, salonul, lansarea unui nou produs, evenimente sportive etc.

Pentru a face acest lucru, Event Plannerul trebuie să cunoască nevoile și cerințele clientului, să știe să-i anticipeze așteptările și să-i propună idei originale de divertisment pentru a-l convinge. Event Planning-ul se ocupă de la A la Z de tot ceea ce ține de eveniment. Acesta apelează la furnizori, găsește locul ideal, contactează furnizorii și tehnicienii. Organizatorul de evenimente va colabora, de fapt, cu mai multe profesii: tehnicieni, firme de catering, chiriași, manageri, etc.

Ce este Event Planning

Event Planning include estimările și bugetele evenimentului. El concepe apoi desfășurarea petrecerii, animațiile, planificarea… Nimic nu este lăsat la voia întâmplării. Dar controlul fiecărui detaliu nu protejează împotriva evenimentelor neprevăzute. În acest caz, organizatorul trebuie să fie extrem de receptiv și să știe să se adapteze la numeroase situații. El trebuie să fie primul la fața locului la eveniment și la ultima petrecere. Odată ce ziua a trecut, timpul nu este în repaus. În planificarea de evenimente, este apoi necesar să se facă un bilanț și să se analizeze rezultatele obținute în raport cu obiectivele, să se evalueze efectele de presă și să se întrebe despre satisfacția clientului. Meseria implică, de asemenea, deplasări frecvente și orare neregulate (weekend-uri, sărbători și nopți).

Calitățile unui Event Planner

Event plannerul trebuie să fie polivalent: el trebuie într-adevăr să anime, să însoțească, să consilieze zilnic… El trebuie să dea dovadă de polivalență și răbdare, să aibă o anumită flexibilitate a spiritului. Dar i se cer multe alte calități:

• Creativitate & originalitate: Este o profesie în care ideea contează. Organizatorul de evenimente trebuie să dea dovadă de creativitate și originalitate în propunerile sale de Event Planning, pentru a reține atenția clientului său și pentru a impresiona în timpul evenimentului.
• Reactivitate & autonomie: Sânge rece pentru gestionarea ultimelor detalii, rezistență la stres și fair-play, toate calități esențiale pentru un bun organizator de evenimente.
• Abilități relaționale și editoriale: Trebuie să știe să schimbe, să compună și să „lucreze” cu oamenii din mediul său profesional, dar nu numai! O bună relaționare este esențială. Abilități puternice de redactare sunt, de asemenea, esențiale, deoarece el este responsabil de comunicarea în jurul planificării evenimentului.
• Rigurozitate & simțul detaliului: Zero-defect! Imaginea companiei depinde de redarea evenimentului. Trebuie să fim riguroși și să nu lăsăm niciun detaliu. În plus, trebuie să aveți simțul priorităților și să știți cum să vă optimizați timpul și acțiunile.

Rolul unui organizator de evenimente

Rolul său principal este de a organiza evenimente în B2B sau B2C care să permită companiilor să facă comerț, să caute parteneri și să creeze legături cu angajații săi. Trebuie să gestionezi organizarea, să promovezi evenimentul, să gestionezi invitațiile, cocktailurile, mesele, cazarea, să gestionezi rezervarea sălilor de ședință, să organizezi conferințe. Un astfel de manager de proiect de evenimente poate, de asemenea, să participe la proiectele de comunicare internă ale companiei prin organizarea de concursuri interne de vânzări, de călătorii de stimulare, de serate de companie … un adevărat dirijor capabil să se adapteze la orice public, intern sau extern companiei. !

Organizatorul de evenimente are, de asemenea, rolul de a gestiona punerea în practică a evenimentului, de la căutarea de idei de locuri, activități, animații… care vor face ca evenimentul să ajungă la succes, până la planificarea organizării intervențiilor și a prestatorilor în ziua Z, totul în funcție de un buget stabilit în prealabil.

Funcțiile managementului de evenimente

Primul său obiectiv este de a găsi idei originale și/sau atipice care să fie reprezentative pentru obiectivul evenimentului. Evenimentul va fi foarte diferit pentru o întâlnire de afaceri sau o seară plină de satisfacții sau pentru o convenție anuală a unei corporații.

După ce ideea generală sau tema este definită, misiunea managerului de proiect de evenimente este de a găsi toți furnizorii de servicii adaptate, care vor fi capabili să îndeplinească caietul de sarcini definit.

Un organizator de evenimente competent trebuie să dea dovadă, de asemenea, de o capacitate de reacție extraordinară și de o adaptabilitate remarcabilă. Dacă ar fi să revizuim profesia de organizator de evenimente, am putea redenumi această disciplină prin „managementul neprevăzutului”. Pentru că neprevăzutele sunt numeroase.

În ziua evenimentului, firma de catering comandată pentru această ocazie a avut o pană de curent: toate produsele depozitate la cheltuială nu mai sunt utilizabile. Organizatorul să ofere o soluție de rezervă, și repede, pentru că cei 300 de invitați aflați la ușă par deja flămânzi.

Munca necesită așadar și un calm enorm, dublat de o gestionare neîncetată a stresului. Auto-ajutorul este binevenit și atunci când vine vorba de satisfacerea așteptărilor gargantuesce ale unui client care are un buget mai degrabă ridicol. În acest caz, Sistemul D este cel mai bun prieten al tău.

Care sunt oportunitățile de carieră în domeniul joburilor de organizator de evenimente

Planificarea evenimentelor este o ramură destul de largă, astfel că poți practica această profesie în cadrul unei varietăți de structuri care îți deschid diferite oportunități de joburi de organizator de evenimente. Organizatorul de evenimente se poate alătura, de exemplu, unei agenții de evenimente sau de comunicare, unui pol de comunicare din cadrul unei mari companii (mai rar) sau poate integra serviciul de evenimente al unei autorități locale.

Pentru a face carieră în domeniul evenimentelor este nevoie de o determinare importantă. Organizatorul de evenimente nu are programe fixe. În perioada de organizare, își dedică tot timpul pentru reușita evenimentului. Deseori comandat într-un timp foarte scurt, evenimentul necesită o implicare continuă din partea unui manager de evenimente. Uitați de serile și de weekendurile în care vă bucurați de un pahar de vorbă cu prietenele sau vă petreceți timpul uitându-vă la filme la televizor.

Evenimentul nu așteaptă. Acesta trebuie să fie gata și livrat la timp și într-un mod ireproșabil. În ziua Z, organizatorul trebuie, bineînțeles, să fie prezent la fața locului pentru a asigura buna desfășurare a lucrurilor. Odată ce evenimentul se termină, ea crede că poate în sfârșit să respire. Dar se înșeală, acum este necesar să analizeze rezultatele în raport cu obiectivele, să evalueze satisfacția clientului și să consulte roadele generate.

Organizatorul de evenimente este, așadar, un job sau o profesie de organizator de evenimente care necesită un număr considerabil de competențe și implicare. Greu de stabilit un salariu mediu pentru acest tip de meserie, deoarece acesta va depinde de tipul și mărimea firmei în care se desfășoară. Cu toate acestea, Onisep evaluează salariul mediu al unui începător în acest domeniu la 2200$+ brut.

Concluzie

După ce ați citit acest articol ar trebui să vă concentrați asupra următoarelor abilități și sarcini:

1. Organizați evenimente care să răspundă așteptărilor clienților dumneavoastră;
2. Stabiliți obiective specifice, măsurabile și realiste;
3. Organizați evenimente care vor fi ținute minte;
4. Planificați-vă eficient evenimentele;
5. Selectați cu profesionalism locul de desfășurare a evenimentului;
6. Stabilește o campanie de marketing care să deservească evenimentul;
7. Controlează toți parametrii, inclusiv cei reglementați de legislația în vigoare;
8. Direcționează și motivează-ți echipa;
9. Evaluează impactul evenimentului tău.