Locul de muncă american s-a schimbat semnificativ de la adoptarea Legii privind concediul medical și de familie („FMLA”) în urmă cu peste 25 de ani. Utilizarea omniprezentă a tehnologiei, cum ar fi e-mailul, aplicațiile de mesagerie instantanee, laptopurile și telefoanele mobile, au făcut ca munca de acasă să devină mai obișnuită și au estompat granițele dintre viața de acasă și cea profesională. În unele industrii sau culturi de muncă, managerii se așteaptă ca angajații să fie accesibili la majoritatea orelor din zi, chiar și atunci când își iau concedii aprobate. Necesitatea ca angajații să răspundă solicitărilor angajatorului în timp ce se află în afara biroului este și mai probabilă atunci când angajații au cunoștințe instituționale valoroase despre afacerile companiei sau despre clienți de care angajatorul are nevoie.

În timp ce accesibilitatea angajaților poate fi doar o parte a locului de muncă modern, contactarea unui angajat aflat în concediu protejat de FMLA poate supune un angajator la o reclamație de interferență FMLA. Dar angajații aflați în concediu FMLA nu sunt complet ferite de orice contact. După cum a constatat o instanță, „primirea unor apeluri ocazionale cu privire la locul de muncă în timp ce se află în concediu este o curtoazie profesională care nu anulează sau interferează cu exercitarea drepturilor unui angajat în cadrul FMLA.” Așadar, când ajunge să contacteze un angajat aflat în concediu FMLA la nivelul de interferență?

Context privind reclamațiile de interferență FMLA

FMFLA oferă, în general, angajaților până la 12 săptămâni de concediu neplătit pentru, printre altele, îngrijirea propriei afecțiuni grave de sănătate sau a unui membru al familiei și îngrijirea unui nou-născut sau a unui copil adoptat în termen de un an de la naștere sau de la plasamentul pentru adopție. De asemenea, oferă până la 12 săptămâni de concediu neplătit pentru ca angajații să se poată ocupa de orice cerință calificată care decurge din serviciul militar și până la 26 de săptămâni de concediu neplătit pentru îngrijirea unui membru al serviciului acoperit care suferă de o accidentare sau o boală gravă.

Pentru a se asigura că angajații își pot exercita în mod eficient drepturile prevăzute de FMLA, FMLA prevede că „este ilegal pentru orice angajator să intervină, să restrângă sau să refuze exercitarea sau încercarea de exercitare” a drepturilor FMLA ale unui angajat. Pentru a stabili o plângere pentru interferență FMLA, un angajat trebuie să demonstreze că (1) are dreptul la concediu FMLA, (2) angajatorul său a intervenit în acest beneficiu și (3) această interferență a cauzat un prejudiciu. FMLA nu definește ce tipuri de acțiuni constituie o interferență. Singurul exemplu de interferență din regulament este „descurajarea unui angajat de a utiliza un astfel de concediu”. După cum a spus o instanță, „linia de demarcație între contactele care constituie o interferență și contactele care nu constituie o interferență este indistinctă.”

Când contactele trec în interferența FMLA

În timp ce este clar că solicitarea unui angajat de a efectua muncă în timpul concediului FMLA interferează cu drepturile de concediu protejate ale angajatului, nu este clar când sunt permise solicitări mai puțin oneroase, cum ar fi solicitările de informații. Instanțele au considerat, în general, că contactele „de minimis” legate de muncă, cum ar fi apelarea unui angajat aflat în concediu FMLA pentru a solicita informații de contact ale clienților, pentru a-l pune la curent cu noutățile de la locul de muncă, pentru a solicita chei și parole pentru echipamentele și instalațiile angajatorului sau pentru a discuta informații administrative, nu constituie o interferență cu concediul FMLA. În cazul în care scopul acestor contacte este „limitat la transmiterea cunoștințelor instituționale către noii angajați sau la încheierea unor sarcini finalizate, angajatorii nu încalcă FMLA prin efectuarea acestor apeluri”.

Traversarea liniei de la contactele „de minimis” la solicitarea unui angajat aflat în concediu FMLA de a „lucra” este, de cele mai multe ori, o chestiune de timp necesar pentru ca angajatul să răspundă la solicitarea angajatorului. Ca regulă generală, cu cât este nevoie de mai mult timp pentru ca un angajat să răspundă la solicitarea angajatorului, cu atât este mai probabil ca un astfel de contact să se ridice la nivelul de interferență FMLA. În cazul în care cererea unui angajator cere doar ca angajatul să acceseze informații care sunt ușor accesibile și aceste informații sunt importante pentru operațiunile angajatorului, instanțele au considerat, în general, că acest contact este de minimis. De exemplu, o instanță a considerat că un angajator nu a interferat cu concediul FMLA al unei angajate atunci când aceasta a fost contactată pentru scurt timp de înlocuitorul său temporar și de șeful său pentru a obține informații de bază legate de sarcinile sale, cum ar fi locația anumitor documente. Într-o altă situație, o angajată nu a putut formula o plângere de interferență în cadrul FMLA în legătură cu contactele efectuate de către colegii și supraveghetorii săi în timpul concediului, în cazul în care aceste contacte au avut ca scop să o informeze cu privire la o petrecere de sărbători, să îi ceară să furnizeze informații despre contactele și conturile clienților și să îi solicite informații despre starea sa medicală și data la care intenționa să se întoarcă din concediu. Instanța a constatat că acestea au fost contacte de minimis, solicitând „informații de bază despre clienți” sau actualizând angajatul cu privire la „evenimente de la locul de muncă”. Această instanță a considerat semnificativ faptul că nimeni de la angajator nu i-a spus angajatei că trebuie să lucreze în timp ce se află în concediu FMLA sau i-a cerut să răspundă la e-mailurile sau apelurile telefonice pe care le-a primit.

În schimb, contactele care au legătură cu sarcinile obișnuite ale angajatului sau care necesită o cantitate semnificativă de timp, cum ar fi solicitarea unui angajat de a pregăti un memorandum sau de a organiza evenimente pentru un client, trec probabil linia de interferență nepermisă cu concediul FMLA. De exemplu, o instanță districtuală federală a constatat că un angajator ar fi putut interveni în concediul FMLA al unei angajate cerându-i „să efectueze 20-40 de ore de muncă” și continuând „să o sune și să îi trimită e-mailuri prin care îi cerea să îndeplinească sarcini de lucru, inclusiv să actualizeze cazurile de conformitate, să revizuiască un proiect de revizuire a siguranței și să lase dosare la birou”.

Inclusiv atunci când un angajat efectuează mai mult decât o muncă de minimis în timpul concediului FMLA, este posibil să nu se creeze o cerere de interferență acționabilă dacă angajatul se oferă voluntar să lucreze. De exemplu, Curtea de Apel din Circuitul Opt a constatat că un angajator nu a interferat cu concediul FMLA al unui asistent medical cerându-i acestuia să îndeplinească sarcini de acasă, cum ar fi să răspundă la e-mailuri și la apelurile telefonice ale pacienților, să se ocupe de reumplerea rețetelor și să revizuiască testele de laborator. Pentru a ajunge la această concluzie, instanța a constatat că angajata nu și-a exprimat niciodată rezerve cu privire la efectuarea sarcinilor și că, de fapt, căuta modalități de a nu-și epuiza timpul liber plătit. Deși instanța a remarcat că instrucțiunile supervizorilor săi de a lucra de acasă în timpul concediului s-au apropiat de linia de interferență, nu a existat o interferență reală, deoarece angajata nu a putut demonstra că „solicitările au fost o condiție a angajării sale și nici că respectarea lor a fost altceva decât voluntară.”

În unele cazuri, un angajator poate avea nevoie să contacteze sau să intervieveze un angajat aflat în concediu FMLA cu privire la o investigație la locul de muncă privind comportamentul angajatului sau în cazul în care angajatul este necesar pentru a servi ca martor. În astfel de cazuri, instanțele au constatat, în general, că angajatorii pot contacta angajații în scopul limitat de a-și îndeplini obligațiile de investigare, dar nu pot constrânge sau impune angajaților să participe. De exemplu, Curtea de Apel a celui de-al patrulea circuit a constatat că un angajator nu încalcă FMLA dacă solicită unui angajat aflat în concediu FMLA să participe la o întâlnire legată de o anchetă în curs de desfășurare privind comportamentul necorespunzător al angajatului respectiv. În acest caz, angajatul, un director adjunct la o școală, a fost diagnosticat cu tulburare de stres post-traumatic și a intrat în concediu FMLA după ce a avut o altercație fizică cu un elev. În timpul concediului său, Consiliul i-a cerut să participe la o conferință pre-disciplinară legată de incidentul dintre angajat și elev. Angajatul a susținut că acea conferință a interferat cu concediul său, obligându-l să lucreze în timpul concediului. Instanța nu a fost de acord, constatând că „conferința unică a fost o parte legitimă a unei investigații în curs de desfășurare.” Deosebit de lămuritoare pentru angajatori, Curtea de Apel din Circuitul al Patrulea a declarat:

Este cu siguranță adevărat că procesele de investigație ale oricărei instituții sunt deschise la abuzuri, dar dosarul de aici indică o procedură standard în timpul căreia lui Adams i s-a acordat un proces echitabil la fiecare pas pe parcurs. Adams nu contestă faptul că Consiliul a avut dreptul de a efectua propria investigație cu privire la incidentul din 19 ianuarie. Într-adevăr, districtele școlare trebuie adesea să se angajeze în investigații ca aceasta, altfel se confruntă cu acuzații și procese pentru că nu au analizat cu promptitudine acuzațiile de contact necorespunzător al profesorilor cu elevii sau încălcări ale politicilor districtului școlar. Conferința pre-disciplinară a făcut parte din procesul de investigare și disciplinar, pe care Adams nu l-a legat în mod adecvat de concediile sale ample în cadrul FMLA, iar solicitarea participării lui Adams și a avocatului său la acest proces nu a constituit o interferență nepermisă cu concediul FMLA al lui Adams. Iar Adams nu a obiectat niciodată și nici nu a cerut o amânare pe care nu a obținut-o.

Pe de altă parte, o instanță districtuală federală din California a constatat că solicitarea unui angajator ca un angajat să participe la o investigație la locul de muncă ar putea constitui o interferență FMLA. În acest caz, angajatul a susținut că angajatorul a așteptat aproape un an după ce angajatul a făcut primele acuzații pentru a efectua o investigație, iar angajatorul l-a acuzat pe angajat că nu a cooperat atunci când acesta a refuzat să participe la investigație din cauza concediului său FMLA. Instanța a concluzionat că aceste acuzații ar putea susține constatarea că angajatorul a folosit investigația pentru a-l descuraja pe reclamant să își ia concediu FMLA, încălcând astfel statutul.

Relevate practice

Scopul FMLA este, în general, acela de a permite angajaților să își ia concediu de la locul de muncă pentru a-și satisface nevoile familiale și medicale fără a se îngrijora că locul de muncă este în pericol. Acesta pune în sarcina angajatorilor sarcina de a se asigura că angajații pot folosi concediul în astfel de scopuri. Deși poate exista o nevoie perfect legitimă de a contacta un angajat aflat în concediu FMLA, angajatorii trebuie să procedeze cu prudență pentru a evita să interfereze cu concediul protejat al angajatului. În lipsa unor îndrumări clare pentru a determina când un astfel de contact se poate ridica la nivelul de interferență FMLA, angajatorii ar trebui să ia în considerare următoarele orientări generale pentru a atenua riscul potențial:

• Evitați să contactați angajații aflați în concediu FMLA, cu excepția cazului în care este necesar. Dacă poate aștepta până la revenirea angajatului, este mai bine să nu contactați angajatul.
• Dacă îi contactați pe angajații aflați în concediu FMLA, cereți-le doar să furnizeze informații de bază care nu le cer să îndeplinească sarcini care necesită mult timp sau să recupereze informații care nu sunt ușor accesibile. Contactele ar trebui să fie, în general, în scopuri specifice și de natură limitată.
• Dacă angajatul se opune să fie contactat, luați obiecțiile în serios. Solicitați unui consilier intern sau extern să analizeze dacă este recomandabil un contact suplimentar.
• Formați personalul de resurse umane și managerii cu privire la contactele care sunt adecvate în timp ce un angajat se află în concediu.

Documentați toate interacțiunile cu angajații aflați în concediu FMLA, inclusiv dacă un astfel de contact a fost inițiat de angajat sau de angajator și dacă angajatul a fost de acord în mod voluntar să răspundă la solicitare.

*Recunoaștem cu recunoștință asistența acordată de Victoria Dalcourt Angle în pregătirea acestui articol.

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009).

29 U.S.C. § 2615(a)(1).

A se vedea Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018) (citând Adams v. Anne Arundel Cty. Pub. Sch., 789 F.3d 422, 427 (4th Cir. 2015)).

29 C.F.R. § 825.220(b)).

Antekeier, 295 F. Supp. 3d la 684.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 684 (E.D. Va. 2018); a se vedea, de asemenea, O’Donnell v. Passport Health Commc’ns, Inc, 561 F. App’x 212, 218 (3d Cir. 2014) (constatând că e-mailurile trimise unei reclamante în timpul concediului FMLA prin care i se cerea să semneze și să returneze documentele au fost „de minimis” și „nu au interferat în mod material cu concediul ei”).

Daugherty v. Wabash Ctr, Inc., 577 F.3d 747, 751 (7th Cir. 2009) (declarând că solicitările repetate ale angajatorului pentru chei și parole „nu sunt mai intruzive decât cerința de a ține angajatorul informat cu privire la statutul concediului medical sau de a respecta în alt mod regulile obișnuite ale angajatorului cu privire la notificare.”).

Groening v. Glen Lake Cmty. Sch., 884 F.3d 626, 632 (6th Cir. 2018) (susținând că contactul inițiat de consiliul școlar cu superintendenta solicitând o defalcare a timpului ei liber nu s-a ridicat la nivelul unei interferențe acționabile).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d 524, 537 (S.D.N.Y. 2009); a se vedea, de asemenea, Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) („În scopul unei judecăți sumare, instanțele au trasat linia de demarcație de-a lungul unei distincții între, pe de o parte, primirea de comunicări care nu deranjează, cum ar fi apelurile telefonice scurte prin care se solicită angajatului să transmită cunoștințe sau proprietăți instituționale ca o curtoazie profesională și, pe de altă parte, solicitarea angajatului de a finaliza munca legată de sarcini sau de a produce produse de muncă.”).

A se vedea Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med. Servs., Inc., 826 F.3d 1149, 1158-59 (8th Cir. 2016) (colectare de cazuri). A se vedea Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs., LLC, nr. H-13-2902, 2015 WL 150727, la *10 (S.D. Tex. 12 ianuarie 2015) (respingerea hotărârii sumare în cazul în care reclamantul a susținut că angajatorul „a continuat să îi atribuie munca” în timpul concediului FMLA).

Reilly v. Revlon, Inc., 620 F. Supp. 2d la 537.

Antekeier v. Lab. Corp. of Am., 295 F. Supp. 3d 679, 685 (E.D. Va. 2018).

Id.

Id.

Id. la 684 (E.D. Va. 2018); a se vedea, de asemenea, Hall v. Bd. of Educ. of City of Chi…, No. 14-CV-3290, 2018 WL 587151, la *7 (N.D. Ill. 29 ian. 2018) (respingerea moțiunii de judecată sumară în favoarea angajatorului în cazul în care reclamanta, o profesoară, a furnizat o declarație sub jurământ în care susținea că directorul a contactat-o în timpul concediului FMLA și, printre altele, dorea un răspuns prompt la o întrebare privind modul de acces la anumite standarde educaționale, a solicitat planuri de lecții de urgență pentru întreaga perioadă de concediu și a îndrumat-o pe reclamantă să afișeze notele elevilor mai devreme decât era necesar.); White v. Cardinal Health Inc, No. 1:05-CV-0057-ODE-ECS, 2006 WL 8432042 (N.D. Ga. Feb. 28, 2006) (respingerea moțiunii angajatorului pentru judecata sumară în cazul în care managerul a sunat-o pe reclamantă în mod repetat cu întrebări și cereri legate de muncă într-o manieră pe care aceasta a considerat-o hărțuitoare, managerul a cerut membrilor familiei reclamantei să îndeplinească sarcini legate de muncă, reclamanta a cerut departamentului de resurse umane și unui supervizor ca managerul să nu o mai contacteze, iar managerul a încurajat alți colegi să o contacteze pe reclamantă); McConnell v. Swifty Transp., Inc., nr. 2:04-CV-0153, 2005 U.S. Dist. LEXIS 15565 (2005 WL 1865386), la *22-23 (S.D. Ohio, 29 iulie 2005) (considerând că cererea reclamantului de interferență FMLA a fost suficientă pentru a supraviețui unei judecăți sumare în cazul în care reclamantul a susținut că doi colegi de muncă l-au sunat cerându-i să îndeplinească sarcini legate de muncă și că un coleg de muncă l-a vizitat de două ori, contacte pe care reclamantul le-a caracterizat ca fiind hărțuire).

Smith-Schrenk v. Genon Energy Servs, LLC, No. H-13-2902, 2015 WL 150727, la *3, *10 (S.D. Tex. 12 ian. 2015) (respingerea hotărârii judecătorești sumare în cazul în care reclamantul a susținut că angajatorul „a continuat să-i repartizeze munca” în timpul concediului FMLA).

Massey-Diez v. Univ. of Iowa Cmty. Med.Servs., Inc., 826 F.3d 1149 (8th Cir. 2016) (unde Eighth Circuit a constatat că FMLA permite angajaților să efectueze în mod voluntar muncă în timpul concediului).

Id. la 1154.

Id. la 1154.